Корпоратив на теплоходе – это, безусловно, событие, которое оставит яркие воспоминания. В поисках нестандартных решений все чаще компании обращают внимание на теплоходы, предлагающие уникальную атмосферу и живописные виды.
Однако, организация корпоратива на теплоходе требует глубоких знаний специфики водного транспорта, тщательного планирования и умения предвидеть потенциальные сложности. Как ивент-агентство, мы знаем все тонкости и готовы поделиться ключевыми шагами в организации мероприятий на воде.
1. Этап брифинга и определения концепции
На этом этапе мы погружаемся в цели и задачи клиента: какой бюджет, сколько гостей, какие цели преследует мероприятие (тимбилдинг, юбилей компании, Новый год), какой желаемый формат (банкет, фуршет, дискотека) и атмосфера.
Мы помогаем клиенту сформировать общую концепцию, исходя из его потребностей и наших знаний о возможностях теплоходов.
Особенности осуществления желаемой концепции на теплоходе:
• Ограничения по формату: не все тимбилдинговые игры или шоу-программы подходят для теплохода из-за ограниченного пространства и особенностей конструкции судна.
• Погодные риски: даже если планируется летний круиз, необходимо продумать запасной план на случай дождя, ветра или резкого похолодания. Они могут испортить впечатление, сделать пребывание на палубах некомфортным или даже привести к отмене рейса. Это влияет на выбор теплохода (наличие закрытых палуб, тентов) и концепцию развлечений.
• Время и маршрут: желаемый маршрут может быть недоступен в определенное время суток или года, а длительность круиза напрямую влияет на стоимость и логистику.
• Высокая стоимость аренды: теплоходы часто дороже, чем наземные площадки, из-за специфики обслуживания и эксплуатации. Портовые сборы, топливные сборы, оплата швартовки, услуги команды, увеличивают стоимость.
2. Подбор теплохода и маршрута: как выбрать идеальное судно
Основываясь на концепции, приступаем к тщательному подбору теплохода.
Что необходимо учитывать при выборе теплохода:
• Вместимость и комфорт: соответствие количеству гостей с запасом для комфортного размещения.
• Планировка: наличие закрытых и открытых палуб, банкетного зала, лаундж-зон, возможность зонирования пространства.
• Техническое оснащение: наличие качественной аппаратуры, кондиционеров, генераторов.
• Интерьер и стиль: соответствие общей эстетике мероприятия.
• Порт и доступность: удобство подхода к причалу для гостей.
• Маршрут: выбор наиболее живописного и интересного пути следования.
Сложности в выборе теплохода:
• Ограниченное предложение: в высокий сезон (лето, предновогодние даты) лучшие теплоходы бронируются заранее, и выбор может быть ограничен.
• Различия в оснащении: у каждого судна свои особенности. То, что доступно на одном теплоходе (например, большая открытая палуба для танцев), может отсутствовать на другом.
• Навигационные ограничения: некоторые теплоходы не могут проходить под низкими мостами или заходить в определенные акватории из-за осадки или габаритов. Это может влиять на выбор маршрута.
• Доступность причалов: не все причалы доступны для посадки/высадки, некоторые требуют дополнительного согласования или оплаты. При этом заранее необходимо учесть моменты посадки/высадки не только гостей, но и приглашенных артистов. Либо им придется находиться на борту в течение всего праздника, либо необходимо предусмотреть дополнительную остановку судна.
3. Разработка логистики и безопасности:
Этот этап включает детальное планирование всех перемещений и обеспечение безопасности:
• Доставка гостей: организация трансфера до причала и обратно.
• Посадка и высадка: четкий тайминг и координация процесса.
• Схема расстановки: продумывание расположения столов, сцены, зон активности с учетом движения судна и безопасности.
• Медицинское обеспечение: наличие аптечки, при необходимости – дежурство медика.
• Инструктаж по безопасности: обязательный для всех гостей и персонала.
• Страхование: при необходимости, оформление страховки.
Особенности логистики во время мероприятий на теплоходе:
• Пунктуальность: теплоход отправляется по расписанию. Опоздавшие гости не смогут попасть на борт после отплытия. Это требует очень четкой координации трансферов и тайминга.
• Ограниченный доступ: во время движения теплохода нет возможности оперативно доставить забытое оборудование, продукты или персонал. Все должно быть на борту до отплытия.
• Морская болезнь: небольшая качка может вызвать дискомфорт у некоторых гостей. Необходимо иметь средства от укачивания и предусмотреть зоны для отдыха.
• Чрезвычайные ситуации: требуется четкий план действий на случай пожара, падения человека за борт или других непредвиденных обстоятельств. Капитан и экипаж играют ключевую роль в обеспечении безопасности.
4. Кейтеринг и бар: организация питания
Выбор формата питания (банкет, фуршет, станции), разработка меню, организация работы кухни и бара.
• Выбор поставщика: собственная кухня теплохода или выездной кейтеринг.
• Меню: составление разнообразного меню, учитывающего предпочтения гостей и особенности приготовления на воде.
• Обслуживание: расчет необходимого количества официантов и барменов.
Особенности в организации банкета на теплоходе:
• Ограничения кухни: кухни на теплоходах часто меньше и менее функциональны, чем стационарные. Это может влиять на ассортимент блюд и скорость отдачи.
• Логистика продуктов: доставка продуктов на борт требует точного планирования и контроля за соблюдением санитарных норм.
• Хранение: ограниченное пространство для хранения продуктов и напитков, поддержание температурного режима.
• Сервировка в движении: посуда и напитки должны избежать падения при качке.
5. Развлекательная программа и техническое обеспечение: звук волн и ритм праздника
Подбор артистов, ведущего, диджея, разработка сценария, установка светового и звукового оборудования, организация фото- и видеосъемки.
Сложности технического оснащения на теплоходе:
• Акустика: на открытой палубе звук может рассеиваться из-за ветра, а в закрытых помещениях – возникать эхо. Шум от двигателя может мешать выступлениям или общению. Требуется профессиональная настройка звука.
• Энергопотребление: возможности бортовой электросети могут быть ограничены. Мощное световое и звуковое оборудование может потребовать дополнительного генератора.
• Пространство для артистов: сцена часто ограничена по размеру, что накладывает отпечаток на выбор номеров и формат выступлений.
• Wi-Fi и связь: качество интернет-соединения может быть нестабильным, особенно вдали от берега. Это важно учитывать для онлайн-трансляций или интерактивных активностей.
• Крепление декораций: декорации должны быть надежно закреплены, чтобы не смещаться и не падать при движении теплохода.
6. Координация во время мероприятия на теплоходе: капитанский мостик ивент-агентства
Необходимо, чтобы в день мероприятия кто-то находился на борту, чтобы координировать все процессы: встречу гостей, работу подрядчиков, тайминг программы, взаимодействие с экипажем теплохода. Лучший вариант - профессиональная команда организатора.
Особенности координации во время праздника на теплоходе:
• Оперативное реагирование: на теплоходе нет возможности быстро докупить что-то, заменить вышедшее из строя оборудование или вызвать дополнительный персонал. Все должно быть продумано заранее.
• Взаимодействие с экипажем: эффективная коммуникация с капитаном и его командой критически важна для соблюдения маршрута, графика и правил безопасности.
• Погодные изменения: необходимость быстро адаптировать программу и расположение гостей в случае внезапного изменения погоды.
Вы конечно уже заметили, как много оказывается существует различных "подводных камней" и моментов в организации корпоратива на теплоходе. Но это не значит, что нужно отказаться от такой идеи.
Для успешного проведения корпоратива на теплоходе требуется очень детальное планирование, тщательная координация с владельцами судна и гибкость в решении возникающих вопросов.
Именно поэтому привлечение опытного ивент-агентства будет не роскошью, а необходимостью.
Мы, команда агентства Valentina Event, берем на себя все организационные заботы, позволяя клиенту наслаждаться прекрасным праздником на теплоходе, не опасаясь возникновения непредвиденных моментов и неприятных ситуации, которые могут испортить мероприятие.
Контакты для организации праздника:
Агентство VALENTINA EVENT - организация мероприятий любого масштаба.
Валентина Ковердяева : +7 (925) 080-13-13
WhatsApp — https://wa.me/79250801313
Telegram — https://t.me/valentinaevent
Эл.почта: info@valentinaevent.ru
Сайты:
Организация корпоративов : https://организаторпраздников.рф/
Организация свадеб : www.weddingprofessional.ru
#корпоративнатеплоходе #юбилейкомпаниимосква #корпоративкомпании #лабстрахованиеюбилей #организациякорпоративамосква #организатормероприятий #организатормосква #организоватькорпоративвмоскве #корпоратив2025 #20леткомпании #юбилейкомпании #теплоход #юбилейнатеплоходе #празникнатеплоходе #арендатеплоходамосква #банкетнатеплоходе #банкет #валентинаковердяева