Матрица согласования — это инструмент, который определяет, кто, в какой последовательности и как быстро должен рассмотреть и утвердить документ. ЕСМ-платформы WSS Docs и Docs5 позволяют гибко настраивать процесс согласования, однако иногда стандартных возможностей оказывается недостаточно. В этой статье мы расскажем о вариантах развития данного функционала, которые больше всего востребованы пользователями.
1. Автоматическая подстановка согласующего из полей карточки документа
Функционал позволяет автоматически добавлять согласующего из поля карточки документа или подстановочного элемента (например, руководителя инициатора). Пример:
- При создании служебной записки указывается инициатор - Иванов И.И.
- При этом в профиле Иванова И.И. указан его руководитель - Петров П.П.
- В матрицу согласования в качестве согласующего автоматически добавляется Петров П.П.
2. Добавление в список согласующих определенных ролей
В некоторых случаях может быть полезно автоматически назначать в качестве согласующих сотрудников, выполняющих определённую роль, например, «юристы». При этом достаточно, чтобы документ был согласован одним из участников этой роли, что снижает нагрузку на весь отдел.
3. Настройка персональных сроков согласования для некоторых сотрудников
Данный функционал позволяет учитывать загруженность отдельных сотрудников и ускоряет прохождение документа через все стадии, например:
- Иванов И.И. получает задачу на согласование с более коротким сроком, так как его решение критично для начала процесса;
- Юристу Петрову П.П. предоставляется больше времени для детальной проверки документа;
- Директор компании Сидоров С.С., ввиду высокой загруженности, может согласовывать документы в 2 раза дольше, чем остальные участники процесса.
4. Автоматическая простановка полей в карточку документа при срабатывании матрицы согласования
При срабатывании конкретной матрицы согласования можно автоматически заполнять определённые поля карточки документа, например, в поле «Подписант» добавлять конкретного сотрудника. Возможна настройка дополнительных критериев, например, для конкретной компании холдинга и для конкретного вида документа устанавливать конкретных подписантов.
5. Запрет на изменение порядка и состава согласующих, следующих до и после определенного сотрудника
В некоторых случаях важно обеспечить строгую последовательность согласования: например, последним согласующим должен быть генеральный директор, и карточка должна поступать к нему на согласование сразу после того, как ее согласовал сотрудник правового отдела. Реализовать такой сценарий позволяет данный функционал: он запрещает перемещение, удаление и добавление согласующих до и после конкретного сотрудника.
В нашем примере этим конкретным сотрудником является генеральный директор, следовательно, система не позволит:
- удалить или добавить вместо сотрудника из правового отдела другого согласующего;
- добавить еще одного согласующего после генерального директора.
6. Добавление согласующих в зависимости от условий
Представьте, что в системе настроено сто матриц согласования под различные сценарии, и вдруг руководство компании вводит правило: в согласовании договоров, по которым отсрочка платежа превышает 60 дней, должен принимать участие финансовый директор. Администратору системы пришлось бы создать еще 100 матриц для нового условия, в результате чего их общее количество выросло бы до 200. А теперь представьте, что новых правил не одно, а несколько: количество матриц множится, администрирование превращается в трудоемкий процесс.
С помощью данной настройки внести изменения проще: администратор добавляет в существующие матрицы финансового директора с условием «отсрочка более 60 дней».