Работа в семейном офисе — это многозадачность на уровне высшего пилотажа. Личные ассистенты ежедневно сталкиваются с большими объемами рутины, которые легко могут затопить даже самого организованного специалиста. От отчетов по тратам до бронирования путешествий, от напоминаний о вакцинации питомца до контроля оплаты счетов за охрану и школу— список задач бесконечен.
Автоматизация процессов с помощью простых сервисов (task-менеджеров) и грамотных таблиц Excel помогает не только выжить в этой круговерти, но и освободить время для действительно важных задач — стратегического планирования, сопровождения проектов, или, наконец, обеда.
Зачем автоматизировать рутину?
Если вы чувствуете, что:
- повторяете одни и те же действия каждый день
- ловите себя на мысли «я это уже делала в прошлом месяце, где бы найти этот файл»
- проводите часы в переписке о том, оплатили ли уже тренера по теннису…
Пора автоматизировать. Автоматизация не обязательно означает дорогое ПО или IT-отдел. Часто достаточно бесплатных инструментов, здравого смысла и системности.
Польза автоматизации в управлении процессами:
- Снижение количества ошибок
- Повышение прозрачности процессов
- Ускорение обработки рутинных задач
- Легче делегировать и контролировать
- Быстрый доступ к актуальной информации
Сервисы, которые подходят для разных задач в семейном офисе:
1. Notion или Trello — управление задачами
Если у вас более одного проекта или члена семьи, с которым вы работаете, заведите дашборд:
- «Поручено» — все входящие задачи
- «В процессе» — то, чем вы занимаетесь сейчас
- «Готово» — всё завершённое
Можно добавить подпроект «Питомцы», «Недвижимость», «Документы» и в них — задачи, ссылки, файлы. Это идеальный способ делегировать: просто делитесь карточкой с коллегами или членами семьи.
2. Google Календарь + напоминания
Создайте отдельный календарь для:
- Медосмотров
- Платежей (например, оплата школы, детского сада и т.д.)
- Переоформлений (документы, страховки)
Прелесть — можно установить напоминания, и ваш телефон напомнит за 3 дня о продлении визы, а не вы в панике вспомните в ночь перед вылетом.
3. Google Forms + Google Sheets — учёт расходов персонала
Настройте простую форму, которую заполняют домработница или водители:
- Дата
- Что куплено
- Сумма
- Фото чека
Результаты автоматически падают в таблицу. А вы делаете финансовую отчетность за 15 минут, а не за вечер пятницы с ворохом чеков.
Как использовать Excel
Многие недооценивают Excel, но это мощный инструмент в руках ассистента.
1. Таблица активов и имущества
- Недвижимость (адрес, статус документов, страховка, дата эксплуатационного обслуживания)
- Автомобили (VIN, дата ТО, страховка, водитель и т.д.)
- Ценные вещи (часы, украшения, произведения искусства и т.д.)
Это база для управления имуществом, контроля страхования и оценки активов.
2. План-график поездок
- Дата поездки
- Направление
- Члены семьи
- Визы / паспорта
- Бронирование / билеты/размещение
- Водитель / трансфер
Можно добавить статус каждой строки — «завершено», «в процессе», "ожидает».
3. Таблица с данными по персоналу
- ФИО
- Дата выхода
- Дни отпуска
- Контракт / договор
- Мед. книжка / проверка службы безопасности
Добавьте цветовую маркировку (условное форматирование) — истекающие документы будут подсвечиваться автоматически.
Выберите task-менеджер — это удобное приложение, которое поможет вам и вашей команде организовать все задачи в одном месте, не забывать о дедлайнах и держать работу под контролем.
Какую программу выбрать: WEEEK, TRELLO, TODOIST, ASANA, YOUGILE- решать только вам, исходя из анализа ваших задач.
С чего начать?
- Выберите 2–3 задачи, которые отнимают больше всего времени
- Решите: таблица Excel или внешний сервис?
- Настройте шаблоны
- Введите правило: "никаких ручных чатов"
- Проводите ревизию раз в месяц: что можно автоматизировать ещё?
Задача ассистента - не «помогать», а организовывать систему и управлять процессами.
Не бойтесь Excel и не стесняйтесь автоматизировать даже мелочи — именно они крадут ваше время, фокус и спокойствие. А в профессии ассистента спокойствие и точность — главные активы.
Когда вы переводите рутину в цифровые инструменты, вы не просто облегчаете себе жизнь,вы формируете цифровой бэк-офис, который можно масштабировать, передавать, описывать. А это — уже шаг к позиции управляющего.
Хотите узнать больше про задачи ассистента и управляющего в семейном офисе, переходите по ссылке в Telegram-канал https://t.me/premiumfamilyoffice.