Все налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган расчёт по форме 6-НДФЛ. Расчёты за первое полугодие 2025 года нужно представить не позднее 25 июля 2025 года. А форма, форматы и порядок представления были установлены приказами ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@). Разберем, как же заполнить корректно этот расчет в решении «1С:Зарплата и управление персоналом».
Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие в «1С:Бухгалтерии»
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:ЗУП 8»
Этот расчёт формируется автоматически, что позволяет сэкономить время, а также еще снизить риски ошибок. Но для его корректного формирования необходимо будет убедиться, что в программе «1С:ЗУП» отражены данные. Перед подготовкой проверьте также и актуальность релиза программы 1С.
Какие данные должны быть для формирования расчёта? Это: доходы, полученные за налоговый период, сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные/профессиональные/имущественные/социальные/авансовые платежи и по НДФЛ), вычеты, суммы исчисленного и удержанного налога.
Как составить отчёт в рабочем месте «1С-Отчётность»? Зайдите здесь в раздел «Отчётность, справки». Далее выберите «1С-Отчётность». Нажмите на кнопку «Создать», выберите необходимый отчёт «6-НДФЛ (с 2021 года)». Укажите тут организацию (если учёт ведется сразу по нескольким), период, за который составляется отчёт, а также еще нажмите на кнопку «Создать».
Как сформировать расчёт по всем регистрациям? Чтобы сформировать расчёт по регистрациям ФНС, установите флажок «Создать для нескольких налоговых органов». Нажмите ссылку «Налоговые органы» и выберите тут налоговые органы, в которых организация и подразделения стоят на учёте и куда необходимо представить отчет. Нажмите на «Выбрать» и «Создать». Сформируются расчёты по каждой ФНС. Не забудьте открыть и проверить заполнение. Если же организация имеет обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, то нужно заполнить расчёт отдельно по каждому, а также и представить по месту нахождения (если не перешла на централизованную уплату и сдачу отчётности). Но если же автоматическое формирование тут не используется, то для головной организации, каждого подразделения необходимо будет создать и отдельный экземпляр. В поле «Представляется в налоговый орган (код)» выберите нужную регистрацию в налоговом органе, а также и сформируйте расчёт по кнопке «Заполнить».
Заполнение титульного листа расчета в «1С:ЗУП 8»
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» есть и возможность автоматизировать процессы заполнения расчета по 6-НДФЛ. Но, чтобы всё было верно, уделите тут внимание каждому полю титульного листа. Поля:
- КПП: указывается код причины постановки на учёт по месту нахождения организации или по месту учёта организации по месту подразделения;
- ИНН: здесь указывается идентификационный номер налогового агента;
- Номер корректировки: по умолчанию составляется и первичный расчёт, а поэтому здесь в полях «Номер корректировки» и указывается код «0».
- Отчётный период (код) и Календарный год: данные поля заполняются по значению того периода, которое было ранее указано в стартовой форме;
- Предоставляется в налоговый орган (код): указываются коды налогового органа, куда необходимо будет предоставить расчеты по форме 6-НДФЛ;
- По месту нахождения (учёта) (код): в данном поле указывается код места и для представления расчётов по формам 6-НДФЛ налоговым агентами;
- Налоговый агент: в данном поле указывается сокращённое или полное наименование организации (и согласно учредительной документации);
- Форма реорганизации (ликвидация) и Лишение полномочий (закрытии) обособленного подразделения: указывается код формы реорганизации (ликвидации) или же и лишения полномочий (закрытия) подразделения;
- ИНН или КПП реорганизованной организации или ИНН/КПП лишённого полномочий (закрытого) подразделения: здесь указываются ИНН и КПП, присвоенные организации до реорганизации, закрытия подразделения;
- Код по ОКТМО: указывается и код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или же подразделение.
Данные: ОКАТО, ИНН, КПП, код налогового органа по организациям, а еще подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются здесь в справочнике «Организации» (разделы «Настройка» — «Организации»). Для структурных подразделений (не выделенных на отдельный баланс) данные указываются в другом справочнике «Подразделения» (раздел «Настройка» — «Подразделения»). Другие же показатели: наименование, телефон, ФИО подтверждающего достоверность и полноту сведений, заполняются тут на основании данных справочника. Если же ячейки не заполнены и их нельзя здесь заполнить вручную, то это означает, что в информационную базу не введены необходимые данные. Надо их добавить и нажать на «Обновить».
Дата подписи, которая здесь указана на титульном листе расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2025 года, влияет на заполнение строчки 170 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 2. Она заполняется по учётным данным, которые определяются и по состоянию на дату подписи.
Заполнение раздела 1 расчета по 6-НДФЛ в «1С:ЗУП 8»
Раздел «Сведения об обязательствах налогового агента» отражает данные о начисленном и удержанном НДФЛ. Позволяет и детализировать суммы, подлежащие перечислению в бюджет, возвращенные суммы. Отражаются:
- по строке 010 — КБК по налогу. В зависимости от вида доходов и ставки используются разные. А для НДФЛ с доходов в виде оплаты труда (13%) и материальной выгоды (35%) и используется КБК 18210102010011000110;
- по строке 020 — сумма удержанного налога, подлежащая перечислению с начала налогового периода. Сумма строк всех 021–026 за все периоды;
- строки 021–026 заполняются в зависимости от периода, а еще и с учётом положений НК. Указываются все суммы удержанного НДФЛ за периоды;
- по строке 030 — вся излишне удержанная сумма налога, возвращённая с начала периода. Равно всей сумме строк 031–036 за отчётные периоды.
Строки 021–026 и 031–036 позволяют детализировать суммы удержанного, возвращённого НДФЛ за конкретные периоды. В строчке 021 указывается исчисленный и удержанный НДФЛ с 01.04-22.04, в строке 022 исчисленный и удержанный НДФЛ с 23.04-30.04 и т.д. Строки 031–036 здесь заполняются аналогично, но отражают все суммы, возвращённые налоговым агентом за периоды. Общая сумма, указанная в строках 020–026 (к перечислению), не уменьшается на суммы, указанные уже в строках 030–036 (возвращённые).
Удержание тут производится при проведении документов выплаты дохода «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» и др. А сумма рассчитывается при заполнении документа на выплату и отражается в отдельной колонке. Дата удержания налога — это дата выплаты. Можно также зафиксировать суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ для отражения, если компания выплачивает доходы не сотрудникам. Используются документы Выплата бывшим сотрудникам, Регистрация прочих доходов и Дивиденды.
Заполнение раздела 2 расчета по 6-НДФЛ в «1С:ЗУП 8»
В разделе 2 обобщаются и все суммы дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налоговых периодов. Указываются:
- ставка налога, с применением которой исчислены суммы (строчка 100);
- код бюджетной классификации (КБК) по налогу (по строчке 105);
- все физлица, получившие в отчётном периоде налогооблагаемый доход (строка 110) и ВКС, получившие доходы по трудовым и ГПХ (строка 111);
- сумма дохода (налог/вычеты) нарастающим итогом с начала налогового периода (строка 120) и сумма, полученная ВКС по трудовым и ГПХ (121);
- общая сумма налоговых вычетов, а также еще расходов, уменьшающих все доходы, которые здесь подлежат налогообложению (по строчке 130);
- база по налогу нарастающим итогом с начала периода (по строчке 131);
- общая сумма исчисленного НДФЛ (по строкк 140) и сумма исчисленного НДФЛ с доходов в пользу ВКС по трудовым, а также еще ГПХ (строка 141);
- сумма удержанного налога с начала налогового периода (по строке 160);
- вся сумма налога, которая не удержана налоговым агентом (строка 170);
- излишне удержанная сумма налога/сумма переплаты, образовавшаяся в связи с изменением статуса физлица в налоговом периоде (строка 180);
- возвращенная сумма налога, который излишне удержан (по строке 190).
Внимание необходимо уделить и заполнению строк 161–166 и 191–196, где указываются все суммы удержанного/возвращённого налога за последний квартал периода. Надо распределить суммы удержанного, возвращённого налога по датам. Строка 160 за полугодие должна быть равна сумме строки 160 за 1-й квартал, а еще сумме строк 161–166 за полугодие. Для проверки используйте здесь отчёты «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчётов с сотрудниками» и «Сводная справка 2-НДФЛ».
Представление расчета в налоговый орган в «1С:ЗУП»
Перед передачей расчёта надо будет его проверить. Нажмите «Проверка», а также и выберите «Проверить контрольные соотношения». Если ошибки обнаружатся, появится и детализация, позволяющая найти и исправить их. Можно настроить этот отчёт, чтобы она выполнялась при печати выгрузке, флажком - «Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке».
Для тех организаций, которые предоставляют расчёты без использования телекоммуникационных каналов связи, надо будет подготовить файлы для передачи в электронном виде. Если же он сдаётся на бумажных носителях, надо подготовить печатную форму. Можно сформировать печатную форму с двухмерным штрихкодом PDF417. Нажмите кнопку «Печать». Для печати машиночитаемых форм с штрихкодом необходим и единый модуль печати машиночитаемых бланков, а также и шаблоны машиночитаемых бланков (уже включены в состав 1С). А если надо распечатать форму без штрихкода, установите флажок «Разрешить печать без штрихкода PDF417». По кнопке «Печать» здесь будут доступны на выбор две формы: со штрихкодом и без. При выборе без него тут появится отчёт для просмотра и редактирования.
Программа позволяет выгрузить расчёты в электронном виде. Выполните сначала и проверку на соответствие требованиям форматов электронного представления. Нажмите на «Проверка», выберите «Проверить выгрузку». А при обнаружении ошибок выгрузка прекратится, и необходимо будет их исправить. Для выгрузки расчёта для их передачи через уполномоченного оператора нажмите «Выгрузить», а также укажите каталог для сохранения.
Программы 1С, содержащие подсистему регламентированной отчётности, позволяют отправить расчёт в электронном виде с ЭЦП (нужен сервис «1С-Отчётность»). Перед отправкой расчета выполните форматно-логический контроль, нажав на кнопку «Проверка» и выбрав «Проверить в интернете». Для отправки расчета по форме 6-НДФЛ из решения нажмите «Отправить».