Эксперты, топ-менеджеры и блогеры уверяют, что без тайм-менеджмента сложно оставаться продуктивным и распоряжаться своим рабочим временем с максимальной пользой. Вот только для предпринимателей классический тайм-менеджмент часто становится источником стресса, а не продуктивности. В этом материале расскажем, почему так происходит и как ещё можно спланировать своё расписание.
Что такое классический тайм-менеджмент
Классический тайм-менеджмент — это системный подход к организации рабочего времени. Он основан на чётком расписании и стратегическом планировании. Систему разработали ещё в середине ХХ века, и часто она рассматривается как «управление организацией из одного человека». Правда, при этом игнорируются человеческие факторы — уровень энергии, эмоциональное состояние — и особенности бизнеса — его изменчивость и непредсказуемость.
Основные принципы тайм-менеджмента:
- всё рабочее время расписано, задачи распределены по временным слотам, нет времени на прокрастинацию;
- все дела записаны в одном месте, чтобы ничего не забыть;
- при планировании дня учтены задачи на неделю, а недели — задачи на месяц. Так сохраняется фокус на глобальных целях;
- каждая задача выполняется в отведённое ей время, многозадачность под запретом;
- у каждой задачи понятный приоритет, уровень сложности и чёткий дедлайн. Сначала выполняется самое важное;
- большие задачи разделены на мелкие подзадачи;
рутинные задачи делегированы; - временны́е границы для работы и отдыха чётко выстроены.
Инструменты классического тайм-менеджмента:
- Календарь — бумажный ежедневник или электронный планировщик — для распределения задач и контроля сроков.
- Списки дел, чтобы расставлять приоритеты и следить за выполнением работы. Можно составлять в приложениях и присваивать каждой задаче приоритет.
- Таймер — помогает разделять время на отрезки для работы над разными задачами.
- Электронные таблицы — структурируют информацию и делают прогресс более наглядным.
- Канбан-доски — помогают визуализировать и структурировать рабочие процессы.
Почему предпринимателям сложно внедрять традиционный тайм-менеджмент
Классический тайм-менеджмент родился в период расцвета индустриализации. С его помощью руководители производственных предприятий успевали больше, но под проблемы современных предпринимателей он «не заточен». Рассмотрим подробнее, почему.
Жёсткое планирование не выдерживает «предпринимательского хаоса»
Почему так происходит: в бизнесе много переменных — от изменений на рынке до неожиданных проблем с поставками. Их сложно предсказать.
К чему это приводит: классическое планирование не даёт достаточной гибкости, чтобы быстро реагировать на изменения. Строгий график лишь нагнетает обстановку. Когда план рушится, возникает ощущение неудачи, растерянность и безнадёжность. В дальнейшем это приводит к выгоранию.
Ольга, владелица магазина на маркетплейсе, решила внедрить жёсткий недельный график: выделить ежедневные временные слоты для проверки заказов, расчёта цен, запуска продвижения и самообучения. Но в день выхода новой коллекции спрос на товар резко возрос, количество заказов утроилось по сравнению с привычным. Ориентируясь на график, Ольга не успевала контролировать кампании по продвижению и забросила обучающий курс по работе с карточками.
Метод «делай важное вначале» применим не всегда
Почему так происходит: предприниматели часто не могут позволить себе игнорировать мелкие, но важные задачи, например отвечать на отзывы или решать технические проблемы.
К чему это приводит: если фокусироваться только на больших стратегических задачах и игнорировать мелкие, можно столкнуться с недовольством клиентов и накопить внушительный список нерешённых вопросов. Со временем все эти дела могут накапливаться и перерастать в серьёзные проблемы — например, в падение рейтинга, отток покупателей или сбои в операционных процессах. Это негативно скажется на репутации и общем результате работы.
Максим, владелец небольшого бизнеса по ремонту и обслуживанию бытовой техники, решил, что в первую очередь будет работать над крупными задачами — поиском новых поставщиков, а также разработкой стратегии для расширения бизнеса. Он начал игнорировал другие задачи, например перестал быстро отвечать в мессенджере на сообщения клиентов с запросами на ремонт. В итоге заказы начали срываться, потенциальные заказчики уходили к конкурентам, выручка сократилась. Теперь предпринимателю придётся работать ещё и над поиском новых клиентов.
Не всегда есть возможность делегировать задачи
Почему так происходит: у начинающих предпринимателей может не быть достаточных ресурсов или команды, чтобы снять с себя часть задач.
К чему это приводит: классический тайм-менеджмент предполагает, что у вас есть люди, которым можно поручить рутинные или мелкие задачи. Однако на практике так бывает далеко не всегда. Предприниматель пытается делать всё сам, страдает от перегрузок и упускает возможности из-за отсутствия «стратегических пауз».
Сергей, владелец ПВЗ, всегда всё делал сам — от приёма посылок до решения вопросов с клиентами. Спустя два месяца работы без выходных он так устал, что начал путать заказы и срывать плохое настроение на клиентах и совсем забыл про идею расширить бизнес.
Невозможно равномерно распределить нагрузку
Почему так происходит: некоторым видам бизнеса свойственна сезонность и цикличность, например в сфере услуг, связанных с праздниками. В этом случае может быть сложно предсказать загрузку.
К чему это приводит: если придерживаться исключительно привычного графика, можно упустить клиентов и недополучить прибыль.
Екатерина хотела придерживаться расписания и работать с равномерными нагрузками, но у неё не получилось. С октября по декабрь в её онлайн-магазине массово заказывали ёлочные украшения, и предпринимательнице пришлось обрабатывать заказы сверхурочно, чтобы не потерять деньги.
Прокрастинация бывает полезной
Почему так происходит: необходимость принимать быстрые решения приводит к перегрузкам. Иногда предприниматель интуитивно чувствует, что нужно остановиться и оценить ситуацию, прежде чем действовать. Со стороны это может выглядеть как лень или прокрастинация — а классический тайм-менеджмент такое отрицает.
К чему это приводит: если не закладывать время на «стратегические паузы», рутина победит, а предпринимательский азарт погаснет.
Артём, владелец небольшого кафе, откладывал решение расширить меню и разбирался с мелкими задачами. Спустя несколько месяцев у него уже не было сил придумывать новые позиции, а часть клиентов ушла к более предприимчивым конкурентам.
Чем заменить классический тайм-менеджмент
За последние 30 лет появились новые подходы к управлению своим временем. Они опираются на базу классического тайм-менеджмента, но адаптированы под достижения прогресса, цифровизацию и предпринимательский контекст. Рассмотрим некоторые из них.
Используйте гибкое планирование 60/40
Гибкое планирование предполагает распределение времени так: 60% — на запланированные задачи, 40% — на непредвиденные события. Это позволяет избежать перегрузок, сохранить продуктивность в условиях неопределённости и не впадать в панику при появлении новых задач.
Как это происходит на практике:
- Составляйте план так, чтобы 60% времени в нём занимали задачи, которые ни в коем случае нельзя упустить или забыть. Остальные 40% оставьте свободными и тратьте на новые незапланированные дела.
- Собирайте в отдельный список несрочные задачи, которые можно выполнять, когда «буферная зона» осталась невостребованной.
- Регулярно пересматривайте приоритеты и при необходимости вносите изменения в расписание.
- Сопоставляйте «план» с «фактом», анализируйте различия. Это поможет найти собственную комфортную пропорцию — например, не 60/40, а 70/30.
Марина управляет онлайн-магазином одежды на маркетплейсе. Весной она запустила новую коллекцию и решила попробовать гибкое планирование 60/40. 60% своего времени она отвела под ключевые задачи: создать контент для карточек, пополнить остатки, анализ конкурентов, запуск акций. Остальные 40% времени оставляла свободными и использовала их, если надо было внести правки, запланировать встречу с поставщиком или решить вопросы с доставкой. Это помогло Марине не перегружать себя и гибко реагировать на внезапные ситуации.
Сфокусируйтесь не на времени, а на энергии и эмоциональном состоянии
Сместите фокус с планирования времени на управление энергией и эмоциональным состоянием. Зачастую задачи не выполняются из-за недостатка сил, а не потому, что не хватило рабочих часов.
Как это происходит на практике:
- Самые важные задачи выполняйте в периоды пика энергии и в хорошем (или нейтральном) настроении.
- Закладывайте в планы перерывы и время для восстановления.
- Будьте готовы менять планы в зависимости от своего состояния, а не слепо следовать графику.
- Наблюдайте за собой во время работы. Избегайте перегрузок, которые могут привести к нежелательному спаду активности.
- Учитывайте биоритмы: планируйте работу на утро, день или вечер в зависимости от своего хронотипа. Например, «совы» ложатся спать достаточно поздно — после 23 часов, а встают после 10. Работу удобнее планировать на полдень или вторую половину дня. А «жаворонки» просыпаются рано, для них эффективное время — утренние часы.
- Высыпайтесь и питайтесь правильно, чтобы удлинить периоды энергетического подъёма.
Сергей владеет пунктом выдачи заказов и сам выдаёт посылки. Предприниматель заметил, что наиболее продуктивен утром, когда клиентов в ПВЗ мало. Он решил использовать это и направить энергию на стратегические вопросы — оптимизировать систему хранения и начать подыскивать локацию для второго ПВЗ.
Выполняйте задачи сразу, как они появляются
Методология называется Just-in-Time («точно в срок»). Предполагается, что выполнять задачи нужно по мере их возникновения. Подход помогает избежать перегрузок и делает бизнес более гибким в условиях нестабильности.
Как это происходит на практике:
- Сосредоточьтесь на задачах, которые нужно решить немедленно.
- Выберите одну из срочных задач и решайте только её, избегайте многозадачности.
- Планируйте только на несколько шагов вперёд, не стройте долгосрочные планы. Разбивайте большие задачи на более мелкие и выполняйте их последовательно.
- Проанализируйте, какие действия и решения излишни: то есть их результат незначительно влияет или совершенно не влияет на глобальные цели. Откажитесь от них.
- Устраните все отвлекающие факторы, чтобы сохранять концентрацию и продуктивность.
- Организуйте рабочее пространство таким образом, чтобы необходимые инструменты и ресурсы были под рукой.
Совмещайте задачи разных типов
Time-blending («смешение времени») — это концепция, которая предлагает совмещать задачи разных типов и не привязываться к чётким срокам в рамках одного дня. Считается, что такой метод позволяет экономить время и энергию.
Как это происходит на практике:
- Объединяйте в общие слоты задачи разных типов. Например, когда начали переписку с поставщиками и ждёте ответ, займите свободное время и распишите себе в блокнот идеи по расширению ассортимента.
- Совмещайте задачи, которые требуют минимальных усилий, с более сложными или творческими.
- Разбивайте сложные задачи на более мелкие, которые можно быстро выполнить.
- Перед тем как переключиться на новую задачу, фиксируйте важные моменты, идеи или следующие шаги. Это поможет быстро влиться в контекст, когда вы вернётесь к предыдущей задаче.
- Ведите общий календарь для личных и рабочих дел — так вы увидите, что успеваете не только работать, но и жить.
Максим, владелец бизнеса по ремонту бытовой техники, попробовал подход time-blending — начал выполнять разные типы задач вместе. Вместо строгого графика, в котором он прежде выделял время на ремонт и общение с потенциальными клиентами, Максим стал отвечать на сообщения во время небольших перерывов. Потенциальные клиенты быстро получали ответ и не уходили к конкурентам.
Управляйте вниманием, а не временем
В условиях многозадачности, стресса и неопределённости предпринимателю важно регулярно отключаться от информационного шума.
Как это происходит на практике:
- Определяйте самые важные задачи на день.
- Бронируйте временные блоки в календаре для определённых типов задач.
- Ограничивайте доступ к личным социальным сетям и мессенджерам в рабочие часы. Отключите уведомления о сообщениях или реакциях.
- Заведите отдельный — рабочий — номер, чтобы быть на связи только с клиентами и партнёрами.
- Используйте техники фокусировки внимания, такие как Pomodoro, или «метод помидора». Заведите таймер на 25–30 минут и выполняйте задачу в этот промежуток времени. Затем сделайте перерыв на 5 минут и повторите цикл.
- Ведите хронометраж рабочего времени, чтобы понять, на что именно расходуется ваше внимание. Это поможет устранить отвлекающие элементы.
Владелица онлайн-магазина Екатерина испытывала стресс из-за того, что ей приходилось одновременно обрабатывать заказы, решать маркетинговые задачи и проверять, от кого приходят многочисленные сообщения в мессенджере и соцсетях — от друзей или клиентов. Она решила разделить соцсети на рабочие и личные и завела новый номер для общения с клиентами. Так Екатерина смогла направить внимание полностью на задачи бизнеса.
Что в итоге
Универсального метода планирования не существует — у каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Одни инструменты хорошо работают в стабильной среде, другие — в условиях хаоса и неопределённости. Выбирайте ту технику, которая подходит вашему ритму жизни и отвечает задачам бизнеса. Комбинируйте подходы и адаптируйте их под себя.