Друзья, сегодня поговорим о том, что губит половину малого бизнеса — неправильный учёт дебиторской и кредиторской задолженности. Вот прям реально видел случаи, когда у компании миллионные обороты, а денег на зарплату нет. Знаете почему? Потому что вся прибыль "висит" в дебиторке!
И наоборот — есть предприниматели, которые годами не следят за кредиторской задолженностью, а потом удивляются, откуда взялись огромные штрафы и пени. Давайте разберёмся, как правильно вести учёт задолженностей, чтобы ваш бизнес не накрылся медным тазом.
Что такое дебиторка и кредиторка простыми словами
Дебиторская задолженность (ДЗ) — это те, кто должен ВАМ
- Покупатели, которые получили товар, но ещё не заплатили
- Подотчётные лица (сотрудники), которым выдали деньги в подотчёт
- Поставщики, которым переплатили или которые не поставили товар после предоплаты
- Государство, если вы переплатили налоги
Кредиторская задолженность (КЗ) — это те, кому должны ВЫ
- Поставщики за полученный товар
- Сотрудники по зарплате
- Налоговая по налогам и взносам
- Банки по кредитам
- Арендодатели
Получается простая схема: дебиторка — ваши деньги у других, кредиторка — чужие деньги у вас.
Почему важно контролировать задолженности
Проблемы с дебиторской задолженностью:
- Кассовые разрывы — на бумаге прибыль есть, а денег в кассе нет
- Безнадёжные долги — клиенты могут обанкротиться или просто исчезнуть
- Инфляционные потери — деньги, которые не поступили вчера, завтра будут стоить меньше
Проблемы с кредиторской задолженностью:
- Штрафы и пени — за просрочку платежей
- Потеря деловой репутации — поставщики откажутся работать
- Судебные разбирательства — принудительное взыскание через суд
У меня был клиент, ИП из сферы клининга. Работал с крупными офисными центрами, обороты хорошие — по 2 млн в месяц. Но дебиторку не контролировал. В итоге один крупный клиент обанкротился, оставив долг в 6 млн рублей. ИП чуть сам не разорился!
Классификация задолженностей — знать обязательно!
По срокам погашения:
- Краткосрочная — до 12 месяцев
- Долгосрочная — более 12 месяцев
По степени надёжности:
- Нормальная — срок платежа ещё не наступил
- Просроченная — срок прошёл, но есть шансы получить деньги
- Сомнительная — высокий риск, что деньги не вернут
- Безнадёжная — практически нереально взыскать
Как правильно вести бухгалтерский учёт задолженностей
Дебиторская задолженность отражается по дебету счетов:
- 60 — расчёты с поставщиками (когда мы им переплатили)
- 62 — расчёты с покупателями
- 76 — расчёты с прочими дебиторами
- 71 — подотчётные лица
- 73 — расчёты с персоналом (займы сотрудникам)
Кредиторская задолженность — по кредиту счетов:
- 60 — поставщики и подрядчики
- 62 — покупатели (предоплаты от них)
- 66, 67 — краткосрочные и долгосрочные кредиты
- 68 — налоги и сборы
- 69 — социальные взносы
- 70 — зарплата
- 76 — прочие кредиторы
Важно: Обязательно ведите аналитический учёт по каждому контрагенту! Иначе разобраться, кто сколько должен, будет нереально.
Документальное оформление — без бумажки ты букашка!
Что должно быть:
- Договоры с контрагентами с указанием сроков оплаты
- Счета, накладные, акты — первичные документы
- Платёжные поручения — подтверждение оплаты
- Акты сверки — регулярная сверка взаимных расчётов
При списании задолженности:
- Инвентаризация расчётов с контрагентами
- Бухгалтерская справка с обоснованием списания
- Приказ руководителя о списании
Без правильно оформленных документов налоговая может не признать ваши расходы на создание резервов или списание безнадёжных долгов.
Как взыскивать дебиторскую задолженность — пошаговый план
Этап 1: Досудебное взыскание
Шаг 1: Мягкие напоминания
- Звонки, СМС, письма на email
- Напоминания через личный кабинет клиента
- Неформальное общение
Шаг 2: Официальная претензия
- Направляется заказным письмом с описью вложения
- Указывается сумма долга, основания, сроки оплаты
- Предупреждается о возможных санкциях
Образец претензии:
ООО "Должник"
От ООО "Кредитор"
ПРЕТЕНЗИЯ
На основании договора №__ от __ вами получен товар на сумму _____ рублей.
Срок оплаты по договору: ________
Задолженность составляет: _____ рублей.
Требуем погасить задолженность в течение 10 календарных дней.
В случае неисполнения требования будет подан иск в арбитражный суд.
Этап 2: Судебное взыскание
Документы для суда:
- Договор с должником
- Документы о поставке товара/оказании услуг
- Документы об отгрузке
- Претензия и доказательства её направления
- Расчёт задолженности
Порядок действий:
- Подача искового заявления в арбитражный суд
- Участие в судебных заседаниях
- Получение исполнительного листа
- Передача исполнительного листа приставам
Налоговые особенности — сэкономьте на налогах законно!
Резерв по сомнительным долгам
Если дебиторская задолженность просрочена более 45 дней, можно создать резерв и уменьшить налогооблагаемую прибыль.
Как рассчитать резерв:
- Просрочка 45-90 дней — резерв 50% от суммы долга
- Просрочка более 90 дней — резерв 100%
Списание безнадёжных долгов
Через 3 года (срок исковой давности) долг можно списать как безнадёжный и включить в расходы.
Условия для списания:
- Истёк срок исковой давности (3 года)
- Должник ликвидирован/умер
- Судебные приставы вернули исполнительный лист без взыскания
Автоматизация учёта — работайте эффективнее!
Программы для учёта:
- 1С:Бухгалтерия 8 — классика для полного учёта
- МоёДело — простой сервис для малого бизнеса
- Контур.Бухгалтерия — облачное решение
- Эльба — для ИП и микробизнеса
Специализированные сервисы взыскания:
- Simple Collect — автоматизация работы с должниками
- Jetap — управление дебиторской задолженностью
- Контур.Право — юридическое сопровождение взыскания
Что даёт автоматизация:
- Автоматические напоминания должникам
- Контроль сроков платежей
- Аналитические отчёты
- Интеграция с банк-клиентом
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка №1: Не контролируют сроки
Многие забывают про исковую давность. Через 3 года без обращения в суд долг списать нельзя будет — только как убыток.
Решение: Ведите реестр задолженностей с указанием дат и сроков.
Ошибка №2: Неправильно классифицируют долги
Путают краткосрочную и долгосрочную задолженность, не разделяют по степени надёжности.
Решение: Используйте аналитические счета и субсчета в программе учёта.
Ошибка №3: Не создают резервы
Не формируют резерв по сомнительным долгам, теряют возможность снизить налоги.
Решение: Автоматически создавайте резервы по правилам НК РФ.
Ошибка №4: Плохо документируют операции
Нет договоров, актов сверки, претензий — сложно доказать долг в суде.
Решение: Всё оформляйте документально, ведите переписку в письменном виде.
Контроль кредиторской задолженности — не доводите до суда!
Ведите календарь платежей:
- Сроки оплаты поставщикам
- Даты выплаты зарплаты
- Сроки уплаты налогов
- График погашения кредитов
Приоритеты при нехватке денег:
- Зарплата — иначе сотрудники разбегутся
- Налоги — чтобы не заблокировали счета
- Ключевые поставщики — без которых бизнес встанет
- Остальные — по мере поступления денег
Договаривайтесь с кредиторами:
Если денег нет — не молчите! Звоните, объясняйте ситуацию, просите отсрочку. Большинство поставщиков пойдут навстречу, если вы честно объясните проблемы.
Аналитика и отчёты — управляйте на основе данных
Ключевые показатели:
- Оборачиваемость дебиторской задолженности = Выручка / Среднегодовая ДЗ
- Период оборачиваемости ДЗ = 365 дней / Оборачиваемость ДЗ
- Доля просроченной ДЗ = Просроченная ДЗ / Общая ДЗ × 100%
- Соотношение ДЗ и КЗ — в идеале должно быть примерно равным
Полезные отчёты:
- Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60, 62, 76
- Анализ счетов 60, 62 с расшифровкой по контрагентам
- Реестр старения дебиторской задолженности
- Карточки расчётов с контрагентами
Практические советы из опыта
- Предоплата — ваш друг: По возможности работайте по предоплате или с частичной предоплатой.
- Лимиты на клиентов: Установите максимальную сумму отгрузки в долг для каждого клиента.
- Система скидок: Давайте скидку за досрочную оплату — выгоднее, чем потом взыскивать долги.
- Личные отношения: Поддерживайте хорошие отношения с ключевыми клиентами — они реже "кидают".
- Страхование: Для крупных сделок рассмотрите страхование дебиторской задолженности.
Что делать прямо сейчас — план действий
На этой неделе:
- Проведите инвентаризацию всех расчётов с контрагентами
- Выясните, кто и сколько вам должен
- Определите просроченную задолженность
- Отправьте напоминания должникам
В этом месяце:
- Настройте аналитический учёт по контрагентам
- Создайте резерв по сомнительным долгам
- Спишите безнадёжную задолженность
- Внедрите систему контроля сроков платежей
На постоянной основе:
- Еженедельно контролируйте поступление платежей
- Ежемесячно проводите сверку с контрагентами
- Ежеквартально анализируйте структуру задолженностей
- При необходимости обращайтесь в суд
Заключение
Правильный учёт дебиторской и кредиторской задолженности — это не просто бухгалтерская формальность. Это инструмент управления денежными потоками, который может спасти ваш бизнес от банкротства или, наоборот, привести к процветанию.
Помните: лучше потратить время на настройку учёта и контроля сейчас, чем потом тратить нервы и деньги на взыскание долгов через суд. А ещё лучше — с самого начала работать так, чтобы проблемных долгов не возникало.
Контролируйте задолженности, автоматизируйте процессы, и пусть ваш бизнес всегда будет в плюсе!
Записывайтесь на консультацию: 👉 https://t.me/Aleksandr_Makarov_21
Подписывайтесь на мои социальные сети – у меня все про налоги, бухгалтерию и финансы:
- Telegram-канал: https://t.me/MakarovKonsalting
- Нельзяграм*: https://www.instagram.com/makarov.konsalting
- ВКонтакте: https://vk.com/makarovkonsalting
*META (заблокированная организация на территории РФ)