Статья размещена в газете «Первая полоса» № 4 (175), май 2025
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — это не просто формальность, а важный инструмент, который помогает вести бизнес прозрачно и без проблем с налоговой. В 2025 году требования ФНС к ведению этой книги остаются актуальными, а значит, стоит разобраться, как правильно ее заполнять, чтобы избежать ошибок, штрафов и головной боли.
Готовы? Тогда разберем КУДиР по полочкам!
Больше полезной информации в нашем Телеграм-канале.
Форма КУДиР: важное изменение с 2025 года
При заполнении Книги учета доходов и расходов ИП в 2025 году необходимо использовать утвержденную форму — Приложение N 2 к приказу ФНС России от 07.11.2023 N ЕА-7-3/816.
Что это значит?
- нельзя использовать старые версии бланков — с 2025 года налоговая принимает только актуальную форму;
- если ведете КУДиР в Excel, 1С или другом сервисе, убедитесь, что в программе используется именно новая форма КУДиР;
- если заполняете вручную, скачайте правильный бланк с сайта ФНС или в бухгалтерском сервисе.
Кому нужно вести КУДиР в 2025 году?
Обязаны вести КУДиР:
- ИП на УСН 6% («Доходы») — фиксируют только поступления;
- ИП на УСН 15% («Доходы минус расходы») — фиксируют и доходы, и расходы;
- ИП на патенте (ПСН) — если ведение учета предусмотрено условиями патента.
Могут не вести КУДиР:
- самозанятые (НПД) — у них учет идет через приложение «Мой налог»;
- ИП на ЕНПД — этот режим освобождает от ведения книги.
ФНС не требует сдавать КУДиР, но, если налоговая запросит книгу при проверке, а у вас ее нет — можно получить штраф до 10 000 рублей.
Формат ведения КУДиР
Можно вести КУДиР:
- в электронном виде (Excel, 1С, Контур, Моё дело, другие сервисы);
- на бумаге (распечатанный бланк или тетрадь).
Важно! В 2025 году заверять КУДиР в налоговой не требуется, но, если ведете ее на бумаге, страницы должны быть пронумерованы и прошиты перед проверкой.
Структура КУДиР: что и куда записывать?
Раздел 1: Доходы и расходы
Здесь фиксируются все поступления и расходы, связанные с предпринимательской деятельностью.
Доходы — что учитывать?
- оплата от клиентов (на расчетный счет, наличными, через платежные сервисы);
- авансы, возвраты;
- проценты по счету, если банк их начисляет.
Подтверждающие документы:
- банковские выписки;
- кассовые чеки, БСО;
- договоры, если требуется.
Когда записывать? В день поступления денег! Дата договора или счета не учитывается.
Расходы — что можно включить? (только для УСН 15%)
- закупка товаров и материалов;
- аренда, коммунальные платежи;
- реклама, маркетинг, продвижение;
- зарплата сотрудников, налоги, банковские комиссии.
Какие документы нужны?
- договоры, акты выполненных работ;
- чеки, счета-фактуры, накладные, платежные поручения.
Когда учитывать? Только после оплаты и при наличии документов.
Раздел 2: Учет расходов на основные средства и нематериальные активы
Этот раздел предназначен для учета затрат на основные средства (ОС) и нематериальные активы (НМА), которые используются в бизнесе.
Что включается в этот раздел?
- покупка или строительство помещений для бизнеса;
- приобретение оборудования, техники, мебели;
- доработка и модернизация ОС (например, капитальный ремонт офиса);
- разработка и покупка программного обеспечения;
- регистрация товарных знаков, патентов.
Документы для учета:
- договоры купли-продажи, акты приема-передачи;
- платежные документы;
- регистрационные свидетельства (если это интеллектуальная собственность).
Важно! Расходы на ОС и НМА не сразу уменьшают налоговую базу – они списываются постепенно через амортизацию (если не применяется упрощенный учет).
Раздел 3: Учет убытков (актуально для УСН 15%)
Этот раздел нужен тем, кто в прошлом году работал в убыток и хочет перенести часть потерь на будущее, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу.
Как это работает?
Если в 2024 году бизнес понес убытки, их можно учесть в расчетах налогов за 2025 год.
Документы для подтверждения:
- декларации за предыдущие периоды;
- расчеты и подтверждение расходов.
Раздел 4: Торговый сбор (если ваш бизнес его платит)
Некоторые ИП платят торговый сбор (например, розничные магазины в Москве). В этом разделе указывается сумма сбора, которая может уменьшить налог по УСН.
Если торговый сбор для вашей деятельности не предусмотрен, этот раздел просто не заполняется.
Частые ошибки при заполнении КУДиР
ТОП-5 ошибок, за которые налоговая может оштрафовать:
Не учли все доходы — ФНС может сравнить банковские выписки и КУДиР, выявив расхождения.
Заполняют КУДиР задним числом — можно забыть важные операции, что приведет к проблемам при проверке.
Ошибки в датах поступлений — доходы фиксируются по дате фактического получения денег, а не по дате договора.
Расходы без документов — если нет договора, чека или счета, налоговая не признает этот расход.
Отсутствие КУДиР при проверке — штраф до 10 000 рублей.
Как избежать ошибок?
- заполняйте КУДиР хотя бы раз в неделю, чтобы не потерять важные операции;
- используйте автоматизированные сервисы (1С, Контур, Моё дело), чтобы упростить учет.
Храните все подтверждающие документы минимум 5 лет.
Вывод: Вести КУДиР — легко, если делать это регулярно и по актуальной форме. Если не хочется разбираться в тонкостях — доверьте это бухгалтеру и спите спокойно!
Нет доступа к КонсультантПлюс? Оставьте заявку по ссылке и получите бесплатную демоверсию системы*.
Подобрать комплект КонсультантПлюс вы можете на нашем сайте*.
*Предложение действительно для юридических лиц, зарегистрированных в регионах: Москва и Московская область, Саратовская область, Омская область, Новосибирская область, Республика Алтай и Алтайский край, Красноярский край.
Есть вопросы по данной теме? Хотите узнать больше? Напишите комментарий!
Присоединяйтесь к нам в телеграм-канале!