Делимся опытом, как перевести производственное предприятие с иностранной ERP-системы на российскую за 2,5 месяца без прекращения работы компании.
В условиях глобальных экономических вызовов и санкционного давления российские компании вынуждены быстро адаптироваться к текущим условиям, перестраивая не только бизнес-модели, но и IT-инфраструктуру.
Один из ярких примеров успешной адаптации к изменениям — опыт «Ридан» (фирмы-производителя тепловой автоматики, холодильной и приводной техники, бывшего подразделения датской компании Danfoss в России), которая всего за 2,5 месяца осуществила перевод производственных процессов с импортной ERP-системы (SAP) на отечественную 1С:ERP.
Как им это удалось? Разбираемся в деталях.
Вызовы: жесткие сроки и сложные процессы
Наверняка, к каждому в жизни приходили такие вызовы, которые на первый взгляд было совершенно нереально принять. Но если делать всё равно надо, то обнаруживается, что практически любую кажущуюся сначала очень трудной задачу можно решить. Главное — найти к ней подход.
В 2022 году компания «Ридан» приняла решение продолжить работу в России, выйдя из экосистемы международного холдинга. Это потребовало полной замены IT-инструментов, включая ERP-систему, которая управляла ключевыми процессами компании более 20 лет. Головная организация выделила руководству компании всего 3 месяца на переход — до сентября 2022 года.
Обычно проекты такого уровня невозможно реализовать в столь короткий срок. Представьте себе: у компании две производственные площадки. Одна находится в Подмосковье, другая находится в Нижегородской области. Более того, продукция, производимая на площадке в Нижегородской области, используется для производства другого вида продукции, которая находится в Московской области. Клиенты компании разбросаны как по территории Российской Федерации, так и в странах ЕАЭС и ближнего зарубежья.
При этом, часть продукции отгружается в рамках гособоронзаказа и требует ведения раздельного учета. Запуск системы в эксплуатацию должен был состояться в сентябре месяце, что в наших реалиях стандарта бухгалтерского учета является запуском на разрыве квартала - каждый бухгалтер поймет, что это значит.
Договориться о других сроках (хотя бы с января 2023 года) с иностранным менеджментом было невозможно. Задачу при этом усложнял ряд условий:
- Масштаб операций: 6 тыс. клиентских заказов и 5 тыс. отгрузок в месяц, два производственных комплекса, распределенные склады, ВЭД с импортом из 50+ стран.
- Наследие старой системы: пользователи не имели опыта работы с 1С, а данные требовали сложного переноса и очистки.
- Запрет на остановку бизнеса: производство и отгрузки нельзя было приостанавливать ни на день.
Кроме прочего в Ридан необходимо было заменить абсолютно все оборудование, потому что, как в той сказке про Золушку, все их железо (все их компьютеры, сервера, ноутбуки) в прекрасным момент просто превратились в ящики. И поэтому, помимо того, что нужно было подготовить новую информационную систему, им еще предстояло заменить абсолютно все оборудование.
Новая информационная система должна была охватить все контуры учета: оперативный контур, и регламентированный контур, а это и блок продаж, блок закупки, запасы и склад с их адресным хранением. Это и планирование производства, это и служба логистики. Нужно было еще интегрировать ERP с системами CRM, которая у них была в собственной разработке и охватывала работу более чем трехсот менеджеров компании.
Все это еще дополнительно осложнялось тем, что подавляющее большинство пользователей информационной системы SAP вообще ни разу в глаза не видели 1C. По нашим подсчетам, где-то порядка восьмидесяти пяти процентов пользователей никогда не сталкивались с программными продуктами 1C. То есть пользовательский опыт был “совершенно нулевой”, как мы говорим в этих случаях. Стоит упомянуть и количество пользователей, которые должны были работать в новой системе, - их ожидалось свыше двухсот.
В этих условиях руководству компании Ридан необходимо было максимально быстро найти команду исполнителя, готовую в сжатые сроки и без остановки производства реализовать этот амбициозный проект.
Ключи к успеху: подход и команда
Но найти подходящего подрядчика, готового вписаться в обозначенные сроки и выделенный бюджет, для компании «Ридан» оказалось не так просто.
«Сроки были космические. Некоторые подрядчики сразу отказывались, другие предлагали растянуть проект на год», — отмечает Михаил Кузнецов, заместитель директора по поддержке бизнес-систем «Ридан».
После нескольких встреч и многочисленных обсуждений топ менеджментом «Ридан» было решено реализовывать проект перехода с иностранной платформы SAP на 1С:ERP совместно с нашей командой аналитиков и разработчиков, командой НЭП.
НЭП победил во внутреннем тендере в первую очередь благодаря готовности работать «на результат» без бюрократии. Мы не задирали цену, осознавали сроки и объём работы. Для нас это было своего рода вызовом – сделать то, что остальным казалось невозможным.
«НЭП подкупили своей готовностью работать «на результат» с тем, что есть. И отсутствием формализма в подходе», — комментирует выбор подрядчика Михаил Кузнецов.
Чтобы ускорить и упростить взаимодействие с командой заказчика работа выполнялась небольшим числом специалистов НЭП: всего 3 консультантами, 3 разработчиками и 1 руководителем проекта. Когда мы рассказываем об этом коллегам-интеграторам, они только пожимают плечами, повторяя, что это кажется невозможным. Может быть и так, но факт остаётся фактом.
Нестандартный подход
Когда такой запрос пришёл к нам в НЭП, мы были готовы. Честно сказать, с одной стороны, обескуражены, потому что представляли себе масштаб и объем работы, который необходимо проделать. С другой стороны, - нам было невероятно интересно: неужели нет способа или метода, как сделать так, чтобы через два с половиной месяца предприятие продолжило свою работу в новой информационной системе, и бизнес бы не остановился?!
Надо сказать, что задачи такой повышенной сложности для нашей компании всегда являются очень интересными. Мы любим такие задачки “со звёздочкой” и с удовольствием их решаем. Да, это требует, безусловно, нестандартного подхода и максимальной концентрации. Но удовольствие от решения таких сложных задач, тот рост профессионализма, который за ним следует, окупает все затраты и потери каких-то нервных клеток.
Подумав над задачей, которую поставил перед нами заказчик, мы предложили ему руководствоваться несколькими принципами, чтобы уложиться в обозначенные временные и бюджетные рамки проекта, а именно:
1) Концепция Roll-out:
- Максимальное использование типового функционала 1С:ERP.
- Доработки только для критически важных процессов (например, автоматизация таможенного декларирования или массовых отгрузок).
- Дистанционных демонстраций работы с системой проводилось ровно столько, сколько было необходимо, чтобы ключевые специалисты заказчика (60 человек) поняли логику и могли ее повторить практически. Также записывались видео-уроки для самостоятельного изучения и закрепления материала.
2) Гибкий формат работы:
- Еженедельные, а за две недели до запуска ежедневные статус-встречи для анализа проведенной работы, разбора открытых вопросов и сложных кейсов, требующих кросс-обсуждений.
- Минимальное количество проектных документов.
- Короткие обучающие ролики вместо длительных тренингов.
- Общее информационное пространство для оперативного обмена данными.
- Специальные опросники НЭП для ускорения интервьюирования, формирования перечня тест-кейсов, сбора требований к функциональности
- Обследование производственных и складских процессов непосредственно на территории «Ридан».
- В 1С-Коннект происходило взаимодействие работников Ридан с консультантами НЭП и фиксировались запросы на исправление ошибок.
3) Совместная ответственность:
- Активное участие ключевых пользователей в тестировании и настройке системы.
- Готовность бизнеса к изменениям: «Интересы компании — выше личных».
- Готовая документация от «Ридан» с описанием организации рабочих процессов.
- Доступность для коммуникаций всех участников проектной команды (как со стороны «Ридан», так и со стороны НЭП) в любой день недели (включая выходные).
Только совместная работа команд заказчика и исполнителя, минимизация отчётных документов и скорость согласований способствовали быстрому продвижению проекта по этапам от старта до ОПЭ.
Мы не писали никакие протоколы, мы не согласовывали какие-то там бумаги, технические задания и т.д. и т.п. Мы договорились, что если потребуется какая-то отдельная документация, которая опишет работу системы, то она будет создаваться уже после того, как проект будет реализован, как система будет эксплуатироваться, а пользователь начнет с ней работать. То есть вначале мы запускаем систему, и только потом уже пишем какие-либо документы.
На финише команда Ридан уже обладала всеми необходимыми знаниями для работы с системой, пусть сначала неустойчивыми, но уже вполне достаточными для ориентировании в новом программном продукте.
Минимум доработок
Поскольку сроки поджимали, ключевым решением проекта было внедрять 1С:ERP c минимальными доработками:
Руководство Ридан осознавало, что рамки проекта диктуют условия по его реализации. Вот почему решение НЭП задействовать все возможности 1С:ERP в его исходном типовом варианте было воспринято как единственно правильное. Т.е. не фантазировать, не придумывать лишнего, а постараться уложить все бизнес-процессы “в коробку”, реализовать их с помощью типового решения. Минимум программирования, максимум проработки типовых возможностей вместе с ответственными лицами со стороны заказчика. Конечно, совсем избежать доработок системы не удалось. Но реализовывалось только то, без чего совсем уж невозможно было обойтись.
Еще один принцип, связанный с разработкой: у заказчика в его IT-ландшафте были еще сторонние системы, которые он создавал сам. Это касалось интернет-магазина, блока CRM и блока транспортной логистики. У нас здесь тоже была договоренность о том, что все необходимые проектные решения об интеграциях создаются нашей командой, а интеграция на стороне внешних систем, выполнялась непосредственно силами IT-команды самого заказчика.
Миграция данных
Следующая задача, которую предстояло решить нашей команде – это перенос всех накопившихся данных предприятия из иностранной SAP в новую it-систему. На первый взгляд рядовая задача осложнялась большим объемом разнородных данных, сложностью мэпинга из-за разности представления сведений в ERP-системах и потребностью проводить проверку и чистку данных до, во время и после переноса.
Для ввода всего объема хранящихся данных предприятия мы разработали образцы эксель-файлов, в которые команда «Ридан» переносила данные из своей ERP-системы. Наша команда заносила информацию в 1С:ERP и контролировала правильность ввода данных в систему. Перенос информации осуществлялся в 3 шага:
- Внесение НСИ (заполнение шаблонов в эксель и применение стандартных инструментов, разработка специальных инструментов по внесению данных справочника "Ресурсные спецификации" и "Варианты комплектации").
- Внесение остатков (ТМЦ, взаиморасчетов, остатки регламентированного учета);
- Введение документов (заказы покупателей, заказы поставщикам, заказы на производство).
Большая часть процесса ввода начальными сведениями происходила в максимально короткие сроки остановки работы информационной системы - периода так называемого «блэкаута» длительностью 5 дней. Сотрудники «Ридан», как они признавались сами, уснули, а проснулись уже в новой для себя реальности.
Безусловно, работа строилась в нестандартном графике. Это был не привычный восьмичасовой рабочий день с двумя выходными, с перерывами, перекурами и т.п.. Это была очень плотная работа, по двенадцать - четырнадцать часов, и ближе к старту системы практически без выходных как со стороны НЭП, так и со стороны Ридан. Но это нужно было сделать, такие вещи случаются.
Все прекрасно понимали, что если совместными усилиями мы не сделаем этот проект, то это грозит смертью предприятия в прямом смысле этого слова. Поэтому ставки были высоки и все, безусловно, работали, “не жалея живота”.
Итоги проекта
Результатом проекта переезда компании «Ридан» с импортной системы SAP на российскую 1С:ERP стало то, что производственное предприятие продолжило работу без потери интенсивности и замедления базовых процессов.
Что конкретно нам удалось:
- Осуществить полный переход на новую ИС за 2,5 месяца с сохранением функциональности.
- Автоматизировать ключевые бизнес-процессы:
- ARМ клиентского сервиса ускорил обработку тысяч заказов.
- Интеграция с таможней сократила ручной ввод данных на 70%.
- Робот для актуализации цен исключил ошибки в расчетах.
- Улучшить показатели: система работает стабильно даже при пиковых нагрузках.
«После запуска мы не только не потеряли в эффективности, но и получили новые возможности», — делится результатами команда «Ридан».
Внедрение актуальной, импортонезависимой, хорошо продуманной и смоделированной ERP-системы, создающей рычаги управления фирмой, было исполнено нами в невероятно короткие сроки и на довольно высоком уровне, чем мы, безусловно гордимся и с удовольствием делимся. Это был классный челлендж.
История «Ридан» доказывает: даже в условиях цейтнота и высоких рисков можно достичь невозможного. Ключ — в правильной стратегии, сильной команде и готовности к изменениям. На самом деле ВОЗМОЖНО ВСЕ. На невозможное просто требуется больше времени. Для «Ридан» таким временем стали 2,5 месяца, которые полностью изменили правила игры.
Уже сейчас, когда все отлично работают, заказчик счастлив, а предприятие живет и развивается, оборачиваясь назад, мы можем утверждать, что на результат в том числе оказала влияние определенная удача. Удача в том, что у Ридан были описаны его актуальные бизнес-процессы. Это позволило нам быстрее погрузиться и разобраться во всех деталях организации, их деятельности, максимально оперативно начать проектировать итоговую систему. Этот факт сложно недооценивать - и это еще один фактор успеха этого проекта.
Вместо постскриптума: Какие уроки может извлечь из этой истории бизнес?
1. Выбор подрядчика — критически важен. НЭП оказался партнёром, который не испугался вызова.
2. Типовое решение — не приговор. 80% процессов удалось закрыть «из коробки», остальные — доработать без потери времени.
3. Обучение через практику. Короткие видео и «песочницы» оказались эффективнее классических тренингов.
4. Команда решает всё. Успех обеспечили слаженность, ответственность и партнерский подход обеих сторон.
Ну и, конечно же, независимость от импортного программного обеспечения и поведения зарубежного вендора даёт большую свободу маневра производителям на отечественном рынке. А это напрямую влияет на развитие компании и бизнес результаты. Наверное, именно по этой причине всё больше компаний предпочитает внедрять именно российское по, в чём НЭП им с радостью и удовольствием помогает.