С 1 января 2025 года действует новый повышенный МРОТ, который важно учитывать при расчете отпускных выплат на работе. Важное изменение: районный коэффициент и северные надбавки с отпускных теперь выделяются в отдельную налоговую базу по НДФЛ. О том, как рассчитать отпускные, и про зарплатные налоги с таких выплат расскажем в статье.
Что вы узнаете
- Общий порядок расчета отпускных
- Как определить расчетный период по отпускным
- Какие суммы включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных
- Какие лимиты нужно соблюдать при расчете отпускных
- Как платить НДФЛ с отпускных
- Как платить взносы по отпускным
- Как отражать отпускные в учете
- Как оплачивать отпуск, если на него выпадают праздники
- Отпускные в новых регионах: что надо учесть
- Частые вопросы
Общий порядок расчета отпускных
Если работаете в бухгалтерской программе, например, в Saby, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, как рассчитать отпускные, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим алгоритмом расчета отпускных.
Расчет отпускных любой сложности в Saby 👉 Узнать больше 👈
Шаг 1. Определите расчетный период
По общему правилу это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск (п. 4 Положения из постановления Правительства РФ от 24.12.2007, далее — Положение № 922).
Менеджер Иванов ушел в отпуск с 15.04.2025. Расчетный период: с 01.04.2024 по 31.03.2025.
Данные о начале и продолжительности отпуска стоит брать из приказа о предоставлении отпуска или другого внутреннего документа. Например, это может быть записка‑расчет. Формируйте ее совместно с отделом кадров.
Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период
По общему правилу это заработная плата (п. 2 Положения № 922).
Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок
Для выбора формулы, чтобы рассчитать показатель, нужно понять, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).
Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник не все время был на работе. Например, находился в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней можете посмотреть в п. 5 Положения № 922.
Если сотрудник отработал расчетный период целиком, для расчета применяется формула:
Среднедневной заработок за полностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период / 12 месяцев / 29,3.
Если были исключаемые периоды отсутствия на работе, например, работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:
Среднедневной заработок за неполностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период / (Количество полностью отработанных месяцев × 29,3 + Количество дней в неполностью отработанных месяцах).
Количество дней в неполностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца x Количество отработанных в месяце календарных дней.
Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный
Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту сумму, которая больше (п. 18 Положения № 922).
Минимальный среднедневной заработок = Федеральный МРОТ / 29,3.
Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных
Для этого используйте формулу:
Отпускные = Cреднедневной заработок × Количество дней отпуска.
Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них
Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск, не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, пп. 16 и 18 ПБУ 10/99). Взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).
Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты
Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).
Сотрудник отправляется в отпуск в понедельник. Выплатить отпускные нужно в четверг предыдущей недели или раньше.
Пример расчета отпускных
Сотрудник (налоговый резидент России) уходит в отпуск с 05.06.2025 по 20.06.2025 включительно. Расчетный период: с 01.06.2024 по 31.05.2025. В декабре 2024 работник был на больничном 14 календарных дней. Это исключаемый период, не учитывается при расчете отпускных. Сумма выплат сотруднику за расчетный период (зарплата, без больничных) — 600 000 ₽.
Для расчета суммы отпускных определим:
🗓️ количество полностью отработанных календарных месяцев — 11. Из них в 2024 году — июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, а в 2025 году — январь, февраль, март, апрель, май
🗓️ количество дней в не полностью отработанном декабре 2024 — 16,07 дня [29,3 / 31 × (31 − 14)]
🧮 средний дневной заработок — 1 773,21 ₽ [600 000 ₽ / (11 мес. × 29,3 дн. + 16,07 дн.)]. Значение больше минимального (22 440 ₽ / 29,3), поэтому в расчет берем фактический средний заработок.
Отпуск составляет 15 дней, хотя фактически, за счет праздника, сотрудник отдохнет 16 дней. Дело в том, что праздничный день 12 июня по закону в количество календарных дней отпуска не включается и не оплачивается как день отпуска (ст. 120 ТК РФ). Подробнее про отпуска, на которые выпали праздники, рассказали в предпоследнем разделе этой статьи.
В 2025 году 13 июня также нерабочий день, на него был перенесен выходной с субботы 8 марта. Перенесенные выходные включаются в количество календарных дней отпуска (письмо Роструда от 20.06.2024 № ПГ/11789‑6‑1).
Итого сумма отпускных равна 26 598,15 ₽ (1 773,21 ₽ × 15 дн.). На руки, за минусом НДФЛ 3 458 ₽ (26 598,15 ₽ × 13%), сотрудник получит 23 140,15 ₽.
Страховые взносы начисляем на сумму 26 598,15 ₽ «сверху». При расчете по общей ставке 30% они составят 7 979,45 ₽.
Как определить расчетный период по отпускным
Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени работает сотрудник у работодателя (п. 4 и 7 Положения № 922). Рассмотрим возможные варианты.
Сотрудник отработал больше года
В такой ситуации расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск.
Сотрудник устроен на работу 12.01.2024. Начало отпуска — с 10.06.2025. Расчетный период: с 01.06.2024 по 31.05.2025.
Сотрудник недавно устроился на работу и отработал к началу отпуска меньше года
Тогда расчетный период определяется с даты приема на работу по месяц, предшествующий тому месяцу, в котором начинается отпуск.
Сотрудник устроен на работу 12.12.2024. Начало отпуска — с 10.06.2025. Расчетный период: с 12.12.2024 по 31.05.2025.
Отпуск может начинаться авансом в месяце, когда сотрудника приняли на работу. Тогда расчетный период сформируют дни с даты трудоустройства до начала отпуска.
Сотрудник устроен на работу 02.06.2025. Начало отпуска — с 10.06. Расчетный период: с 02.06.2025 по 09.06.2025.
Какие дни нужно исключить из расчетного периода
Исключаются из расчетного периода:
— время, когда работник был в отпуске (оплачиваемом либо за свой счет)
— время командировок
— время нахождения на больничных
— время в отпуске по беременности и родам
— простой в работе компании.
Полный список исключаемых дней можете посмотреть в пункте 5 Положения № 922. Суммы, начисленные за указанные периоды, не попадают в расчет отпускных.
Пример, как определить расчетный период, если в нем были исключаемые периоды
Сотрудник уходит в отпуск с 05.06.2025 по 20.06.2025 включительно. В расчетном периоде с 01.06.2024 по 31.05.2025 работник был на больничном в количестве 14 календарных дней в декабре 2024. Эти 14 дней не учитываются при расчете отпускных. В сумму выплат за расчетный период не войдет пособие по указанному больничному листу.
Что делать, если весь расчетный период состоит из исключаемых периодов
Бывает, весь расчетный период нужно исключить. Тогда нужно смотреть: работал сотрудник у работодателя до расчетного периода или нет. Если работал, для расчета отпускных берите 12 месяцев, которые предшествуют расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).
Женщина была в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком с 01.01.2024 по 31.05.2025. В июне 2025 ей предоставили основной оплачиваемый отпуск. Для расчета отпускных бухгалтер возьмет 12 месяцев, которые были до всех исключаемых периодов, — время с 01.01.2023 по 31.12.2023.
Если весь расчетный период исключили, а до него сотрудник не трудился у этого конкретного работодателя, в расчет пойдут дни того месяца, в котором сотрудник отправляется на отдых. Дату начала отпуска не включайте в период, который принимаете за расчетный (п. 7 Положения № 922).
Какие суммы включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных
Для расчета среднего заработка берите доходы, которые работник получил в рамках трудового договора (п. 2 Положения № 922). А именно:
— зарплату по тарифу, окладу, сдельную, в неденежной форме
— гонорары, авторское вознаграждение
— премии, надбавки, доплаты.
Не включаются в расчет:
— пособия по временной нетрудоспособности
— пособия по беременности и родам
— отпускные
— командировочные
— материальная помощь
— вознаграждения по гражданско‑правовым договорам (ГПД)
— оплата обучения, путевок, возмещение за обеды
— прочие суммы, которые не являются частью оплаты труда.
Какие лимиты нужно соблюдать при расчете отпускных
Среднедневной заработок для расчета отпускных не должен быть ниже дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Условие — сотрудник полностью отработал норму рабочего времени в расчетном периоде и выполнил свои трудовые обязанности (п. 18 Положения № 922)
На сегодняшний день минимальный порог среднего заработка в день — 765,87 ₽ (22 440 ₽ / 29,3). Если фактический среднедневной заработок меньше минимума, то нужно считать отпускные по среднему дневному заработку из МРОТ.
В ситуации, когда сотрудник работает неполное рабочее время, величину МРОТ определяйте пропорционально отработанному времени.
Сотрудник работает на полставки. Его фактический среднедневной заработок при МРОТ, равном 22 440 ₽, не должен быть меньше 382,94 ₽ (22 440 ₽ / 29,3 × 0,5).
Средний заработок может оказаться ниже МРОТ, если после начала отпуска законодатели установили новый повышенный размер МРОТ. Тогда отпускные за дни после повышения показателя нужно доплатить.
Как платить НДФЛ с отпускных
В 2025 году НДФЛ, как и в 2024, удерживается из отпускных в день выплаты. По‑прежнему по НДФЛ два расчетных периода и два срока уплаты налога:
— налог, который удержали с 1 по 22 число месяца, нужно уплатить в бюджет до 28 числа текущего месяца включительно
— налог, который удержали с 23 по последнее число месяца, нужно уплатить в бюджет не позднее 5 числа следующего месяца.
Кроме того, надо подать в налоговую уведомление об исчисленных суммах НДФЛ. Сроки соответственно:
— до 25 числа включительно (для начислений с 1 по 22 число месяца)
— 3 число следующего месяца (за начисления с 23 по последнее число месяца).
Сотрудники Краснов и Краснова уходят в отпуск с 30 июня по 8 июля 2025. Бухгалтер выплатил отпускные Краснову — 20 июня, а Красновой — 25 июня. НДФЛ с отпускных нужно удержать при выплате отпускных в июне, а уплатить — в таком порядке: НДФЛ с отпускных Краснову — по сроку 30 июня, так как 28 июня в 2025 году выходной — суббота (за расчетный период с 1 июня по 22 июня), а НДФЛ с отпускных Красновой — по сроку 7 июля, так как 5 июля в 2025 году тоже приходится на выходной — субботу (за расчетный период с 23 июня по 30 июня). Уведомление по НДФЛ с отпускных Краснову важно подать по сроку 25 июня, а с отпускных Красновой — по сроку 3 июля.
С 2025 года районный коэффициент и северные надбавки с выплат резидентам, в том числе с отпускных, выделены в отдельную налоговую базу по НДФЛ. В уведомлении налог с этой части отпускных нужно отражать по отдельному КБК.
Отпускные в 6‑НДФЛ
В расчете 6‑НДФЛ нужно отразить только выплаченные отпускные. Просто начисленные, но еще не выплаченные, отражать не нужно (подп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3 и 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Отпускные при переходящем отпуске (когда отдых начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) отражаются в расчете 6‑НДФЛ так же, как и обычные отпускные — по факту выплаты денег работнику.
С отчетности за 1 квартал 2025 и далее заполняйте в отчете 6‑НДФЛ отдельный лист в разделе 1 и в разделе 2 на северные выплаты. Это районный коэффициент и северные надбавки с выплат резидентам, в том числе с отпускных.
Как платить взносы по отпускным
Начисляйте страховые взносы на отпускные в том месяце, в котором начисляете сами отпускные (п. 1 ст. 421 и п.1 ст. 424 НК РФ). Используйте те же тарифы, по каким считаете зарплату.
Платите взносы с отпускных по итогам месяца начисления:
— по единому тарифу в ФНС — по сроку 28 число
— в Соцфонд на травматизм — по сроку 15 число.
Отпускные в отчетах по взносам
В РСВ отпускные отражаются в общей базе начислений в обычном порядке (в разделе 1 и приложениях к нему, а также в разделе 3).
В отчете о персонифицированных сведениях, который сдаете в налоговую, отпускные включаются в строку 070.
В отчете ЕФС‑1, в сведениях о взносах на травматизм, начисленные суммы отражаются в разделе 2 в базе для исчисления взносов.
Как отражать отпускные в учете
Налоговый учет
ОСНО
У организаций сумма отпускных включается в расходы на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).
У ИП на общей системе отпускные также включаются в расходы и уменьшают НДФЛ с доходов предпринимателя. Причем сам предприниматель в отпуск официально уходить не может. Право на отпуск есть у работников предпринимателя.
УСН
Отпускные учитываются на объекте «Доходы минус расходы» на дату их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
АУСН
Отпускные учитываются на объекте «Доходы минус расходы» на дату их выплаты (ст. 8 Закона от 25.02.2022 № 17‑ФЗ).
ЕСХН
Расходы на отпуск учитываются по кассовому методу, как и на УСН. То есть отпускные должны быть не просто начислены, но и выплачены (подп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ).
Бухгалтерский учет
Счет, на котором будете собирать затраты на отпуск, выбирайте в зависимости от того, где работает сотрудник, который уходит в отпуск. Например, используйте:
— счет 20 — если работник трудится на производстве;
— 08 — если сотрудник ведет установку (строительство) основных средств;
— 26 — если отпускник — руководитель фирмы.
Схема учета связана с тем, формирует компания резерв по отпускам или нет.
В бухгалтерском учете резерв на отпуск обязаны формировать все компании, кроме тех, кто имеет право вести упрощенный учет. Бухгалтерская программа Saby поможет сформировать резервы по отпускам. В налоговом учете резерв на отпуск могут создавать компании на ОСНО по желанию, если применяют метод начисления (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Проводки по отпускным выплатам без использования резерва по отпускам
Проводки по отпускным выплатам за счет резерва на отпуск
Бухгалтерская программа Saby автоматически формирует все нужные проводки. Счета для отражения затрат выбираете в программе один раз: оптом для всех (части) сотрудников или по отдельным сотрудникам. При необходимости можно оформить отпуск с другого затратного счета.
Как оплачивать отпуск, если на него выпадают праздники
Официальные федеральные праздники прописаны в ст. 112 ТК РФ. Например, 12 июня — День России, а 4 ноября — День народного единства. Региональным законом могут быть предусмотрены региональные праздничные дни.
Оплата отпуска, на который выпадают праздники, зависит от того, как написано заявление на отдых (ст. 120 ТК РФ). Возможны две ситуации.
Ситуация 1
Отпуск взят на определенное количество дней, без указания даты окончания отдыха
В таком случае праздничные дни не входят в отпуск, а продлевают его.
Сотрудник написал заявление на отпуск с 28 апреля 2025 на 14 календарных дней. 1 и 9 мая — официальные нерабочие праздничные дни. Значит, отпуск продлевается на 2 дня. 2 и 8 мая — это перенесенные выходные дни, они не продлевают отпуск. Выйти на работу, с учетом выходных, нужно не 12 мая, а 14 мая.
Ситуация
Отпуск оформлен на конкретные даты
В этой ситуации праздники не продлевают отпуск, а просто не учитываются в числе отпускных дней и не оплачиваются как отпуск.
Сотрудник взял отпуск с 28 апреля по 11 мая 2025. Праздничные дни 1 и 9 мая не учитываются в числе отпускных дней и не оплачиваются как отпуск. Сотрудник должен выйти на работу 12 мая. Количество дней отпуска официально составит 12 дней, хотя фактически — за счет праздников — сотрудник отдохнет 14 дней.
Отпускные в новых регионах: что надо учесть
Отпуск в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях рассчитывайте по общим правилам, но принимайте во внимание следующие особенности.
Повышенные трудовые гарантии действуют до конца 2025 года
Если работнику по правилам, которые действовали в новых регионах до 30.09.2022, положен более высокий уровень гарантий, то такие права сохраняются до 01.01.2026 (п. 23 Постановления Правительства РФ от 31.12.2022 № 2571). Например, это актуально с медработниками или опекунами совершеннолетних инвалидов с детства (информация Роструда от 30.01.2024 и от 04.07.2023).
Количество дней отпуска зависит от даты трудоустройства
Продолжительность (количество дней) стандартного оплачиваемого отпуска в новых регионах зависит от того, когда подписали трудовой договор: до 4 января 2023 или после. Ориентир 4 января 2023 — это не случайная дата, а день вступления в силу постановления Правительства РФ, которое устанавливает особенности трудовых отношений в новых субъектах России (от 31.12.2022 № 2571, п. 20).
По компенсации отпуска при увольнении Роструд дает такую консультацию (информация от 15.03.2023): с 30 сентября 2022 года расчет отпуска — исходя из 28 календарных дней.
Зарплата до 30.09.2022 пересчитывается по курсу Центробанка России на 30 сентября 2022
Среднедневной заработок рассчитывается из расчета 12 месяцев, предшествующих отпуску. В большинстве случаев не придется пересчитывать зарплату по курсу ЦБ, так как для отпуска в 2025 году берутся периоды с 2024 года, когда зарплата уже выплачивалась в рублях. Пересчитать зарплату придется, если у сотрудника все отработанное время состоит из исключаемых периодов, например, работница вышла из отпуска по беременности и родам. И в расчете участвует зарплата в гривнах. Перерасчет производите по курсу Центробанка по состоянию на 30 сентября 2022 — 15,5448 ₽ за 10 украинских гривен.
Частые вопросы
1. Входят ли в отпуск выходные дни?
Да.
2. В какие месяцы невыгодно брать отпуск?
Ответ на этот вопрос зависит от того, в чем выгода для конкретного сотрудника: хочет он больше отдохнуть или заработать.
Если сотрудник хочет подольше отдохнуть, то выгоднее брать отпуск в том месяце, где есть праздники. Например, в мае. За счет праздников отпуск автоматически будет продлен.
Если сотруднику нужно больше денег, то выгоднее использовать отпуск в те месяцы, где больше рабочих дней. Например, в 2025 году в июле и октябре. Причина: в том месяце, где много праздников и меньше рабочих дней (как в январе или мае), трудовой день стоит дороже. И с точки зрения дохода в таком месяце лучше работа, чем отдых.
3. Какой отпуск полагается работнику, который трудится неполное рабочее время?
Если работник трудится неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то отдыхает он в общем порядке 28 календарных дней в году (ч. 4 ст. 93 ТК РФ).
4. Когда можно получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?
Денежная компенсация вместо стандартного отпуска 28 дней возможна только при увольнении работника, когда у него остаются неиспользованные дни отпуска.
Ежегодный отпуск может превышать стандартные 28 календарных дней в год — такой удлиненный основной отпуск предоставляется по закону некоторым категориям работников. Тогда дополнительные дни отдыха можно заменить денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника.
Работников, которым нельзя получать компенсацию вместо отпуска, указали в таблице. Компенсацию за отпуск все эти работники могут получить только при увольнении (ч. 1 и 3 ст. 126 ТК РФ).
5. Как считать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск?
Расчет среднего заработка для компенсации за неиспользованные отпуска идентичен расчету ежегодного отпуска. Однако в расчетный период входит последний месяц работы сотрудника, если человек увольняется в последний день месяца (ст. 139 ТК РФ, письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184‑6‑1).
Сотрудники Краснов и Краснова увольняются в сентябре 2025 года. Краснов — 30 сентября, а Краснова — 26 сентября. Расчетный период для Краснова — время с 01.10.2024 по 30.09.2025, для Красновой — с 01.09.2024 по 31.08.2025.
Выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении нужно в последний отработанный день (ст. 127 ТК РФ).