Составить список дел - это ещё не победа. Настоящая магия начинается после: когда список превращается в порядок, а хаос - в ясность.
Здесь рассказываю КАК обычным людям вести дела по системе GTD
Как понять, что делать с каждым пунктом? Делюсь рабочей системой, которая не раз спасала и меня, и моих подруг от вечного «ой, забыла!».
Принцип обработки дел: что делать после записи
Записал - молодец. А дальше? Тут вступает в игру простая, но очень эффективная логика (основанная на GTD - Getting Things Done).
Представьте себя строгой, но справедливой начальницей на собственном жизненном предприятии. Каждый пункт из списка - как сотрудник на собеседовании: его надо оценить и решить судьбу.
Пошаговая схема обработки:
- Это вообще задача? Иногда мы пишем в список не задачи, а мечты, идеи или просто мысли. Если это не действие - отправляем в отдельный блокнот для идей. Не засоряем рабочий список.
- Можно ли сделать за 2 минуты? Если да - делаем сразу. Не откладываем. Как чашку после чая: помыл - и свободен. Мелкие дела, сделанные сразу, не тянут энергию.
- Нужно ли делегировать? Если дело требует участия других (например, позвонить сантехнику или отдать отчёт бухгалтеру), ищем, кому передать. Главное - не контролировать каждый шаг, а доверять и проверять результат. Делегирование - не про «переложить с больной головы на здоровую», а про освобождение времени для важного.
- Можно не делать вовсе? Иногда дело теряет актуальность или оказалось неважным. Смело вычёркиваем. Оставлять «мертвые души» в списке - всё равно что хранить просроченные продукты в холодильнике.
- Осталось? Планируем! Если задача требует времени и усилий, переносим в календарь или ставим себе напоминание. Не держим в голове - пусть работает система.
Таблица принятия решений: быстро и наглядно
Вот как можно структурировать обработку дел с помощью таблицы. Сохраняйте себе, пригодится!
Примеры для каждой категории
- Идея, а не задача: «Научиться играть на гитаре». Это не задача, а направление. Записываем в отдельный список мечт.
- Дело на 2 минуты: «Ответить на сообщение в чате». Сделали сразу и забыли.
- Делегируем: «Составить отчет по продажам». Если есть коллега, кому можно поручить, передаём с чётким дедлайном.
- Не делать вовсе: «Посмотреть сериал, который уже не интересен». Смело вычёркиваем и освобождаем место для важного.
- Планируем: «Записаться к врачу». Требует звонка и выбора времени - ставим задачу на завтра утром.
Ошибки, которые съедают время
Микроконтроль при делегировании.
Передали задачу - доверяем. Не стоим над душой, иначе времени не прибавится, а нервов убавится.
Держим всё в голове.
Даже железная память не выдержит напора дел. Записываем, систематизируем, освобождаем мозг для творчества.
Боимся вычёркивать лишнее.
Список дел - не музей. Пусть в нём будут только актуальные экспонаты.
Профессиональный взгляд: как автоматизировать
Для тех, кто любит порядок и технологии, есть специальные программы и приложения. Они позволяют быстро сортировать задачи по категориям, ставить напоминания, делегировать одним кликом и даже анализировать, что съедает больше всего времени.
Не обязательно быть айтишником: простые инструменты вроде электронных таблиц или мобильных приложений делают жизнь проще и спокойнее.
Мой личный выбор - это программы типа Notion или Buildin, я даже записала БЕСПЛАТНЫЕ УРОКИ по ним, чтобы моим клиентам было легче начать ими пользоваться.
Вывод и вдохновение напоследок
Записать дело - это только начало. Главное, не дать ему застрять в списке, как чайная ложка в банке сгущёнки. Применяйте принцип обработки, не бойтесь делегировать и вычёркивать лишнее. Пусть ваши дела работают на вас, а не наоборот.
В сутках точно окажется не 24, а все 27 часов - если правильно расставить приоритеты.
Вдохновения, ясности и лёгкости вашему списку дел! А я вам помогу - подписывайтесь на мой канал В сутках 27 часов