Часто бывает так, что, внедрив у себя ту или иную информационную систему, руководство компании справедливо ожидает улучшения показателей на автоматизируемом участке, сокращения временных затрат и усилий сотрудников. Так при автоматизации документооборота при помощи системы 1С: Документооборот компания логично рассчитывает на повышение эффективности взаимодействия между сотрудниками и отделами в части договорной работы, увеличение скорости обработки документов, а также на обеспечение соблюдения требований законодательства в области делопроизводства.
Но зачастую по тем или иным причинам информационная система документооборота (СЭД) «не взлетает» и не выполняет поставленных перед ней задач. Почему это происходит и как аудит информационной системы может спасти ситуацию - будем разбираться в этой статье.
Почему Заказчик после внедрения 1С: Документооборот не получает ожидаемых результатов?
Внедрение 1С:Документооборот (как и любой другой информационной системы) — это комплексный процесс, требующий не только технических навыков, но и глубокого понимания бизнес-процессов компании. Разнообразие документопотоков, сложности при настройке маршрутов согласования, интеграция с другими системами – всё это требует серьёзной аналитической работы квалифицированных специалистов с богатым проектным опытом и знанием методологии внедрения информационных систем. Без участия в проекте квалифицированной команды риски провала высоки: система либо не заработает, либо будет использоваться лишь на 10% её возможностей.
Но зачастую заказчики пытаются внедрять 1С:ДО своими силами или привлекать специалистов «с улицы», а потом сильно разочаровываются в полученном результате. При внедрении СЭД существует слишком много нюансов, незнание которых может привести к неэффективной работе системы. Вот самые распространённые из них:
- Неверная постановка целей и задач внедрения. Отсутствие чёткого понимания целей и задач внедрения системы документооборота в компании, а также отсутствие критериев приемки результатов (договоренностей о том, что считать успешным результатом проекта) могут привести к тому, что полученный результат не удовлетворит заказчика.
- Неверно спроектированные бизнес-процессы. Если целевые процессы документооборота компании не были тщательно изучены и корректно спроектированы во время внедрения, то это может привести к неправильной настройке системы и несоответствию реальным потребностям бизнеса.
- Нарушение методологии. Неправильное использование методологических подходов и принципов настройки системы может привести к нарушению архитектуры процессов и снижению эффективности работы пользователей.
- Кастомизация системы. Чрезмерная и бездумная кастомизация системы под любые специфические потребности (даже тогда, когда они на самом деле не нужны) может привести к усложнению поддержки и обновления системы до новых версий.
- Сопротивление пользователей. Пользователи не участвуют в процессе сбора требований к будущей информационной системе, не получают достаточного обучения работе с новым программным обеспечением и не понимают преимуществ внедряемой системы.
- Неправильный выбор подрядчика. Отсутствие опыта и необходимой квалификации у подрядчика, нечеткое определение ответственности сторон и управление проектом.
Все перечисленные выше причины могут привести к ошибкам и несоответствиям в системе, а значит к дополнительным затратам на их исправление и поддержку системы. Неправильно настроенная СЭД может замедлить процессы документооборота, увеличить время на обработку документов и снизить производительность, что ведёт к потере доверия к системе. Если 1С: Документооборот в компании не соответствует ожиданиям и требованиям бизнеса, пользователи могут постепенно потерять к ней интерес, а в будущем перестанут использовать совсем.
Как аудит информационной системы может помочь, если внедрённая СЭД не оправдывает возложенных на неё надежд?
В ситуации, когда внедрённая информационная система работает не так, как хотелось бы, есть решение, которое, во-первых, укажет на проблемные области 1С: Документооборот и причины их возникновения, а во-вторых, подскажет путь к устранению существующих проблем СЭД и недопущению возникновения новых. Этим решением является аудит информационной системы с составлением дорожной карты развития СЭД в компании.
Аудит информационной системы — это комплексная проверка и оценка состояния информационной системы, ее компонентов и процессов с целью обеспечения безопасности, быстродействия, эффективности работы системы, соответствия требованиям законодательства и внутренним стандартам организации.
Основные цели аудита 1С: Документооборот:
1. Оценка корректности настройки и работы системы.
- Проверка правильности конфигурации и настроек модулей.
- Анализ настроенных бизнес-процессов (согласование, подписание, маршрутизация документов).
- Выявление ошибок в интеграции с другими системами (1С:ERP, 1С:УХ, бухгалтерскими программами, CRM).
2. Контроль безопасности данных и минимизация рисков их потери.
- Проверка разграничения прав доступа (кто и какие документы может просматривать/редактировать).
- Анализ Журнала регистрации (кто, когда и какие действия выполнял).
- Выявление уязвимостей (несанкционированный доступ, утечки данных).
- Проверка резервного копирования (регулярность, восстановление данных).
- Контроль версионности документов (возможность отката изменений).
3. Оценка эффективности использования системы.
- Анализ загруженности системы (быстродействие, количество ошибок).
- Проверка использования всех возможностей системы (автоматизация рутинных операций).
- Выявление «узких мест» (долгие процессы согласования, дублирование документов).
4. Проверка соответствия внутренним регламентам компании и законодательству РФ.
- Соответствие требованиям по хранению документов (ФЗ-152 «О персональных данных», ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и д.р.).
- Контроль за соблюдением внутренних регламентов компании (сроки подписания, порядок согласования).
В процессе аудита СЭД проверяется работа аппаратного обеспечения (серверов, сетей, рабочих станций), программного обеспечения (самой базы данных 1С: Документооборот и смежных с ней), целостность, конфиденциальность, доступность данных, корректность функционирования процессов (управление доступом, резервное копирование, инцидент-менеджмент) и уровень подготовки персонала (соблюдение политик безопасности, уровень подготовки). В любом их перечисленных объектов аудита может скрываться проблема, приводящая к неудовлетворительной работе всей системы. Поэтому её важно вовремя выявить и предложить заказчику корректный сценарий по исправлению и недопущению в будущем.
Аудит 1С:Документооборот может проводиться в двух режимах: экспресс-обследование (5-7 дней) и глубокий анализ действующей системы (от 2-х недель). По итогам экспресс-обследования заказчик получает «Отчёт о результатах анализа», а по итогам глубокого анализа ещё и «Дорожную карту развития» внедрённой системы с подробным описанием последовательных шагов по исправлению существующих недочётов и рекомендаций по недопущению их в будущем.
Документ «Отчёт о результатах анализа» может включать в себя:
- Заключение по выявленным проблемам в работе системы;
- Соответствие требований к системе реальной настроенным процессам;
- Заключение о степени модифицированности типовой конфигурации 1C:Документооборот;
- Примерная оценка сроков и стоимости работ по устранению ошибок.
Документ «Дорожная карта развития СЭД» может содержать в себе расширенные сведения по перезапуску системы, рекомендации по организационным изменениям в команде заказчика и обучению пользователей:
- Зафиксированный перечень критериев достижения целей проекта
- Перечень бизнес-задач с критериями достижения по каждому блоку
- Целевая архитектура бизнес-процессов
- Обоснование целевой архитектуры бизнес-приложений
- Предложения по приведению СЭД к предлагаемой целевой архитектуре бизнес-процессов, с учетом результатов работ предыдущей команды проекта
- Дорожная карта работ для достижения заявленных целей с Реестром оперативных задач на календарный месяц для обеспечения первоначальных работ по перезапуску системы
- Предложения по технологии выполнения работ
- Предложения по реформированию работы текущих команд и их обучению
- Рекомендации по организационным изменениям в команде ключевых пользователей на стороне заказчика
- Меры по сохранению и стабилизации запущенных в рамках текущей системы блоков
- Оценка сроков и стоимости работ
На основании указанных выше документов, полученных в результате аудита (экспресс или глубокого), заказчик сможет планировать работы по устранению недочётов системы и не отказываться от неё полностью, а значит, как минимум, сохранит потраченные на программное обеспечение средства, и расширит своё понимание возможностей 1С:Документооборот. А если устранение проблем в работе текущей СЭД впоследствии будет доверено опытной команде, обладающей реальной экспертизой во внедрении и настройке 1С: Документооборот, то заказчик сможет по достоинству оценить весь богатый функционал этой современной ECM-системы.
Из каких этапов состоит аудит информационной системы?
Глубокий аудит СЭД состоит из ряда ключевых этапов, которые наполняются в зависимости от выбранного формата обследования:
- Планирование – определение целей аудита, критериев и методов аудита в связи со стоящими задачами заказчика.
- Сбор данных – анализ документации, артефактов, текущего ИТ-ландшафта, текущих бизнес-процессов, интервью с ключевыми пользователями, тестирование.
- Анализ рисков – выявление скрытых угроз и их потенциального воздействия.
- Отчетность – фиксация нарушений и подготовка отчётного документа с рекомендациями по улучшению работы системы.
- Презентация – презентация отчётного документа и рекомендаций по внедрению мер для устранения недостатков.
Часто бывает, что компании-заказчику не нужен весь функционал, предусмотренный системой, или какие-то блоки развёрнутого 1С: Документооборот требуют доработки под его нужды. Обо всём этом можно узнать, только общаясь с реальными пользователями СЭД, и анализируя совместимость их требований с возможностями системы. Поэтому так важны этапы Планирования и Сбора данных. Но и все остальные этапы аудита не менее важны – они делают анализ СЭД последовательным и эффективным.
Пример реализованного командой НЭП аудита информационной системы 1С: Документооборот.
В июне 2024 года в НЭП за консультацией по работе с системой 1С:Документооборот обратилась компания, которая занимается оптовой торговлей колбасами и изделиями из мяса. Пользователи системы жаловались на неудобный интерфейс, отсутствие необходимых функций, частые сбои в работе СЭД. Внедрение 1С: Документооборот было реализовано компанией-заказчиком своими силами, заняло более года и сопровождалось многочисленными проблемами.
Руководство компании обратилось к нам, так как ранее компания-дистрибьютор мясных изделий уже сотрудничала с нашей командой в части интеграции ФГИС «Меркурий» с их учётной системой, хорошо знало подход НЭП к внедрению информационных систем и доверяло нашим экспертам. Руководство заказчика ожидало получить от нас экспертное заключение о полноте использования функциональных возможностей внедрённой СЭД для выполнения пользователями системы своих бизнес-функций, проверить быстродействие системы и оптимальность архитектуры, усилить безопасность своих данных и привести в порядок отчётные документы.
По результатам проведенного специалистами НЭП аудита 1С: Документооборот было обнаружено, что, с одной стороны, в СЭД был не полностью задействован ряд типовых функциональных возможностей, которые требуется бизнес-пользователям, при этом были обнаружены нарушения рекомендаций вендора (фирмы 1С) по использованию продукта и излишняя кастомизация, что приводило к получению недостоверных данных из системы, - с другой. Это вынуждало пользователей использовать «ручные методы» для выполнения своих функциональных обязанностей, что приводило к снижению эффективности работы компании в целом.
В ходе аудита были выявлены следующие проблемы:
- Нарушение законов делопроизводства. Неправильная организация хранения документов, отсутствие необходимых реквизитов, несоблюдение сроков хранения.
- Нарушена методология. Отсутствие единых правил работы с документами, нечеткое определение ролей и ответственности пользователей, отсутствие контроля за исполнением задач.
- Недостаточное обучение пользователей. Пользователи не знали, как правильно использовать систему, не понимали преимуществ электронного документооборота.
- Некорректная кастомизация системы. Разбор произведенных доработок программного кода выявил ряд ошибок, тормозящих работу системы.
Аудит системы позволил компании-заказчику получить четкое представление о текущем состоянии действующей 1С:ДО и выявить основные проблемы. На основе результатов аудита была сформирована «Дорожная карта развития СЭД» с детальным описанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.
В результате проведенного аудита внутренняя IT-команда получила подробные рекомендации по сопровождению системы начиная от корректной настройки серверов и почтового клиента и до нюансов ведения пользователей и назначения им прав. Также помимо предоставления стандартного набора рекомендаций, мы ответили на все дополнительные вопросы ключевых пользователей системы. В частности, был рассмотрен вопрос бесшовной интеграции 1С: Документооборот и других систем заказчика на базе продуктов фирмы 1С. В итоге, руководство заказчика осталось уверенным, что сможет избежать проблем с СЭД в будущем при увеличении нагрузки на систему.
Вместо заключения.
Аудит СЭД – это отличный инструмент диагностики проблем внедрённой информационной системы. Он помогает организациям минимизировать риски, связанные с безопасностью данных, и обеспечить стабильную работу системы 1С: Документооборот и всей ИТ-инфраструктуры компании в целом. Это важный способ регулирования документопотока в компании, управления кибербезопасностью и контроля соответствия регуляторным требованиям к хранению информации. И если вы чувствуете, что ваша информационная система не отвечает вашим ожиданиям от нее, не помогает, а, наоборот, мешает в работе - обращайтесь к нашим экспертам за услугой аудита СЭД и вы сможете убедится в том, что современные ИТ-инструменты могут быть эффективны, полезны для бизнеса, когда за дело берутся профессионалы.
Коротко об авторе:
Зосименко Егор, ведущий аналитик практики ECM/BPM компании НЭП. Эксперт по настройке и администрированию 1С:Документооборот, интеграции с системами и сервисами на различных платформах. Опыт успешной автоматизации документооборота в разнообразных крупных компаниях, таких как УК Первая, ООО «Техноэкспорт», Мелеузовский мясокомбинат и других. Практический опыт - более 5 лет