Клиент:
Средняя строительная компания, на рынке более 10 лет. Специализируется на строительстве многоквартирных домов. Штат — около 50 человек.
Запрос:
Компания стремительно выросла: появились новые подразделения, увеличился штат, но система управления не успела адаптироваться к масштабированию. Попытка внедрить CRM-систему Битрикс24 оказалась безрезультатной — автоматизация не сработала из-за отсутствия базовой управленческой инфраструктуры.
Клиент обратился с запросом на наведение порядка: определить зоны ответственности, описать процессы, разработать регламенты и выстроить эффективную вертикаль управления.
Проблематика, выявленная по итогам аудита:
- Отсутствие стратегии — сотрудники не понимают, куда движется компания и какова их роль в достижении целей.
- Неоптимальные и неформализованные бизнес-процессы — дублируются функции, отсутствует единый подход к работе.
- Нет регламентов и инструкций — сотрудники действуют по наитию, каждое подразделение работает по-своему.
- Размытые зоны ответственности — задачи «висят в воздухе» или дублируются несколькими сотрудниками.
- Перегруженность руководителей — топ-менеджеры вовлечены в рутину, не хватает времени на управление.
- Коммуникационные сбои — отсутствует структурированная передача задач и контроль выполнения.
Что было сделано:
1. Аудит бизнес-процессов:
- Проведено анкетирование и интервью с ключевыми сотрудниками и руководителями.
- Выявлены системные узкие места, зоны хаоса и управленческие «провалы».
По результатам аудита бизнес-процессов выявлено, что 59% бизнес-процессов находятся вне ответственности. Т.е. не имеют закрепленных владельцев процессов. 80% руководителей перегружены. Абсолютно все бизнес-процессы оцениваются как "слабые".
2. Стратегическая сессия (3 дня):
С целью формализации бизнес-стратегии компании была проведена трехдневная стратегическая сессия с привлечением собственников и ключевых руководителей.
- Проведён SWOT-анализ — выявлены сильные и слабые стороны компании, а также внешние возможности и угрозы.
- Выполнен PEST-анализ, позволивший учесть политические, экономические, социальные и технологические факторы, влияющие на бизнес.
- Разработана стратегическая карта компании на основе методологии Balanced Scorecard (BSC): определены цели и ключевые показатели по четырём перспективам — финансы, клиенты, внутренние процессы, развитие и обучение.
- Все участники сессии пришли к единому пониманию стратегических приоритетов и ключевых направлений развития.
- Сформированы инициативы и проекты, направленные на реализацию стратегии.
3. Проектирование системы управления:
Разработана архитектура бизнес-процессов в нотации IDEF0.
- Оптимизированы ключевые процессы — устранено дублирование, выстроена логика взаимодействия.
- Все модели, документы и организационные элементы разрабатывались в специализированной системе Business Studio, что обеспечило:
- Единую информационную базу — все процессы, документы и структуры связаны между собой в единой модели управления.
- Повышенную прозрачность — удобно визуализировать и объяснять взаимосвязи между функциями, ролями и подразделениями.
- Ускорение подготовки документации — автоматическая генерация должностных инструкций, положений, матриц ответственности и других документов из модели.
- Готовность к масштабированию — модель может дополняться и развиваться по мере роста компании.
- В рамках проектирования были подготовлены:
- Матрицы RACI — закреплены зоны ответственности за каждый процесс.
- Должностные инструкции — составлены на основе реальных функций и связаны с процессной моделью.
- Положения о подразделениях — отражают функционал, подчинённость и цели каждого отдела.
- Организационная структура — переработана с учётом оптимальной загрузки руководителей и бизнес-логики.
- ЦКП (Ценный конечный продукт) — разработан на уровне компании, отделов и сотрудников.
- Организующая схема — создана визуальная модель, описывающая принципы управления и подчинённости в компании.
4. Внедрение электронного документооборота:
- Выбрана и внедрена система на базе 1С:Документооборот.
- Регламенты переведены в цифровую среду, упрощена работа с заявками, договорами и согласованиями.
>> Еще больше статей в нашем телеграм канале https://t.me/b_analitik
>> Наши услуги https://bpm-expert.online/