Как правильно оформлять счета? Разбор инвойсов и ресиптов

Как правильно оформлять счета? Разбор инвойсов и ресиптов

Каждый счёт (Invoice), квитанция (Receipt) или налоговый счёт (Tax Invoice) должен содержать заголовок с полной информацией о компании:

🟡официальное название;

🟡зарегистрированный адрес;

🟡налоговый идентификационный номер (не путайте с номером НДС);

🟡слово «Головной офис (Headquarters)», если документ выдан головным офисом.

Если у компании есть филиалы, указывается «Филиал № XX (Branch no. XX)» для документов от филиала.

После заголовка пишется название документа:

🟢«СЧЁТ (INVOICE)»

🟢«КВИТАНЦИЯ (RECEIPT)»

🟢«НАЛОГОВЫЙ СЧЁТ (TAX INVOICE)» или

🟢«КВИТАНЦИЯ/НАЛОГОВЫЙ СЧЁТ (RECEIPT/TAX INVOICE)»

Нумерация

У вышеперечисленных документов должны быть отдельные последовательные номера.

Например:

➡️ Вы выставляете счета (Invoices) клиентам, но они могут не оплатить их сразу.

Или оплачивают несколько счетов (Invoices) одним платежом — тогда вы выдаёте одну квитанцию (Receipt) и один налоговый счёт (Tax Invoice)

➡️ Если счёт (Invoice) выставлен за расходы без НДС, то при оплате вы выдаёте только квитанцию (Receipt), а не налоговый счёт (Tax Invoice).

➡️ Нельзя пропускать номера в последовательности (например, 1, 2, 3, 5 без 4).

⚡️⚡️⚡️⚡️ Если нужно отменить счёт (Invoice), обратитесь к бухгалтеру.

Рекомендуемые форматы номеров:

✅ Счёт (Invoice): I250501 (I — счёт / Invoice, 25 — 2025 год, 05 — май, 01 — номер счёта / Invoice в мае)

✅ Налоговый счёт (Tax Invoice): T250501 (T — налоговый счёт / Tax Invoice, 25 — 2025 год, 05 — май, 01 — номер)

✅ Квитанция (Receipt): R250501 (R — квитанция / Receipt, 25 — 2025 год, 05 — май, 01 — номер).

Копии документов

Каждый документ должен иметь один оригинал и 2–3 копии:

🟡Оригинал — для клиента

🟡Одна копия — для бухгалтера

🟡1–2 копии — для вас

Крупные компании часто просят оригинал и копию

На первой странице укажите «СЧЁТ (INVOICE)», «НАЛОГОВЫЙ СЧЁТ (TAX INVOICE)» или «КВИТАНЦИЯ (RECEIPT)».

На следующих страницах добавьте «КОПИЯ (COPY)»

(например, «СЧЁТ (INVOICE) (КОПИЯ / COPY)»).

Когда выдавать документы?

Обычно за услуги или предоплату вы выставляете только счёт (Invoice).

В сервисном бизнесе налоговый счёт (Tax Invoice) не нужен, пока не получена оплата.

Некоторые компании объединяют квитанцию (Receipt) и налоговый счёт (Tax Invoice) в один документ — «КВИТАНЦИЯ/НАЛОГОВЫЙ СЧЁТ (RECEIPT/TAX INVOICE)» — и выдают его после платежа.

➡️ Записаться на консультацию к специалисту @alina_nirah

#Таиланд #БизнесВТаиланде #Инвойсы #Квитанции #Бухгалтерия