В современном мире автоматизация всех бизнес-процессов становится не просто трендом, а даже необходимостью. Она позволяет оптимизировать работу, сократить затраты, повысить эффективность. Из совместной статьи компании «ВДГБ» и ADVANTA вы и узнаете, с чего стоит начать изменения в автоматизации, и как это все может повлиять на будущее вашего бизнеса.
Что такое автоматизация бизнес-процессов? Автоматизация процессов — это использование технологий для выполнения рутинных задач/операций, которые ранее выполнялись вручную. Это и может включать в себя всё: от обработки данных, а также управления запасами до маркетинга и продаж.
Почему важна автоматизация бизнес-процессов?
- Повышение эффективности: автоматизация всех процессов и позволяет ускорить выполнение задач и снизить вероятность различных ошибок.
- Сокращение затрат: автоматизация бизнес-процессов может также еще помочь сократить расходы на персонал и другие необходимые ресурсы.
- Улучшение качества обслуживания: автоматизация может также помочь и быстрее обрабатывать заказы и предоставлять качественный сервис.
- Масштабируемость: все автоматизированные бизнес-процессы гораздо легче масштабировать в соответствии с очень быстрым ростом бизнеса.
С чего начать автоматизацию бизнес-процессов?
1. Анализ всех текущих бизнес-процессов. Первый шаг — провести анализ текущих бизнес-процессов. Это поможет определить, какие процессы тут и можно автоматизировать и какие технологии для этого потребуются. Надо также еще и выявить все узкие места, где и можно оптимизировать работу.
2. Определение целей и KPI. Прежде чем начать автоматизацию, тут нужно определить цели, ключевые показатели эффективности (KPI). Это поможет и отслеживать прогресс, и оценивать эффективность автоматизации. Цели могут включать: сокращение времени обработки заказов, снижение затрат на персонал, улучшение качества обслуживания клиентов и т. д. KPI могут здесь в себя включать: время обработки заказа, количество ошибок и т. п.
3. Выбор программных решений. После анализа всех текущих процессов и определения целей необходимо будет выбрать подходящее программное решение для автоматизации. При выборе инструментов следует учитывать такие факторы, как функциональность, удобство пользования, интеграция с уже существующими системами, поддержка со стороны поставщика. Есть много таких продуктов, включая CRM-системы, а также ERP-системы и т. д.
Помимо и базовых решений для автоматизированного контроля ресурсов (от временных до финансовых) можно рассмотреть специализированные. Например, информационную систему управления проектами (ИСУП). Этот инструмент широко применяется и при внедрении проектных подходов и помогает реализовать все плановые работы по автоматизации процессов.
«Есть такая фраза, что владельцы бизнеса не мыслят какими-то дедлайнами — они мыслят бесконечностью. Потому что бизнес — про большее, чем про планирование на один-два года.
Иногда кажется, что выбор системы для реализации проектов и автоматизации бизнес-процессов — это завершенное действие. На практике внедрение ИСУП и других инструментов — это только начало.
Обращайте внимание, какой уровень техподдержки вы получите при внедрении новых инструментов. Станет ли ваш подрядчик надежным плечом и партнером не только в вопросах системы, но и в бизнес-процессах. Мы, например, всегда готовы поддержать клиентов своими знаниями, большим опытом и насмотренностью в проектном управлении, подсказать полезный кейс», — советует Дмитрий Мазеин, генеральный директор компании ADVANTA, ведущий разработчик ПО для проектного управления.
4. Разработка плана внедрения. После выбора инструментов необходимо и разработать детальный план внедрения автоматизации. Разработка плана внедрения — ключевой этап автоматизации. План должен включать в себя следующие важные шаги: определение сроков внедрения, распределение ответственности за внедрение, обучение, тестирование и отладка системы.
«Очень важную роль играет то, чтобы после внедрения в организации ИСУП ее пользователи были персонально замотивированы в поддержании информация в ней в актуальном состоянии не принудительно, а эволюционно. Это будет реализовано только в том случае, когда в системе заинтересовано не только руководство компании, получающее сводную информацию по портфелю в целом, но и каждый руководитель проекта в отдельности видит упрощение либо ускорение какого-то из своих бизнес-процессов.
Это может быть, например, быстрая выгрузка статусного отчета по проекту, отчета по текущим рискам либо по движению денежных средств по заранее согласованному руководством формату. На согласование таких отчетов надо обязательно заложить время при формировании требований до внедрения ИСУП. Впоследствии формировать такие отчеты будет можно быстро, но только при наличии актуальной информации в системе», – Долматова Марина, руководитель проектов группы компаний «ВДГБ».
5. Внедрение и мониторинг. А после разработки плана необходимо будет и приступить к внедрению автоматизации. Важно тут отслеживать прогресс и вносить коррективы. Мониторинг — это важный этап автоматизации. Он позволяет отслеживать эффективность, а еще вносить нужные изменения.
Автоматизация процессов — это важный шаг к повышению эффективности и конкурентоспособности предприятия. Начиная данные изменения, надо провести анализ всех текущих процессов, определить цели и KPI, выбрать подходящие инструменты и разработать план внедрения автоматизации, а также еще и протестировать решения и проанализировать все результаты.