Когда директор компании оказывается вне офиса — будь то переезд, удалённая работа или мобилизация — встаёт вопрос: как продолжить управление без личного присутствия? Можно ли оформить электронную подпись дистанционно? Кто займётся отчётностью и кто будет подписывать документы?
Разберёмся, как организовать бизнес-процессы без физического участия руководителя.
Содержание статьи:
- Какие виды электронной подписи актуальны для бизнеса
- Как оформить ЭП ФНС дистанционно
- Как вести деятельность без личной подписи директора
- Участие в тендерах без руководителя
- Что предусмотреть при отъезде или мобилизации руководителя
Примечание: в тексте для простоты будет использоваться термин «электронная подпись», хотя юридически речь идёт о «сертификате электронной подписи» — именно он используется для заверения документов.
Электронные подписи, необходимые для работы компании
Для полноценного управления бизнесом на расстоянии руководителю потребуется действующая электронная подпись. Возможны следующие варианты:
- Квалифицированная подпись, выданная ФНС — подходит для директоров коммерческих организаций.
- Подпись, оформленная в аккредитованном УЦ до 01.01.2022 — действует до окончания срока действия, но не позднее 01.09.2023.
- Подписи для сотрудников и подрядчиков — могут быть оформлены в любом официально признанном удостоверяющем центре.
Для сотрудников доступны два типа подписей:
- Подпись физического лица — используется в сочетании с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Но стоит учитывать, что не все системы поддерживают работу с МЧД.
- Подпись на юридическое лицо — универсальный вариант, подходит для всех, включая внештатных специалистов. Оформляется на основании доверенности от руководителя.
Для удобства сотрудников в некоторых сервисах, например, в Контуре, можно получить оба типа подписи: на физлицо — бесплатно при оформлении подписи на юрлицо. Это позволяет гибко работать в разных системах.
Заказать электронную подпись в Контуре
Можно ли получить электронную подпись от ФНС дистанционно?
Первичное получение ЭП в ФНС требует личного визита руководителя. Даже наличие генеральной доверенности не освобождает от необходимости очного присутствия — так налоговая удостоверяется в личности получателя (по регламенту приказа № ВД-724/982@).
Повторно получить ЭП можно уже онлайн — через личный кабинет на сайте налоговой, при соблюдении условий:
- Предыдущая подпись ФНС ещё действительна.
- Данные компании и руководителя не изменились.
Если хотя бы одно условие не выполнено — потребуется снова лично посетить инспекцию или офис доверенного лица.
Заказать электронную подпись в Контуре
Ведение бизнеса без участия директора и его подписи
Если руководитель временно недоступен, его функции могут быть переданы сотрудникам или подрядчикам. Для этого потребуется:
- Сертификат ЭП — сотрудник должен получить его на своё имя в аккредитованном УЦ.
- Доверенность — оформленная директором на бумаге или в виде МЧД. Должна содержать перечень полномочий: сдача отчётности, подписание договоров, документооборот и т.п.
Для ИП доверенность должна быть нотариальной, для юрлица достаточно простой письменной формы.
С этими документами сотрудник может подписывать документы от имени организации и взаимодействовать с государственными органами, банками и контрагентами.
Участие в закупках без электронной подписи директора
Компания может продолжать участие в тендерах при условии, что нужные полномочия переданы доверенным лицам. Для этого потребуется:
- Электронная подпись на сотрудника
- Соответствующая доверенность (простая или нотариальная)
Если речь идёт о госзакупках (по 44-ФЗ или 223-ФЗ):
- Директор создаёт корпоративный профиль компании на Госуслугах.
- Добавляет туда сотрудников с подтверждённой учётной записью.
- Через личный кабинет компании на ЕИС (единая информационная система) назначает права сотрудникам.
- Сотрудники могут участвовать в торгах, используя свои ЭП и доступ к ЕИС.
Для коммерческих тендеров или закупок по 223-ФЗ вне госканалов:
- Сотрудника добавляют в аккаунт на электронной торговой площадке (ЭТП).
- Ему выдаются полномочия на работу: подача заявок, подписание контрактов и т.д.
- У каждой ЭТП — свои правила, их нужно уточнять в инструкции площадки или у техподдержки.
Для ИП действуют другие правила: участие в закупках возможно только лично — с использованием своей подписи. Исключения встречаются редко и требуют уточнения у конкретной площадки.
Что стоит сделать заранее, если директор уезжает или может быть мобилизован
- Получить ЭП от ФНС, если её ещё нет. Первичная выдача доступна только очно, так что лучше не откладывать.
- Выдать сотрудникам доверенности — с чётким указанием всех передаваемых полномочий.
- Разрешить сотрудникам выпуск ЭП от имени организации, включив соответствующие пункты в доверенность. Это избавит от необходимости использовать МЧД.
- Оформить международную лицензию КриптоПро CSP, если директор планирует использовать ЭП за границей.
- Получить разрешение на вывоз носителя (например, Рутокен ЭЦП 2.0) с встроенным СКЗИ — если планируется использование за пределами РФ.
Важно помнить, что даже за границей ЭП директора будет действовать только в российских системах. Работа через иностранные IP может вызвать проблемы с доступом — в этом случае помогут сервисы VPN с российскими серверами.
Заказать электронную подпись в Контуре
Вы можете перейти в канал и почитать подробнее интересные статьи на площадке ВКонтакте или в нашем Телеграм-канале.
#бизнес #электроннаяподпись #удаленнаяработа #директор #отчётность #тендеры #ИП #ООО #ФНС #мобилизация #доверенность #удостоверяющийцентр #госзакупки #ЭЦП #КЭП
