Инструкция по выживанию или как избежать штраф
Важное обновление: с сегодняшнего дня вступили в силу увеличенные штрафы за несвоевременную подачу уведомления об обработке персональных данных или его некорректное оформление. Это касается абсолютно всех участников гостиничной индустрии – от небольших мини-отелей до крупных сетевых гостиниц.
Кто должен подать уведомление?
В бронировании, продажах и маркетинге практически все операции связаны с обработкой персональных данных гостей. Если вы:
- Собираете информацию при бронировании
- Ведете базу данных гостей
- Храните паспортные данные
- Обрабатываете заявки на проживание
- Ведете историю бронирований
- собираете емейлы
- проводите опросы
- храните и используете фото
Вы обязаны подать уведомление в Роскомнадзор.
Что относится к персональным данным в гостиничном бизнесе:
- Прямые данные: ФИО гостя, паспортные данные, номер телефона, email
- Косвенные, биометрические, специализированные и тд фото, социальные сети, адреса, сведения о детях
Когда уведомление подавать не нужно:
- При ведении бумажной документации без электронных баз- практически исключено в наше время
- При обработке данных для обеспечения транспортной безопасности- не подходит
- Если данные включены в государственные системы безопасности
Способы подачи уведомления:
- Через сайт Роскомнадзора с усиленной электронной подписью
- Через портал “Госуслуги” с подтвержденной учетной записью
- В бумажном виде – лично или по почте заказным письмом с описью вложения
Что указать в уведомлении:
- Информацию о вашей гостинице (юрлицо кто является оператором ПД )
- Цели обработки данных (бронирование, учет гостей, маркетинг)- в анкете есть конкретные цели на выбор
- Местонахождение базы данных (ЦОД- центр обработки )
- Информацию о сотрудниках с доступом к данным
- Меры по обеспечению безопасности данных
Актуальные штрафы с 30 мая 2025 года:
- Для ИП и малых отелей: 30 000-50 000 рублей за несдачу уведомления
- Для юридических лиц: 100 000-300 000 рублей
- За неполное или неточное уведомление:
- Для ИП: 50 000-100 000 рублей
- Для юридических лиц: 150 000-300 000 рублей
Важные рекомендации:
- Не используйте зарубежные сервисы (например, Google-формы) для сбора данных гостей, если вы не указываете трансграничную передачу данных
- Ведите электронный учет только через сертифицированные системы автоматизации
- Обеспечьте защиту персональных данных на всех этапах обработки
- проверьте есть ли у вас пакет внутренних нормативных документов
- внесите изменения на сайт - информация о кукис, галочки и гиперссылки на политики, размещенные на сайте. Чтобы не мучить гостей - сделайте ограничение на одноразовый показ 1 раз 1 IP адресу.
- уберите гугл формы , если занимаетесь опросами , замените на яндекс формы например
- галочки должны быть не нажаты, пользователь должен нажать сам
- проверьте, есть ли у вас согласия на обработку персональных данных и согласие на получение рассылок по емейл и в мессенджеры (отдельные согласия )
- если на сайте есть гугл аналитикс- уберите. Попросите сисадмина проверить вдруг 10 лет назад ставили
Частые вопросы для отельеров:
- Нужно ли подавать уведомление, если у нас небольшая гостиница без большого штата? Да, если вы работаете с персональными данными гостей.
- Достаточно ли вести только бумажную документацию? Да, в этом случае уведомление не требуется.
- Что делать, если мы используем сторонние сервисы бронирования? Необходимо включить информацию о них в уведомление, если в договоре с ними есть пункт об обработке ПД. Если нет - то ваш ЦОД- это ваш офис и компьютеры
Информация о вашей гостинице появится в реестре в течение 30 дней после подачи уведомления.
Где проверить реестр и где найти форму уведомления : сайт роскомнадзора
Берегите репутацию вашего отеля и соблюдайте требования законодательства о персональных данных! Успешного бизнеса !
Статья дополняется, не является юридической рекомендацией.
тут мой канал про новости и лафхаки маркетинга и продаж в гостиничном бизнесе