Определение и назначение планирования
Целью любой компании (бизнеса) является достижение конкретных результатов в определённый срок.
Сразу приведу пример. У компании "Грузотакси" есть цель: стать лидером рынка грузоперевозок в течение ближайших 5 лет. Ключевые результаты на предстоящий год могут быть такими: увеличение доли рынка с 20 до 30%, привлечение 10 000 новых клиентов, приобретение 20 новых автомобилей и обновление автопарка на 80%, повышение рейтинга компании с 4.5 до 4.8.
Путь к этой цели может быть сложным и длинным, а значит нужны какие-то инструменты для её реализации. К одному из таких инструментов относится планирование.
Планирование - это:
👉 процесс создания детального плана действий, необходимых для достижения конкретной цели (главной или второстепенной) компании;
👉 ключевой процесс, который помогает преобразовать цели в реальные результаты;
👉 процесс выбора целей, определение задач и способов их реализации.
👉 то чего мы хотим достигнуть и как будем это делать.
Для того, чтобы организовать планирование в компании, необходимо внедрить планирование работы во всех ее структурных подразделениях.
Руководитель компании обязан не только сам уметь планировать работу, но и приобщить к этому процессу (системе) всех своих сотрудников.
⚠️ В компаниях, где работа организована "по плану": все ключевые показатели - высокие, а сотрудники - эффективные.
Планирование работы структурных подразделений
Что необходимо сделать для организации системы планирования работы в структурных подразделениях? На самом деле, ответ знают все!
👌Необходимо внедрить планы и отчёты.
Сразу скажу, что сотрудники и руководители структурных подразделений их просто ненавидят. Не любят планы и отчеты и некоторые руководители компаний, которые пренебрегают эффективными инструментами менеджмента (об этом я ранее писал статью). А, на самом деле, большинство сотрудников и ряд руководителей испытывают негатив к планированию, поскольку не понимают истинное предназначение и важность рассматриваемого управленческого инструмента. Это как из области психологии человека: не понимаю - боюсь - выражаю негатив.
Приведу вам несколько реальных историй из своей трудовой деятельности.
История №1. Работая в одной из компаний на должности руководителя отдела маркетинга, я аргументированно предложил директору внедрить еженедельные планы и отчёты. Директор легко согласился, видимо, сам об этом подумывал давно, а тут я ему подвернулся с такой инициативой, а она, как говорится, "наказуема". У меня был опыт только по составлению таких планов и отчётов в нескольких компаниях, а в итоге мне пришлось разработать (прописать) всю систему планирования работы структурных подразделений. Не скрою, для меня имел место "спортивный" (профессиональный) интерес и занимался я этим в нерабочее время. В итоге, руководителя компании моя разработка устроила и он утвердил соответствующие документы. Далее началось самое интересное. Директор объявил на совещании с управленцами, что им принято решение внедрить систему планирования в отделах, есть подписанные документы и есть дедлайн реализации новой системы работы. Ну, а, как выяснилось в этот день, руководитель любил публично озвучивать инициаторов нововведений 😀 Вот прямо с той секунды и достаточно длительное время я ощущал на себе "косые взгляды" большого числа управленцев. Но закончилось все хорошо: еженедельные планы и отчёты выявили "ИБДшников", "саботажников", безинициативных и неэффективных руководителей, ими оказались как раз те, кто негативно воспринял изменения в работе. Директор с ними распрощался и состав управленцев изменился на 60-70%, сформировалась профессиональная команда, которая была согласна и сама хотела работать эффективно.
История №2. Устроившись заместителем генерального директора на крупное предприятие, я сразу получил много работы от слова "совсем": курирование 10 разнородных подразделений, аппаратная работа и масса представительских функций. Порою не знал "за что хвататься", а ещё были дополнительные сложности в виде чрезмерно жёсткого и вспыльчивого директора, малоинициативных подчинённых. Из-за стресса, слишком большого количества задач и совещаний (иногда было по 3 в день) у меня начались управленческие "косяки": я начал забывать про некоторые поручения - реакция руководителя, как правило, не заставляла себя долго ждать. Мои дела постепенно начали улучшаться только после того, как я нашёл время вернуться "к истокам" менеджмента, в том числе использовать инструмент планирования работы. Несмотря на то, что в компании не было еженедельных планов и отчетов, я начал составлять их самостоятельно и для себя - с разбивкой на свои задачи и задачи курируемых подразделений. Это мероприятие помогло мне: фиксировать и помнить все задачи и поручения, отслеживать и знать их результаты, лучше понимать специфику работы и владеть ситуацией в курируемых структурных подразделениях.
Вы поняли к чему были все эти истории?!
Ок, значит можно перейти к вопросу получения выгоды (пользы) от внедрения планов и отчетов.
Выгода от внедрения
планов и отчетов
Система планирования работы в структурных подразделениях выгодна обеим сторонам - и иницатору (руководителю компании), и исполнителю (руководителю структурного подразделения).
📝 Польза для руководителя компании
Заполненные планы и отчёты структурных подразделений позволяют руководителю компании отслеживать:
- внесение в план работ подразделения всех важных задач и выданных поручений;
- результаты и ход исполнения всех запланированных и внеплановых мероприятий, протокольных и личных поручений руководителя;
- реальную загрузку подразделения, в том числе его руководителя;
- дублирующие функции или задачи внутри компании;
- качество взаимодействия нескольких подразделений (при совместных задачах);
- компетентность и неэффективность руководителей структурных подразделений.
📝 Польза для руководителя структурного подразделения
Регулярное составление планов и отчетов позволяет руководителю структурного подразделения:
- сформировать навыки планирования работы;
- фиксировать все задачи и поручения;
- знать и помнить результаты и ход исполнения всех задач и поручений;
- владеть полной информацией о состоянии дел в подразделении;
- показать руководителю компании свою реальную (большую) загруженность;
- выявить дублирование функций или задач внутри подразделения;
- научить подчиненных планировать свою работу.
Алгоритм действий по внедрению планов и отчетов
Чтобы система планирования "работала как часы" необходимо:
✅ Разработать Положение о составлении планов и отчетов, в котором необходимо прописать: правила и сроки заполнения, а также предоставления документов.
✅ Разработать формы плана и отчета структурного подразделения.
✅ Утвердить документы Приказом, в котором определены: обязанность руководителей подразделений формировать планы и отчёты; лицо, ответственное за реализацию системы планирования; ответственность за ненадлежащее исполнение приказа.
✅ Провести с управленческим составом информационную и разъяснительную работу о внедрении новой системы: объявление на совещание, ознакомление с приказом, проведение обучения с ответственным лицом.
✅ Руководителю компании необходимо до совещаний с управленческим составом изучать предоставленные планы и отчёты подразделений.
✅ Руководителю компании необходимо во время совещаний с управленческим составом озвучивать свои вопросы и замечания по представленным планам и отчётам.
✅ Руководителю компании необходимо своевременно и адекватно реагировать на все попытки и случаи "саботажа" данной системы со стороны управленческого состава.
✅ Лицу, ответственному за реализацию системы планирования, регулярно обучать вновь прибывших руководителей подразделений.
⚠️️ Планы и отчеты структурных подразделений показывают высокую эффективность только в связке с совещаниями руководителя компании с управленческим составом.
Итак, система планирования работы структурных подразделений - это наиважнейшая задача, но вполне решаемая. Чтобы убедиться в этом, в одной из будущих статей, я планирую рассказать о правилах составления еженедельных планов и отчетов.
Рекомендую подборки статей:
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#планирование#контроль
#подразделение#план#отчет
#задача#поручение#сотрудник
#руководитель#работник
#эффективность#прозрачность
#исполнение#выполнение
#организация#предприятие
#управление#компания#бизнес