Объясняем суть многозадачности: в каких ситуациях она полезна, как может перегрузить организм и что делать, если вы хотите быть продуктивнее.
Способность управлять несколькими процессами одновременно считается ценным навыком, однако исследования выявили парадокс: такой режим часто подрывает фокус сотрудника, производительность и его психическое состояние.
Что такое многозадачность и как возник этот термин
Многозадачность — это умение выполнять несколько дел одновременно или быстро переключаться между ними, не теряя концентрации.
Многие руководители приветствуют мультизадачный режим среди подчиненных, а рекрутеры включают это умение в требования к вакансиям, хотя изначально понятие было сугубо техническим. Термин «multitasking» появился в журнале Datamation в 60-х годах — тогда его использовали для описания способностей компьютера.
Позже термин «приклеился» к людям, а корпоративные ценности подкрепляли идею о том, что быть занятым — значит быть продуктивным. Представьте, за 2023 год количество вакансий с упоминаем многозадачности увеличилось на 181%, при этом человек вовсе не предназначен для подобной концепции.
Почему многозадачность — это вредно
Американская психологическая ассоциация доказала, что многозадачность может снизить производительность труда на 40%. Дело в том, что мозг работает с задачами не параллельно, а последовательно: быстро переключает внимание с одной проблемы на другую, и каждое переключение сопряжено с когнитивными затратами:
- Ухудшением памяти. Человеческий мозг может удерживать от 4 до 9 элементов информации, поэтому будет стирать лишние данные при перегрузке;
- Замедлением обработки информации. Частая смена объектов внимания приведет к фрагментарному мышлению. Мысли перестанут складываться в единую картину, что негативно скажется на творческих способностях;
- Повышением риска выгорания. Большое количество задач активизирует выработку кортизола — в таких условиях повышается раздражительность и копится стресс.
Кроме того, частая смена фокуса увеличивает время перезагрузки. Средний интервал обработки и погружения в новую задачу — 23 минуты, но даже они не гарантируют, что вы не упустите деталей поручения.
Как понять, что вы перегружены
- Начинаете чаще ошибаться. Вы стали допускать ошибки в заурядных задачах: прикрепить вложение к письму, сохранить новую версию отчета или посчитать простую сумму в уме;
- Устаете к середине дня. Вам трудно сосредоточиться даже на любимых процессах, а время их выполнения увеличивается;
- Саботируете важные задачи. Начинаете ловить себя на мысли, что перед началом сложного дела хочется отвлечься на мелочи. К примеру, проверить чат вместо подготовки сметы;
- Становитесь раздражительнее. Обычный вопрос от коллеги или уведомление в рабочем чате вызывают необъяснимую злость;
- Не чувствуете прогресс. Кажется, что вы были продуктивными всю неделю, но не можете вспомнить конкретных результатов — большая часть дел осталась в процессе.
Как вернуться к однозадачности
Если вы чувствуете, что многозадачность негативно влияет на работу и жизнь за ее пределами, поработайте над полезными привычками. Вам не обязательно внедрять все и сразу, достаточно начать с одной-двух:
- Расставьте приоритеты. Попробуйте матрицу Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента, который помогает делить задачи на основе их важности и срочности. Первыми в списке на день окажутся «Важные и срочные», а «Не важные и не срочные» можно делегировать или перенести;
- Автоматизируйте рутину. Внедрите трекеры задач вроде Trello или Todoist, а также не пренебрегайте профильными программами. К примеру, автоматической сортировкой писем или подтверждением записей;
- Сократите отвлекающие факторы. Создайте среду, в которой не будет искушений: социальных сетей, маркетплейсов или онлайн-кинотеатров. Для этого можно установить блокировщик ресурсов Focus Keeper;
- Практикуйте «глубокую работу». Выделяйте несколько часов, во время которых будете отрезаны от чужих просьб и уведомлений, а также используйте функцию «Не беспокоить» во время периодов сосредоточенной работы;
- Развивайте осознанное мышление. Практикуйте творческие перерывы: медитацию или прогулку для избавления от лишних мыслей, а также рисование или логические игры для стимулирования концентрации.
Когда многозадачность полезна
Полностью отказываться от многозадачности не стоит: периодическая смена фокуса не даст устать от однообразных поручений, а еще позволит быстрее адаптироваться к новым ситуациям. Чтобы эффективно применять этот навык, вы можете опробовать метод Pomodoro — технику разделения работы на 25-минутные интервалы с коротким перерывом после каждого.
Кроме того, многозадачность полезна для выполнения небольших, не связанных между собой дел, а также оправдана в случае форс-мажоров:
- Одно из действий выполняется автоматически — слушаете подкаст во время оформления несложных документов;
- Одно из действий не требует умственной нагрузки — присутствуете на собрании, делая наброски дизайна;
- При кризисных ситуациях — подхватываете контроль склада, поддержку клиентов и общение с курьерами в первый день акции;
- Если есть четкий план и тайминг — 10 минут на проверку почты, 20 минут на звонки, дальше — глубокая задача.
Главное — не злоупотреблять переключением между задачами и не делать эту стратегию своим стилем жизни.
Больше о бизнесе можно узнать в нашем телеграм-канале «Совкомбанк для бизнеса» или группе во ВКонтакте — подписывайтесь и оставайтесь в курсе главных бизнес-трендов.