Проект реализовала: Бизнес-инженер ROCKET.red - Виктория Дрендель
Строительная компания — это не просто сметы, бригады и высокие чеки. Это сложный бизнес с десятками параллельных процессов, разными отделами, высокой ценой ошибок и тоннами документации.
Один забытый документ — и оплата за выполненные работы сдвигается на месяц. Один непринятый звонок — и бригада простаивает без материалов. А когда таких эпизодов десятки каждый месяц, управленческий хаос оборачивается реальными финансовыми потерями.
Как навести порядок в задачах, если у вас стройка, а не цифровой бизнес?
- Как не терять задачи в строительстве?
- Как структурировать управление между ПТО, ОМТС и производственным отделом?
- Как убрать управленческий хаос без «ручного контроля»?
- Как снизить риски кассовых разрывов и потерь из-за ошибок?
- И самое главное — как сделать так, чтобы сотрудники действительно пользовались системой, а не игнорировали её?
С этими вопросами к нам обратилась группа компаний «Аструм» с 15-летним опытом в промышленном и коммерческом строительстве и проектами от Крыма до Нового Уренгоя. Они уже пытались внедрить таск-трекер самостоятельно, но не хватило времени и внутренних ресурсов компании. Система не прижилась.
Точка кипения когда старые процессы не работают
Поворотным моментом стала пропущенная оплата из-за потерянной задачи. Руководитель устно поручил подготовить исполнительную документацию. Сотрудница запросила акты у прораба. Прораб забыл. Никто не проконтролировал. За две недели — ни одного напоминания.
Результат:
- Акт не подписан, документация не сдана, оплата не получена;
- Следующая подача и оплата только через месяц;
- Потеря доверия заказчика;
- Кассовый разрыв.
Такие случаи были не редкостью. Задачи ставились устно или в мессенджерах, терялись, дублировались, не отслеживались. Руководителю приходится держать всё в голове и постоянно дёргать сотрудников.
Как сказал руководитель:
«Сейчас на рынке труда наблюдается дефицит квалифицированных специалистов. При этом уровень зарплат растет, и мы вынуждены платить больше за менее опытных сотрудников. В такой ситуации остается только эффективнее управлять кадрами. Для этого необходимо делегировать задачи, фиксировать результаты, контролировать выполнение. Именно для этого необходимо внедрять новую систему, которая позволит нам эффективно решать эти задачи».
Старая система больше не работала.
Анализ бизнес-процессов
Нет двух одинаковых строительных компаний — значит, и шаблонной системы управления задачами не существует. Перед внедрением мы глубоко погрузились в бизнес-процессы «Аструм».
Проанализировали работу 5 ключевых отделов:
- Продажи (тендерный отдел);
- Производственно-технический отдел (ПТО);
- Производственный отдел (ПО);
- Отдел материально-технического снабжения (ОМТС);
- Бухгалтерия.
С каждым отделом мы проводили брифинги, выстраивали процессные схемы, декомпозировали задачи по срокам и повторяемости. Особое внимание — узким местам между ПТО, ПО и ОМТС. Эти отделы работали параллельно, и цена ошибки тут слишком высока.
Создание структуры в Asana и настройка процессов
Вместо классической структуры «одна доска — один клиент» мы создали личные доски для каждого сотрудника.
Объекты — в портфелях. Отделы — в проектах. Сотрудники — на собственных досках. Задачи автоматически создаются по шаблонам, сразу уходят исполнителям, снабжены чек-листами и сроками.
На своей доске сотрудник видит только свои задачи и проекты, где участвует. Для каждой задачи есть приоритет по степени срочности и отдельно блок «Сделать сегодня». Руководитель отдела наглядно видит, кто чем занят, где задача зависла и кто за неё отвечает.
Взаимодействие между отделами стало предсказуемым. Заявка, документ или счёт проходят по понятному сценарию — с трекингом, уведомлениями, дедлайнами. А новым сотрудникам легче встроиться в рабочий темп отдела.
Отдельно по запросу руководителя сделали:
- Согласование счетов — через личную доску руководителя;
- Гибкие настройки конфиденциальности и доступов для каждого сотрудника.
Важнейший этап реализации проекта
Это обучение команды, провели его в онлайн-формате, детально объяснили, как работать в Asana, какие выгоды от этого нововведения получат сами сотрудники. Составили регламенты и записали инструкцию вместе со скринкастом. Так даже новые сотрудники, ранее не работавшие с таск-трекерами, быстро освоятся в компании.
Что реально изменилось в работе?
- Больше нет потерянных задач — всё фиксируется, у каждой задачи есть исполнитель и дедлайн.
- Руководители больше не держат десятки поручений в голове
- Отделы работают синхронно. Изменения в проектной документации или заявках не теряются между ПТО, ПО и ОМТС. Всё логируется, согласовывается и доходит до нужного сотрудника без потери времени.
- Финансовые потери из-за ошибок ушли. Кассовые разрывы из-за забытых актов или несогласованных закупок больше не повторяются.
- Скорость первой реакции на поставленную задачу выросла. Появилась задача на планерке, через 10 минут она уже стоит у исполнителя в списке «Сделать сегодня».
Как сказал руководитель:
«Было бы круто, если на любую задачу сотрудники реагировали максимально быстро. И круто, когда на планерке появилась идея, в этот момент поставить задачу сотруднику. В конце планерки уже есть первые шаги а, небольшую задачу уже можно выполнить. Сейчас одним из факторов, определяющих успех бизнеса, это скорость. И даже скорость в таком вопросе, как быстро отреагировать на задачу, это тоже очень важно».
Хотите разобраться, как это может работать у вас? Оставьте заявку на бесплатную консультацию https://www.rocket.red/management
Или посмотрите наш подкаст с руководителем ГК «Аструм» — там мы подробно обсуждаем весь путь, ошибки и инсайты: IT-решения в строительной компании. Зачем застройщику автоматизация бизнес-процессов? Кейс https://dzen.ru/video/watch/68107f2fb314dd233f1e65c4