Надоело сводить отпуска вручную? Есть решение, которое делает всё за вас.
Нужно учесть выходные и праздничные дни по каждому ...
А вот тут не должно быть "накладки" между коллегами одного отдела ...
Блин, еще подготовить печатную версию отпусков ...
Формирование отпусков действительно занимает не мало времени - часы, а где-то и несколько дней, потому что совмещаешь эту задачу между другими делами.
Частые ошибки при формировании графика отпусков в Excel или Гугл таблицах
Я сам ни раз составлял отпуска, видел как составляют другие
и заметил одну и ту же логику:
- Пересоздание графика каждый год
(приходится либо очищать данные и заполнять заново, либо делать копию - в результате эти таблицы копятся из года в год). - Функционал частично ручной
(если не полностью). - Примитивный дизайн, не удобный для восприятия
________________________________________________________________________
В этой статье я опишу свой файл графика отпусков, в котором нужно заполнить только 4 поля по каждому сотруднику, а остальное сделает таблица.
Структура графика отпусков
Сама таблица состоит из 4 вкладок:
1. Справочник
Здесь вам нужно лишь один раз указать:
- Список всех ваших сотрудников
- Их должности и отделы
- Все праздничные и выходные дни, которые действуют именно в вашей компании (основные виды отпуска уже есть, но их можно изменить или добавить свои).
Эти данные станут фундаментом для автоматических расчетов по всей таблице.
________________________________________________________________________
2. Журнал отпусков
Это сердце вашего планирования!
Здесь всё максимально интуитивно:
- Просто выберите нужного сотрудника из списка (должность появится сама)
- Укажите дату начала его отдыха
- Введите, сколько дней продлится отпуск
- И выберите вид отпуска (основной, учебный и т.д.)
Самое приятное: дата окончания отпуска появится автоматически, ведь таблица уже знает все ваши выходные и праздники.
Данную вкладку можно вести бесконечно, для удобства скрывая или группируя прошедшие периоды
________________________________________________________________________
3. График: Вся картина отпусков как на ладони
Добро пожаловать во вкладку "График" — это настоящий центр управления вашими отпусками! Здесь всё работает автоматически, и вы сразу видите всю необходимую информацию в удобном формате:
Наглядная диаграмма Ганта:
Отпуска всех сотрудников отображаются наглядной лентой, как на интерактивной временной шкале. Мгновенно видно, кто, когда и на сколько отсутствует.
Четкая структура:
Все сотрудники удобно отсортированы по отделам, и вы сразу видите их должности. Никакой путаницы!
Год перед глазами:
Вся таблица охватывает весь год, а месяцы удобно разделены цветом для лучшего восприятия. Вы также видите все числа и дни недели, где выходные и праздники выделены особым цветом.
Цветовая индикация типов отпуска:
Виды отпуска подсвечиваются своим цветом: основной — зелёным, дополнительный — жёлтым, а учебный — синим (он, кстати, не учитывается в общем количестве дней отпуска). Это помогает быстро ориентироваться.
Мгновенная "загрузка" по отпускам:
В каждом дне наглядно показывается, сколько сотрудников одновременно в отпуске, а цвет ячейки меняется в зависимости от интенсивности загрузки. Это позволяет избежать "узких мест" в планировании.
Автоматический учёт дней:
Напротив каждого сотрудника вы сразу видите, сколько дней отпуска запланировано, сколько уже прошло и сколько осталось. Таблица сама подсветит, если вы запланировали больше 28 дней отпуска, обращая ваше внимание на важные детали.
История по клику:
Хотите посмотреть данные за прошлые годы? Просто выберите нужный год — и таблица моментально покажет всех сотрудников, которые работали в тот период, и их отпуска за выбранный год. Никаких архивов и сложных поисков!
________________________________________________________________________
4. Форма Т-7
Здесь всё максимально автоматизировано.
Вам нужно единожды заполнить основные поля с информацией о вашей компании — и всё! Остальное таблица сделает сама:
Готовый список сотрудников:
Автоматически сформирует отсортированный список всех ваших сотрудников.
Отпуска по блокам:
Каждый отпуск будет разбит на удобные блоки (всего 4), где чётко указаны даты "от" и "до", а также количество запланированных дней для каждого периода.
Общий итог:
Сразу увидите общее количество запланированных дней отпуска для каждого сотрудника.
История по годам:
Нужно распечатать форму Т-7 за прошлый год? Просто переключите год, и таблица моментально обновит все периоды, подставив актуальные данные.
Это идеальное решение для быстрого согласования отпусков и ознакомления сотрудников, экономящее ваше время на подготовке документов.
________________________________________________________________________
Итог
Я постарался максимально подробно описать логику работы таблицы.
Если вы дружите с Google Таблицами и любите разбираться, вы можете попробовать создать что-то похожее, используя мои примеры и советы из статьи или заказать уже готовый умный график отпусков на Гугл таблицах.
🎦 Вот здесь вы можете посмотреть видео обзор по работе данного файла
(на момент записи там еще не было формы Т-7)
Связаться со мной по приобретению этого файла или других таблиц, а также по вопросам - можно по контактам ниже:
Телеграм
Телеграм канал про оцифровку бизнеса