Каждый проект уникален, даже если он делается по заранее обкатанному шаблону. У каждого проекта свои риски, цели, задачи, сроки и отчётность. Но как объединить и скоординировать работу сразу над несколькими проектами? Как комплексно подойти к управлению? Как оптимизировать действия и усилия, ресурсы, риски и прочее?
Координация управления проектами – это непрерывный процесс согласования взаимодействия между участниками проекта; синхронизации задач, ресурсов и коммуникаций для достижения поставленных целей в установленные сроки и в рамках выделенного бюджета.
Координация может быть направлена на:
- цели и приоритеты;
- управление ресурсами;
- синхронизацию рабочих процессов (производство, реклама и т.п.);
- управление рисками и изменениями;
- контроль качества;
- и другие аспекты работы проекта.
Под координацией управления проектами может также подразумеваться процесс управления работой нескольких связанных проектов: когда они работают параллельно или результаты работы одного служат отправной точкой для другого.
Чем координация отличается от управления проектом
Координация управления проектами в нашем случае – это процесс корректировки отклонений как система диагностики и своевременного реагирования на инциденты. Технически к этому сводится вся суть управления: сравнение с планом, выявление девиаций и корректировка. Только так можно приблизиться к реализации намеченной цели.
Более предметно:
- Управление – это комплексный процесс, если говорить о его масштабе и охвате. Управление может включать в себя не только координацию, но и другие действия и аспекты: планирование, инициализацию, завершение проекта, его исполнение и пр.
- Координация – это составная часть процесса управления. Она нацелена на синхронизацию объектов управления между собой: целей, сроков, задач, ресурсов и т.п.
Зачем это нужно?
- Обеспечение прозрачности и контроля;
- Оптимизация ресурсов;
- Снижение (минимизация) рисков и сбоев;
- Синхронизация работы команды;
- Обеспечение коммуникации;
- Управление изменениями.
Из чего состоит координация управления проектами
Самый логичный подход в разбивке процесса координации управления проектами на составные элементы – привязаться к функциям управления.
Организация коммуникации
Сюда входят все каналы связи и мероприятия: митапы, планёрки, корпоративные рассылки и инфо-дайджесты, рабочие чаты (в корпоративных мессенджерах, в CRM или в системах управления проектами), панели бизнес-аналитики, списки входящих задач и т.п.
Более высокий уровень – это правила общения в команде (корпоративная культура), распределение ролей и функций, формы и периодичность внутренних отчётов, система документации, база знаний, облачные хранилища и прочее.
Синхронизация задач и сроков
Это направление помогают координировать графики работ, списки задач, табели и разные варианты их визуализации: диаграммы Ганта, канбан-доски, сетевые диаграммы, карты критического пути, календарные графики, дорожные карты (Roadmaps), карты пути клиента и т.п.
Так как задачи в проектах меняются с высокой периодичностью (одни уходят в статус «завершено», а другие приходят в список на исполнение), для работы с ними нужны специальные инструменты координации, такие как таск-менеджеры, конструкторы майнд-карт, тайм-трекеры и прочие.
Управление ресурсами
Самый главный ресурс любого проекта – это люди. Для участников команды и для гостей важно продумать систему ролей и обеспечить грамотную балансировку пропускного потока (например, за счёт WIP-лимитов). Но и этого мало. Нужно позаботиться о мотивации, разрешении конфликтов, корпоративном обучении, адаптации новичков и о многих других моментах.
Контроль исполнения
Координация контроля сводится к мониторингу прогресса. Для этого в проекте должны быть разработаны KPI или другие метрики, а для каждой задачи или вехи нужны дедлайны и промежуточные точки контроля.
Любое отклонение должно приводить к срабатыванию механизмов противодействия и ликвидации последствий. Если речь идёт о контроле задач, то с этим лучше всего справляются таск-менеджеры и BPM-системы.
Работа с рисками и изменениями
В правильных проектах (в опытных руках) должен вестись реестр рисков. В реестре описываются все возможные риски, вероятность их наступления (что приравнивается к их приоритизации), а также планы реагирования.
Координация коммуникаций
В проекте может вестись карта стейкхолдеров, чтобы систематизировать взаимодействие с заинтересованными сторонами (спонсорами, владельцами, клиентами, регулирующими организациями).
Не менее важна систематическая работа с обратной связью: опросы, оповещения, информирование, анкетирование, исследования и т.п. Всё это может влиять на рабочий процесс.
Обеспечение и оценка качества
Для координации разрабатываются стандарты, чек-листы, технологические карты, требования безопасности, технические требования и т.п. Описываются системы тестирования и приёмочные испытания.
Все подробности о координации в управлении проектами — в нашей статье 👇