Вы замечали, как некоторые компании работают как швейцарские часы, а другие постоянно «тушат пожары»? Разница часто кроется в оптимизации процессов — умении убрать всё ненужное и сделать работу быстрее, дешевле и качественнее.
Давайте разберёмся, как оптимизировать бизнес-процессы без лишнего стресса и затрат.
Зачем оптимизировать процессы?
Компании идут на оптимизацию, когда хотят:
✅ Повысить качество продукта
(Пример: служба доставки перешла на герметичные контейнеры — теперь супы не проливаются, а клиенты довольны.)
✅ Снизить издержки
(Пример: магазин перестал закупать продукты с истекающим сроком годности — больше нет потерь из-за списаний.)
✅ Сократить трудозатраты
(Пример: банк внедрил купюросчётные машины — кассиры больше не тратят часы на ручной пересчёт денег.)
✅ Перераспределить ресурсы
(Пример: стартап по доставке десертов нанял отдельного курьера, чтобы основатели не разрывались между готовкой и доставкой.)
✅ Улучшить управляемость
(Пример: банк отказался от идеи доставки еды в своём приложении — теперь фокус на финансовых услугах, а не на раздувании функционала.)
Главное правило: Не оптимизировать «просто потому, что все так делают». Должна быть чёткая цель — иначе можно потратить ресурсы впустую.
3 подхода к оптимизации
1. Бенчмаркинг — «украсть» лучшее у других
Суть: Взять готовое успешное решение у конкурентов или из других отраслей.
✔ Плюсы: Не надо изобретать велосипед.
❌ Минусы: Чужие решения не всегда идеально ложатся на ваш бизнес.
Пример:
Магазин внедрил CRM-систему для учёта заказов, как у крупного конкурента, — и ускорил обработку заказов на 40%.
2. Реинжиниринг — сломать и построить заново
Суть: Полностью перепроектировать процесс, а не латать дыры.
✔ Плюсы: Радикальное улучшение.
❌ Минусы: Дорого и рискованно.
Пример:
Раньше для получения кредита нужно было:
- Распечатать договор.
- Подписать.
- Отсканировать.
- Отправить.
После реинжиниринга:
✅ Электронная подпись в один клик → время оформления сократилось с 3 дней до 15 минут.
3. Улучшение процесса — эволюция вместо революции
Суть: Постепенно дорабатывать текущий процесс.
✔ Плюсы: Дешевле и безопаснее.
❌ Минусы: Не подходит для глобальных изменений.
Пример:
Компания упростила интерфейс CRM:
- Убрала лишние кнопки.
- Добавила подсказки.
Результат: сотрудники стали работать быстрее, а ошибок стало меньше.
5 этапов оптимизации
1. Анализ AS IS («как есть»)
- Разберите текущий процесс по шагам.
- Найдите «узкие места» (где теряется время/деньги).
Лайфхак: Спросите у сотрудников — они лучше всех знают, что мешает в работе.
2. Постановка целей
Чего хотим добиться?
- Ускорить процесс на 30%?
- Снизить количество жалоб?
- Уменьшить затраты?
Ошибка: Оптимизировать «вообще» без конкретных KPI.
3. Проектирование TO BE («как должно быть»)
- Оптимальная схема процесса.
- Модели, диаграммы, прототипы.
Важно: Учесть влияние изменений на другие процессы.
4. Разработка и тестирование
- Внедряем изменения.
- Тестируем на небольшой группе (пилотный запуск).
Совет: Будьте готовы к доработкам — идеальных решений с первого раза не бывает.
5. Внедрение и контроль
- Запускаем оптимизированный процесс.
- Сравниваем результаты с планом.
Пример метрик:
- Время выполнения заказа до/после.
- Количество ошибок.
- Удовлетворённость клиентов.
Вывод: оптимизация — это не разовое событие, а привычка
Хорошие компании постоянно анализируют свои процессы и ищут способы делать лучше. Главное — не бросаться в крайности:
🔹 Не оптимизируйте «для галочки» — должен быть понятный запрос от бизнеса.
🔹 Не усложняйте — иногда проще убрать лишнее, чем добавить новое.
Вопрос для размышления:
Какой процесс в вашей работе больше всего нуждается в оптимизации? Делитесь в комментариях!