Разработка KPI

Процесс разработки kpi.

🚩 Определение

Каждый из нас неоднократно слышал термин kpi или "кипиай", но далеко не все знакомы с ним близко или использовали в своей работе.

Что это за понятие и для чего оно нужно?

KPI (Key Performance Indicators) - это ключевые показатели эффективности (КПЭ) компании, его любого структурного звена или штатной единицы.

KPI или КПЭ - это ключевые показатели эффективности работы компании, отдела, сотрудника.

Необходимость в kpi родилась не на пустом месте - данные показатели позволяют объективно (честно и прозрачно) оценивать результаты работы компании, любых её подразделений и сотрудников.

Важно, чтобы показатели kpi были измеримыми, достижимыми, связанными с конечными целями компании и способствовали принятию обоснованных решений. 

Часть работников, которая так или иначе знакома с kpi, отождествляют данную систему с мотивацией персонала. Да, они связаны, но это разные понятия.

KPI - это не система мотивации, а её инструмент, а их у системы мотивации много (об этом я неоднократно писал в своих статьях) - различные инструменты материальной и нематериальной мотивации.

🚩 Практическое назначение

Система kpi решает множество задач, а ее разработка и внедрение всегда положительно сказываются на реализации целей компании.

Моё видение практического назначения системы kpi может отличаться от узкоспециализированных специалистов (профессионалов в бизнес-процессах, мотивации и/или kpi). Дело том, что я рассуждаю как руководитель и kpi интересен мне исключительно в тех вопросах и задачах, которые не решают другие инструменты мотивации.

Итак, система kpi позволяет решить следующие задачи:

✅ Мотивация сотрудников за счёт их привязки к результатам компании.

Не могу не сказать, что эта задача - мечта каждого руководителя или собственника компании!

Система kpi позволяет "пристегнуть" абсолютно любого сотрудника к результатам (например, прибыли или выручке) компании. Если компания по прибыли сработала плохо, значит в этом вина всей команды. Неоднозначно, не правда ли❓Считается, что данный факт должен мотивировать сотрудников в своих интересах и интересах компании делать свою работу лучше, причём не только в количественных показателях, но и в качественных.

✅ Более справедливый подход к оценке труда.

Система kpi позволяет оценить работу и эффективность сотрудников, которые не занимают прибылеобразующих должностей и/или результаты труда которых "на первый взгляд" не заметны.

Систему kpi можно разработать для любого сотрудника или структурного подразделения.

❓Как оценить персональные результаты и вклад в компанию менеджера по работе с персоналом, бухгалтера, инженера, водителя? Разве их труд менее ценен, чем работа менеджера по продажам?

✅ Возможность влиять на исполнительность и дисциплину руководителей структурных подразделений.

❓Как директорам компаний заставить своих заместителей и руководителей подразделений: своевременно и вовремя посещать все совещания, выполнять все запланированные мероприятия и протокольные поручения, оптимизировать расходы своего подразделения и т. п., то есть качественно и эффективно выполнять свои руководительские функции?

✅ Более справедливый подход к выполнению планов продаж или иных планов подразделений.

❓Справедливо ли, если сильный менеджер по продажам приводит в компанию много клиентов, выполняет план по дебиторке, но совсем немного не добирает план по общей стоимости продаж и лишается 100% премии?

👌Система KPI даёт ответы и решает все эти вопросы. Но я намеренно оставлю в этой статье пищу для размышлений.

🚩 Примеры KPI

Установка kpi позволяет увидеть реальные результаты работы работников или отделов.

Для лучшего понимая KPI, приведу примеры ключевых показателей различных сотрудников:

👉 маркетолог: количество привлечённых клиентов в магазин; общее число посетителей сайта или подписчиков Telegram-канала;

👉 менеджер по продажам: стоимость среднего чека покупки; количество возвратов товара; число постоянных клиентов;

👉 оператор call-центра: количество совершенных или принятых телефонных звонков; средняя продолжительность обработки звонка;

👉 бухгалтер: количество просрочек платежей; своевременная сдача отчетов в контролирующие органы; отсутствие ошибок при начислении заработной платы;

👉 юрист: % или количество выигранных судебных дел; количество заключённых договоров за период;

👉 инженер: экономия различных ресурсов на объектах компании; исполнение бюджета службы главного инженера;

👉 водитель: отсутствие штрафов за нарушение ПДД; безаварийная езда; среднее время доставки грузов и т. п.;

👉 рабочий цеха: количество произведенной продукции; количество или % брака; наличие нарушений системы охраны труда.

С помощью этих примеров я хотел показать вам, что можно разработать kpi абсолютно для каждого работника или структурного подразделения.

🚩 Практический кейс

Для реализации целей kpi, важно следовать понятном и эффективному алгоритму действий.

Рассмотрим реальный практический кейс, который мне приходилось реализовывать.

Задача:

Лицу, ответственному за мотивацию персонала компании, необходимо разработать систему kpi для всех руководителей структурных подразделений.

Требование:

Необходимо учесть важность исполнения функциональными руководителями еженедельных планов и протокольных поручений директора компании.

Алгоритм решения кейса:

✅ По каждой должности определяем 3-5 ключевых показателей (задач, целей, результатов), которые важны для компании и которые можно оценить по итогам месяца.

Приведу возможные ключевые показатели директора по персоналу (всего 5):

1️⃣ Выполнение всех плановых задач подразделения.

2️⃣ Выполнение протокольных и личных поручений руководителя.

3️⃣ Выполнение плана по закрытию текущих вакансий компании.

4️⃣ Выполнение плана по ликвидации текучести кадров.

5️⃣ Выполнение плана обучения / аттестации персонала.

Все указанные показатели можно оценить или измерить.

Система kpi позволяет отслеживать динамику изменения результатов сотрудника или отдела.

✅ Вычисляем стоимость одного показателя.

Допустим премия указанного сотрудника составляет 50 тыс. руб.

У нас 5 ключевых показателей, а значит, каждый ключевой показатель или каждое его невыполнение "стоит":

50 : 5 = 10 тыс. руб.

✅ Изучаем результаты работы руководителя подразделения, определяем выполнение его ключевых показателей по итогам месяца.

❗Данный этап предполагает, что в процессе разработки kpi сотрудника, все инструменты и исполнители системы оценки и контроля за результатами kpi определены и готовы к работе.

Фиксируем, что hr-директор по итогам месяца не выполнил 2 показателя: месячный план задач отдела и исполнение протокольных поручений руководителя.

✅ Рассчитываем итоговую премию работника.

Количество невыполненных показателей (2) умножаем на "стоимость" одного ключевого показателя (10 тыс. руб.), получаем сумму депремирования.

2 * 10 тыс. руб. = 20 тыс. руб.

Итого, премия директора по персоналу по итогам месяца составит: 50 - 20 = 30 тыс. руб.

Согласитесь все достаточно просто!

Самое сложное при разработке системы - это сформулировать и выбрать конкретные показатели kpi работника.

🚩 Кто разрабатывает и внедряет

Разработкой kpi в компании может заниматься не один сотрудник.

Вопросом разработки и внедрения kpi в компании на практике могут заниматься следующие сотрудники:

👉 сотрудники отдела по работе с персоналом, директор по персоналу (hr) - для всех работников компании и структурных подразделений;

👉 специалисты по организационному развитию или по процессному управлению (штатные или привлекаемые) - для всех работников компании и структурных подразделений;

👉 функциональные или линейные руководители (заместители директора или руководители структурных подразделений) - каждый для своего структурного подразделения или своих сотрудников;

👉 топ-менеджеры (руководитель компании или его первый заместитель) - для своих заместителей или функциональных и линейных руководителей.

🚩 Рекомендации

Количество показателей kpi отдельно взятого работника или подразделения не должно быть более 5.

Приведу вам ряд своих рекомендаций, которые нужно учесть при разработке и внедрении системы kpi.

✅ Оптимальное количество показателей эффективности по каждой должности - 3-5 шт. (не более).

✅ Рекомендую подключать руководителей подразделений к вопросу разработки kpi. Можно собрать их предложения по своим kpi и kpi сотрудников, если они адекватные, то почему не использовать.

✅ При внедрении kpi необходимо рассмотреть некоторое увеличение существующей премии, иначе получите отток кадров. Например, разницу между старой и новой (после увеличения) премиями можно установить (частично или полностью) в качестве премии за выполнение kpi.

✅ Если kpi по итогам месяца регулярно не выполняется, то необходимо обратить внимание на его владельца (исполнителя) или актуальность (адекватность) системы показателей.

🚩 Релевантный опыт

Время, необходимое для разработки и внедрения системы kpi, зависит от различных факторов.

Последний раз я участвовал в разработке kpi в 2020 году, когда возникла необходимость привязать заработную плату моих заместителей к конкретным результатам работы.

Тогда всё прошло достаточно легко и оперативно. Хватило 1-2 месяцев для разработки всех показателей и запуска системы. Естественно, конкретное время зависит от масштабов компании, количества сотрудников (подразделений) и конкретных исполнителей-разработчиков.

Друзья, если вам понравилась статья или она оказалась полезной, то вы можете поддержать автора канала донатом (добровольным финансовым пожертвованием) на любую сумму 💰 Поддержать автора можно здесь.

Рекомендую подборки статей:

Подпишитесь на мой канал и читайте больше управленческий статей!

С уважением и благодарностью к своим читателям,

Азат Хабибуллин

Классика управления

KPI#kpi#КПЭ#кипиай

#показатель#эффективность

#ключевойпоказатель

#мотивация#персонал#система

#системамотивации#сотрудники

#стимул#стимулирование

#управление#компания

#подразделение#организация

#предприятие#работники

#классикауправления

#classic_management

#classicmanagement

#азатхабибуллин#казань

#azatkhabibullin#kazan#8