Некоторые руководители ставят перед собой и сотрудниками задачу по повышению эффективности системы управления. Они понимают, какое воздействие оказывает система управления на повышения эффективности деятельности всей организации. Однако, ставя такую задачу, сами руководители и специалисты зачастую смутно представляют: что такое система управления, что в нее входит, как элементы системы управления влияют друг на друга и на деятельность сотрудников, а также на результаты деятельности организации.
В учебном пособии «Исследование систем управления организацией», автор П.В. Магданов, к.э.н., доцент по кафедре менеджмента, Пермский государственный университет, Пермь, 2011 г., опубликовано на сайте: https://strategy-business.ru/files/Исследование%20систем%20управления%20(учебное%20пособие).pdf приводятся следующие положения, которыми целесообразно руководствоваться при решении задач организационного развития (полагаю, что пригодится и для совершенствования системы управления):
1. Хорошо разработанная бизнес-модель и система управления начинаются с четкого описания проблемы, которую нужно разрешить. Любые решения по изменению структуры организации могут оказаться безрезультатными и даже вредными, если управленческая проблема четко не определена.
2. Организационные преобразования – мощный, но вместе с тем суровый инструмент управления. Изменения в бизнес-модели организации неизбежно ведут к переменам в бизнес-процессах, кадровом составе, подходе к оценке результативности и системе мотивации. Все это может иметь самые серьезные последствия, и об этом нужно всегда помнить.
3. Разработка бизнес-модели и системы управления организацией – одновременно и искусство, и наука. Наилучшие организационные решения требуют продуманных и взвешенных решений, которые основываются на оценке сложившейся деловой ситуации и имеющихся в наличии фактах. Кроме того, необходимо творческое мышление, которое выдвигает и проверяет множество гипотез, что позволяет выбрать нужное решение о бизнес-модели и системе управления.
4. Любое организационное решение основывается на том, что стратегический лидер (команда лидеров) управляет деятельностью организации. Только таланты высших руководителей и непрестанная организационная работа способны привести к исполнению задуманных организационных преобразований. Важно и то, что каждый процесс, проект, подразделение и организация в целом должны управляться достойными лидерами. Именно в этом состоит успех организационного развития и организационных преобразований, в частности.
5. Бизнес-модель и система управления – это самая благодатная почва, на которой появляются и развиваются стратегические лидеры, их навыки и умения. Не столько важно организовывать дела конкретных работников, сколько создавать системную основу управления бизнесом. Распределение функций управления, создание организационных условий для выполнения поставленных целей и задач обусловливают появление и становление успешного лидера.
6. Построение бизнес-модели и системы управления – единоличная задача стратегического лидера, которую нельзя кому-либо делегировать. Здесь нет коллективных решений и поступков в соответствии с советами внутренних или внешних консультантов. Решения о внутреннем организационном устройстве – сфера личной ответственности лидера и никого другого.
Хотя приведенные выдержки из учебного пособия касаются темы организационного развития, но важным представляется подход автора к проведению изменений в организации на основании разработки бизнес-модели и построения системы управления, а именно:
1. Определена роль лидера организации при проведении таких изменений.
2. Сначала разрабатывается бизнес-модель организации.
3. Затем под эту бизнес-модель формируется (затачивается, приспосабливается) система управления организации.
Что такое система управления и из чего складывается ее эффективность указано в научной статье «Система управления организацией: понятие и определение», того же автора (П.В. Магданова), опубликованной в журнале ВЕСТНИК ОГУ №8 (144)/август`2012 и размещенной на сайте: https://cyberleninka.ru/article/n/sistema-upravleniya-organizatsiey-ponyatie-i-opredelenie, где приводятся следующие определения, касающиеся системы управления организации:
Рассуждения о том, что представляет собой система управления организацией, следует начать с утверждения, что она не является таким же материальным объектом, как основные производственные фонды, денежные средства, финансовые вложения. Если подвергнуть компанию инвентаризации, то система управления будет отсутствовать в перечне обнаруженных в ее ходе объектов. Система управления организацией подобна разуму человека, который нельзя выявить в его теле путем приложения диагностических средств.
Система управления представляет собой свод действующих в организации, обязательных для исполнения формальных правил и процедур.
Эффективная система – та система, которая дает наилучший результат при наименьшем уровне затрат на ее поддержание и развитие. Наилучший результат возможен при оптимальной организации системы, когда каждый элемент в полной мере выполняет свои функции и задачи, когда все процессы налажены и нормально функционируют.
Результат деятельности системы управления – управленческое решение, которое понимается как подготовка совокупности оценок и выводов о текущем и будущем состоянии объекта управления и принятие уполномоченным лицом окончательного и обязательного для исполнения постановления об управляющем воздействии на объект управления. Поэтому эффективность системы управления складывается из таких компонентов:
– своевременность, полнота и достоверность оценки текущего и прогнозируемого
состояния управляемого объекта (качество обратной связи);
– функциональная полнота, организационная слаженность и экономичность управленческих бизнес-процессов (качество субъекта управления);
– своевременность, точность и выгодность управленческих решений (качество управляющего воздействия);
– долговременное развитие управляемого объекта или процесса.
К сожалению, какие элементы входят в систему управления организации автор статьи не указывает. А без понимания этого невозможно воздействовать на систему управления целенаправленно, т.е. пытаться ее сформировать или изменить.
Приведем примеры из разных источников, где сказано, что входит в систему управления:
1) Система управления (СУ) включает в себя три составные части: управляемую систему, управляющую систему и связи между ними (Большая российская энциклопедия).
Базовая структура системы управления. Иллюстрация из книги: Теория управления (дополнительные главы). Под ред. Д. А. Новикова. Москва, 2019. С. 13.
2) Система управления – это организованная совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих целенаправленное воздействие на объект управления для достижения поставленных целей. Анализ эффективных моделей управления показывает, что любая работоспособная система состоит из трех фундаментальных элементов.
Первый элемент – организационная структура.
Второй элемент – управленческие функции.
Третий элемент – механизмы управления.
(сайт:https://sky.pro/wiki/management/glavnye-elementy-sistemy-upravleniya-struktura-funktsii-mehanizmy/).
3) Некоторые элементы системы управления:
- Стратегическое управление.
- Организационная структура.
- Процессы управления.
(сайт:https://yandex.ru/search/?text=система+управления+в+организации+это&clid=3735489&win=694&lr=119953)
4) Система управления — совокупность взаимосвязанных элементов (целей, функций, организационных структур управления, методов управления, кадров управления и др.) и субподсистем управляющей подсистемы, взаимодействующих между собой и участвующих в том или ином виде в процессе воздействия на объекты управления (управляемую подсистему) для достижения главной, основных и других целей системы.
Объектом управления является управляемая подсистема. Данная система представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, обеспечивающих производственный процесс создания продукции и услуг для достижения определенных целей системы.
Состав производственной подсистемы:
1. В основном производстве к таким подразделениям относятся, как правило, цехи, изготавливающие основную продукцию.
2. Во вспомогательном производстве основу производственной структуры также составляют цехи, но изготавливающие вспомогательную продукцию, потребляемую непосредственно при производстве основной продукции предприятия.
3. Обслуживающее производство включает подразделения, предназначенные для обслуживания основного и вспомогательного производств. К ним могут относится, например, транспортные, складские, энергетические, сантехнические и другие хозяйства.
Есть и другие подходы к тому, что входит в систему управления организации. Такое разнообразие в определении элементов системы управления вызвано тем, что единого понимания, что такое система управления организации и что в нее входит нет. Раз нет единого подхода, значит нет единого стандарта и порядка действий, т.е. работы с ней. Отсюда следует, что разное понимание ведет к разным действиям со стороны как руководителей (владельцев), так и специалистов, занимающимися вопросами управления в организации.
Понимая важность системы управления для деятельности организации, руководители (владельцы) тем не менее ставят перед собой цель – повысить эффективность системы управления, но на выходе после реализации плана получают в лучшем случае повышение производительности труда, так как кроме методологии бизнес-процессов (операционных процессов) другого проработанного материала, касающегося вопросов управления, чтобы можно было использовать на практике, практически нет. Все-таки хочется отметить, что большинство руководителей (владельцев), не смотря на отсутствие разработанных теоретических материалов, касающихся вопросов управления и системы управления в организации, решают эту задачу исходя из потребности бизнеса и своих практических навыков. Получается у них это конечно по-разному, но их вины в этом нет.
Давайте посмотрим, что такое система управления организации?
Система управления организации – это целостная совокупность взаимосвязанных элементов, оказывающих воздействие друг на друга, на субъекты и объекты управления, а также на результат деятельности организации, и которые должны способствовать достижению поставленной руководителем (владельцем) цели (определение автора).
Необходимо, чтобы все элементы системы управления были проработаны до такой степени, чтобы затраты на это были минимальными, и достаточны с точки зрения поддержания успешного функционирования организации и решения поставленных задач. Насколько требуется их проработка и от чего зависит их достаточность определяется руководителем (владельцев) организации исходя из различных факторов, а именно:
1. Размеры организации.
2. Поставленная цель.
3. Разработанная бизнес-модель.
4. Состав сотрудников (их знания, опыт, компетенции).
5. Используемые средства связи и оборудование для работы с данными и документами.
Система управления должна способствовать выполнению всех возникающих в организации задач наиболее эффективным способом, т.е. с минимально необходимыми затратами на ее формирование и поддержание при максимальном воздействии на субъектов и объектов управления. При изменении какого-либо фактора должна проводиться работа по выявлению соответствия существующей системы управления (элементов) для выполнения новых задач и если требуется, то внести в нее (в элементы) необходимые изменения.
Система управления тогда будет эффективной, когда она будет оптимальной, т.е. с минимально необходимыми затратами на ее формирование и поддержание, и когда она будет способствовать достижению поставленной цели организации не зависимо от условий, в которых ей приходится осуществлять свою деятельность.
Нет универсального рецепта одинакового для всех, т.е. какой должна быть система управления и насколько глубоко ее элементы должны быть проработаны. Каждая организация должна создавать такую систему управления, которая обеспечит ей выполнение поставленных задач, ведущих к достижению поставленной цели.
Что значит создать оптимальную систему управления?
Оптимальная система управления – это определение таких параметров, входящих в нее элементов системы управления, которые будут достаточными для реализации поставленной цели. Если какой-либо элемент системы управления не позволяет решать поставленные задачи наилучшим для деятельности сотрудника и организации образом, то необходимо осуществить его настройку, т.е. привести к такому состоянию, которое создает благоприятные условия для их использования.
Рассмотрим элементы системы управления организации и их воздействие на сотрудников (классификация элементов управления автора):
1. Внешние управляющие документы. Требуется наличие в базе данных организации всех необходимых для осуществления деятельности компании нормативно-правовых актов (НПА), касающихся ее деятельности, с которыми должны быть ознакомлены и иметь возможность обращаться по мере необходимости все сотрудники. Также необходимо выстроить систему контроля выполнения сотрудниками, указанных в нормативно-правовых документах требований и отслеживания появления новых НПА со своевременным их доведением до сотрудников.
Например, если сотрудники не будут соблюдать установленные ГОСТы или ОСТы, которые требуются для производимых организацией продуктов, то результат для организации вряд ли будет положительным. Если сотрудники не соблюдают правила безопасности при выполнении работ, то нанесение ущерба как самим сотрудникам, так и организации, это только вопрос времени.
2. Внутренние управляющие документы(нормативно-методические и организационно-распорядительные документы). НМД необходимы для осуществления сотрудниками работ определенным, установленным руководителем образом. Это не значит, что в каждой компании необходимо описать все операции и технологии работы. Их необходимо разрабатывать тогда, когда без них возникают ошибки у сотрудников из-за своего понимания выполняемых процессов, что оказывает влияние на конечные результаты их труда. НМД предназначены не только для руководителя, который будет знать, что и как должны делать сотрудники и соответственно планировать их деятельность, но и для самих сотрудников, от которых требуется выполнять работу только установленным в НМД образом.
Всегда ли необходимо наличие НМД? Нет, конечно. В небольшой организации, где несколько сотрудников и руководитель непосредственно общаются друг с другом, а сотрудники имеют необходимые знания и опыт, необходимый для выполнения работ, скорее всего разрабатывать НМД не требуется. С увеличением объема работы, количества сотрудников и уровней управления без НМД уже будет сложно обойтись, так как приходят новые сотрудники, которых надо вводить в курс дела, и руководитель уже через регламенты осуществляет воздействие на сотрудников. Конечно, только НМД не научат сразу нового сотрудника, как и что он должен делать, но понимание порядка выполнения своей работы, с кем и как он должен взаимодействовать у него уже будет, а более опытные сотрудники или его руководитель всегда проконсультируют его при возникновении вопросов, которые наверняка возникнут.
ОРД позволяют доносить до сотрудников задачи, которые они должны выполнять. Это официальные документы руководителя организации, в которых сотрудникам ставятся задачи, определяются ответственные лица, состав команд, которые будут их выполнять, сроки и другое.
От установленного порядка работы с этими документами зависит время на их разработку, согласование и введение их в действие. Обычно, в организациях много времени уходит на согласование документов. А это то время, которое руководитель или сотрудник отнимает от выполнения своих непосредственных обязанностей. А если в согласовании участвуют много сотрудников, то сколько рабочего времени будет потеряно? Вряд ли разумный руководитель согласится с такими потерями.
3. Система планирования и отчетов (это определение цели, утверждение стратегии развития, разработка планов – постановка задач сотрудникам и контроль их исполнения).
Отсутствие цели, стратегии, плана и контроля его выполнения в организации – это путь организации в никуда. Поэтому наличие НМД и ОРД, касающихся этих вопросов не вызывает сомнения. Да, в небольшой компании, где работают несколько сотрудников, такие документы могут быть излишни, так как все это имеется в голове руководителя, который всегда может довести эту информацию непосредственно своим сотрудникам.
Этот элемент системы управления, как и любой другой, следует углублять, расширять и детализировать тогда, когда это необходимо для осуществления деятельности, когда без наличия таких документов (определения цели, разработанной стратегии, составленных и утвержденных планов) у руководителей нижних уровней и сотрудников начнут возникать сложности в выполнении своих обязанностей.
4. Структура управления, включая организационную структуру.
Осуществляя свою деятельность, в каждой организации приходится решать определенные задачи (маркетинг, коммерческая деятельность, планирование, работа с финансами, логистика и др.). Для решения указанных и других задач принимаются на работу отдельные специалисты, а если объем работы большой, то создаются функциональные подразделения. Таким образом, в организации формируется структура управления, где каждая задача имеет своего исполнителя (специалиста, если объем небольшой, или подразделение).
Руководитель организации для управления функциональными подразделениями назначает руководителей этих структурных подразделений. Важно, чтобы руководитель функционального подразделения имел в подчинении только сотрудников, которые выполняют работу в одинаковой сфере знаний. Практический опыт показывает, что если назначить под управление коммерческого директора руководителя Отдела логистики, то результат такой их деятельности вряд ли будет положительным, так как они выполняют разные задачи, у них разные показатели их деятельности и т.п. При этом коммерческий директор при решении вопросов всегда будет отдавать приоритет решению коммерческих вопросов, а вопросы, касающиеся перевозок и складской обработки продуктов будут на втором плане, что негативно будет влиять как на развитие логистики, так и на общий результат деятельности организации.
При необходимости, исходя из требования производства, могут создаваться подразделения, имеющие в своем составе специалистов из разных областей знания (например, комплексная (сквозная) бригада и др.). Главное, чем следует руководствоваться при формировании таких структурных подразделений – это насколько их создание поможет в осуществлении поставленных руководителем организации задач.
Правильно выстроенная структура управления, направленная для решения определенных задач, ведущих в поставленной цели, является залогом успешной деятельности организации. При изменении цели организации следует проверить, насколько имеющаяся структура управления будет способствовать ее реализации и при необходимости внести в структуру управления необходимые изменения.
Организационная структура – это всего лишь отражение сложившейся в организации структуры управления с учетом наличия у руководителя организации заместителей, если они необходимы, и наличия в структурных подразделениях руководителей и сотрудников, исходя из объема выполняемых ими работ. Все данные, необходимые для формирования схемы организационной структуры, берутся из штатного расписания организации. Поэтому совершенствование организационной структуры происходит только тогда, когда изменяется бизнес-модель или вносятся изменения в операционные процессы или в процессы управления.
5. Распределение полномочий и ответственности у руководителей всех уровней управления и исполнителей.
Грамотное распределение полномочий между руководителями всех уровней позволяет оперативно решать текущие задачи, высвобождая у руководителей верхнего уровня время на решение задач стратегического уровня. Также некоторый функционал, носящий рутинный характер и не требующий принимать принципиальные решения, может быть передан исполнителям, что необходимо закреплять в регламентных документах для избежания ошибок с их стороны. Такое распределение обязанностей позволит исполнителям решать различные повторяющиеся задачи оперативно, что будет положительно сказываться на результатах работы и остальных сотрудников, которые зависят от этих решений.
6. Система мотивации сотрудников.
Только заинтересованный в результатах деятельности организации сотрудник, не зависимо от занимаемой должности, может выдать наилучший результат. Создание системы мотивации (поощрения и наказания) будет способствовать более успешному решению поставленных задач, что может существенно повлиять на достижение поставленной руководителем организации цели.
7. Используемые средства связи между субъектами и объектами управления.
Современные средства связи позволяют осуществлять передачу информации на любые расстояния практически мгновенно. Поэтому их использование в организации может привести к повышению эффективности деятельности сотрудников и, соответственно, всей организации. Особенно это касается средних и крупных организаций, а также организаций, имеющих географически распределенную структуру управления. Оперативный обмен документами и данными позволяет сотрудникам быстрее решать задачи.
8. Используемые средства обработки информации.
Работа с данными выполняется в той или иной степени в любом подразделении. Особенно это касается офисных подразделений, которые и предназначены в первую очередь работать с информацией. Поэтому применяемые средства обработки информации могут как уменьшить, так и увеличить время выполнении сотрудниками своих задач. Разные организации имеют различную потребность и возможность в использовании современных информационных технологий (программ). Поэтому желательно исходить из своих возможностей и получаемых от их использования преимуществ, так как стоимость этих программ может не окупиться в разумные сроки.
9. Знания, опыт и компетентность сотрудников, а также их моральные качества.
Все, что делается в организации, делается руками сотрудников. Выполнять поставленные задачи могут только сотрудники (руководители и исполнители), которые имеют необходимые для этого знания, опыт и компетенции. Если сотрудник не обладает такими характеристиками, то ждать от него намеченных результатов вряд ли стоит. Более того, результат деятельности такого сотрудника может поставить под угрозу достижение поставленной цели, если это руководитель.
Чем более высокую позицию занимает сотрудник, тем больше от его поступков зависят результаты работы как подразделения (если руководитель среднего уровня управления), так и всей организации (если руководитель верхнего уровня управления). Поэтому важно, чтобы каждую должность, не зависимо от занимаемой позиции и выполняемых работ, занимал такой сотрудник, который соответствует этой должности. Тех, кто становится руководителем, требуется дополнительное обучение для выполнения ими своих обязанностей. Если для подготовки специалистов имеются различные учебные заведения, то для подготовки руководителей такая системы образования отсутствует. Однако имеются различные курсы и программы, которые дают руководителям необходимые знания.
Поиск таких сотрудников и привлечение их к выполнению задач – залог успешного развития организации. Необходимо создать в организации такую систему подбора кадров, которая бы позволяла решать эту задачу наилучшим образом, т.е. по мере возникновения потребности в организации вакансия должна закрываться достойным кандидатом.
Как можно добиться повышения эффективности системы управления организации?
Для этого необходимо провести приведение всех элементов системы управления в такое состояние, чтобы они способствовали достижению поставленной руководителем (владельцем) цели организации. Все-таки основной целью руководителя (владельца) организации является повышение эффективности ее деятельности (конкурентоспособности, снижения расходов, расширения деятельности и др.) за счет, в том числе и повышения эффективности системы управления.
Предлагается следующий порядок работы с элементами системы управления для повышения ее эффективности:
1. Провести анализ элементов управления на соответствие их в достижении цели организации при выполнении сотрудниками задач.
2. Определить, какие изменения в элементах управления требуется осуществить, если это требуется, что для этого надо сделать и смоделировать целевую модель элемента, где будут вноситься изменения.
3. Составить план работы по совершенствованию элементов системы управления и назначить ответственных.
4. Ознакомить всех сотрудников с планом работы по совершенствованию элементов системы управления и какие результаты от этого ожидаются.
5. Выполнить план по приведению элементов системы управления для их соответствия с поставленной целью организации.
6. Отслеживать результаты применения элементов системы управления на деятельность сотрудников, выполняющих поставленные задачи, и вносить при необходимости корректировку в целевую модель элемента системы управления.
7. Проанализировать результаты деятельности организации до и после внесения изменений в элементы системы управления (повысилась ли эффективность системы управления после внесения изменений в ее элементы, т.е. как это отразилось на эффективности всей организации) и определить дальнейшие действия.
Комментарии:
1. Только знание и понимание руководителями и специалистами организации, что такое система управления, из чего она состоит и как осуществляется воздействие элементов системы управления друг на друга, а также на субъекты и объекты управления позволяет осуществлять работу с ней, чтобы достигнуть требуемых результатов (осуществлять ее совершенствование и оптимизацию).
2. При постановке цели – повышение эффективности системы управления, от руководителя (владельца) организации необходимо понимание, что это масштабный проект, требующий значительных человеческих, временных и финансовых ресурсов, так как он затрагивает практически все аспекты деятельности организации.
3. Выполнение такого масштабного проекта силами специалистов организации в силу новизны материала (нет аналогов) представляется маловероятным. Необходимо привлечение консультантов, обладающих необходимыми компетенциями в этой теме, а также потребуется участие специалистов, занимающимися современными информационными технологиями, так как его реализация в определенной части может потребовать разработки и внедрения необходимых программных продуктов.
Вы можете принять участие в обсуждении различных вопросов, касающихся управления в организации, на моем ТГ-канале Управление – Новый подход: https://t.me/upravlenie_novyj_podhod/5