Служебная командировка — это поездка сотрудников по распоряжению работодателей для выполнения поручения вне места постоянной работы. В некоторых случаях может возникнуть и необходимость продления срока командировки, например, если сотрудники не успели вовремя выполнить свои служебные поручения. Давайте разберёмся, как оформить продление командировки и отразить это в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Правовые аспекты продления командировки
При направлении сотрудников в командировку гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а еще возмещение командировочных расходов. Срок определяется работодателем с учётом объёма, сложности и особенностей поручения. Он может продлить командировку, но процедура эта не регламентирована ТК РФ, Положением о служебных командировках. Работодателю нужно запросить согласие на продление командировки тех сотрудников, которые относятся к категориям из ч.2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ.
Если есть возможность, желательно, чтобы сотрудник написал заявление о продлении с указанием всех причин. Его можно направить работодателю в электронной форме. Работодатель решает, как же продлить командировку. Можно издать приказ еще в произвольной форме об изменении срока. Там указываются причины изменения, а также и срок завершения. Новую дату работодатель устанавливает сам. Сотрудника надо уведомить о продлении (приказом по факсу). С оригиналом он может ознакомиться после выхода.
Регистрация продления командировки в «1С:ЗУП 8»
Шаг 1: подготовка всех необходимых документов. Перед тем как продлить служебную командировку в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (3), нужно будет подготовить все необходимые документы. В первую очередь, это приказ об изменении срока служебной командировки, где указываются причины изменения продолжительности командировки и новый срок. Еще необходимо уведомить сотрудника о продлении срока его командировки.
Шаг 2: внесение нужных изменений. Откройте в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) раздел «Кадры» — «Командировки» или «Зарплата» — «Командировки». Найдите там необходимую командировку в списке, а также еще откройте её. Если же расчетный период не был закрыт, то дату окончания служебной командировки можно исправить в исходном документе «Командировка» по ссылке «Исправить» в нижней части формы. Оплата за время командировки пересчитается тут автоматически. Если же расчетный период тут закрыт, изменение даты окончания можно отразить, создав тут и документ-исправление исходного документа «Командировка».
Шаг 3: настройка оплаты командировки. Командировка, приходящаяся на разные месяцы, может оплачиваться в программе «1С:ЗУП» постепенно (в конце каждого месяца) или же сразу за весь период. Выбор осуществляется тут в документе «Командировка» на закладке «Главное» в разделе «Оплата длительной командировки» путем установки переключателя: «Оплачивать командировку в конце каждого месяца» (устанавливается и по умолчанию, если же в настройках расчета зарплаты установлен флажок «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой») и «Оплатить период командировки целиком в текущем документе». А в зависимости от переключателя, ПП 1С начислит оплату за командировку нужным образом.
Шаг 4: перерасчёт оплаты при изменении даты окончания командировки. При изменении даты окончания командировки в связи с продлением, надо отразить это в документе-исправлении, который создается здесь по ссылке «Исправить» и в нижней части документа «Командировка». А в результатах изменения рассчитывается сумма оплаты за время нахождения сотрудника в командировке и сторнируется сумма за время в командировке в месяце.
Продление срока служебной командировки требует очень внимательного подхода к юридическим аспектам и правильному оформлению в решении «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакции 3). Соблюдение всех необходимых процедур, верное отражение изменений в системе позволит избежать ошибок и обеспечит точное начисление зарплаты, компенсацию расходов, связанных с командировкой. Важно помнить и о необходимости получения согласия определённых категорий сотрудников и на продление сроков командировки и своевременного уведомления о всех изменениях.