Досье компании
Продюсерская компания «Среда» (SREDA) — производитель телепрограмм и сериалов для федеральных каналов и онлайн-платформ, основана в июне 2008 года Александром Цекало после его ухода с «Первого канала». В первый же год работы компанией было представлено зрителям более десяти шоу, среди которых – популярная развлекательная пародийная телепередача «Большая разница».
В 2019 году «Среда» открыла офис в Лос-Анджелесе для создания оригинального контента и российских адаптаций для зрителей США, и Канады. В 2021 году «Среда» заключила договор об эксклюзивном партнёрстве с онлайн-кинотеатром IVI (Иви), а в 2023 – с онлайн-кинотеатром Okko.
Проекты компании регулярно становятся лауреатами российских и международных премий: «АПКиТ» («Обратная сторона Луны», «Мажор», «Метод», «Троцкий», «Гоголь. Начало»), «ТЭФИ» («Метод»), «Золотой Орёл» («Клим»), премия Нью-Йоркского кинофестиваля («Метод»), платиновая награда Хьюстонского кинофестиваля («Метод»).
Фабрика контента
По своей сути любая продюсерская компания — это своеобразная фабрика по созданию, управлению и продвижению творческих проектов и медиа продукции. Только по официальной информации в СМИ Продюсерская компания «Среда» каждый год производит более 150 часов оригинального сериального контента для ведущих российских каналов и онлайн-платформ. По факту – гораздо больше. Зрителям онлай-кинотеатров отлично известны такие их сериалы как «Аутсорс», «Трасса», «Лихие», «Триггер» и многие другие.
В процессе производства медиа контента «Среда» связывает популярных продюсеров с топовыми авторами, помогает собирать «команды мечты» для проектов любой сложности и жанра, параллельно решая их юридические и финансовые задачи, выполняя представительские и переговорные функции со сценаристами, операторами, композиторами, режиссёрами. Можно представить себе с каким объёмом договорной и проектной работы (и как следствие, документации) приходится сталкиваться сотрудникам «Среды» каждый день.
С момента разработки концепции проекта до факта его продажи разным категориям работников «Среды» необходимо постоянно обмениваться документами, письмами, поручениями, задачами и отчётами. Во всей этой беспрерывной коммуникации можно попросту утонуть, если нет единого стандартизированного пространства для создания, хранения, обработки и обмена информацией.
Предпосылки проекта
Как бы то ни было, но до 2021 года единого электронного документооборота в Продюсерской компании «Среда» не было. Информация о проектах хранилась в таблицах EXEL, менеджеры взаимодействовали с авторами и заказчиками по электронной почте, а договоры (как расходные, так и доходные) подписывались и хранились в бумажном виде.
Всё это, естественно, негативно сказывалось на скорости взаимодействия между конкретными исполнителями и целыми отделами: в ворохе писем и поручений, отдельные задачи время от времени просрочивались или вообще упускались из виду, что приводило к неразберихе и сдвигам сроков. Отслеживание статусов поручений превращалось в квест, а риск ошибок из-за «человеческого фактора» рос вместе с масштабами медиа-производства. «Каждый новый проект — это десятки документов. Без автоматизации мы теряли время и контроль», — отмечает Дана Ковалева, генеральный директор компании.
С этим нужно было срочно что-то делать, потому в сентябре 2021 года руководством «Среды» было принято решение о создании общекорпоративной системы электронного документооборота (СЭД) с целью сокращения сроков согласования и принятия решений по документам подразделений, учёта и хранения договоров, а также повышению контроля за исполнительской дисциплиной сотрудников компании.
В качестве программного обеспечения был выбран 1С:Документооборот, как современный импортонезависимый продукт, который даже в базовой версии полностью покрывал требования «Среды» и легко интегрировался с внедрённой в компании ранее 1С:Бухгалтерией.
Выбор исполнителя
Когда речь зашла о выборе исполнителя – it-компании, которая могла бы внедрить и настроить 1С:ДО в соответствии с бизнес-процессами продюсерской компании быстро и по адекватной цене, - руководство «Среды» обратилось к информационным ресурсам вендора (Фирмы 1С). Выбирали исполнителя только среди сертифицированных Центров компетенции по документообороту фирмы «1С», лидеров рейтинга.
Так они и вышли на нашу ИТ-компанию «Независимая экспертиза проектов» (ООО «НЭП»), системного интегратора и официального партнёра Фирмы 1С, успевшую к тому моменту положительно себя зарекомендовать при работе на аналогичных проектах внедрения в Шереметьево-Карго, ВНИИМС, Русском Море и других.
Поскольку реализация проекта выпала на постковидное время (ограничения были сняты, но навык онлайн-взаимодействия уже стал достаточно устойчивым), все встречи между «Средой» и НЭП проводились в онлайн-формате. Это оказалось так удобно, что впоследствии весть проект реализовывался без единого оффлайн-визита на территорию «Среды» (даже обучение ключевых пользователей работе в новой информационной системе проводилось по средствам вкс).
Со стороны НЭП в проекте внедрения участвовала небольшая команда в лице руководителя проекта Попова Максима, меня, ведущего аналитика практики ECM, Пономарёвой Анны, и Зосименко Егора, аналитика из Краснодара. Такая небольшая, но хорошо сработанная команда, позволяла не тратить время на лишние согласования и координацию. Работали быстро, дружно и с огоньком. В итоге внедрили электронный документооборот в «Среде» всего за три месяца (с учётом обучения сотрудников «Среды» работе в системе и опытно-промышленной эксплуатации СЭД).
Выбор решения и подход к реализации
Версия КОРП программного продукта «1С:Документооборот 8» была выбрана неслучайно: она наиболее соответствовала по функционалу и подходила «Среде», как компании со сложной организационной структурой и документооборотом. Я уже упоминала выше, что взаимодействие между отделами продюсерской компании — это сложный и многогранный процесс, требующий высокой степени координации. Все отделы, - будь то отдел продюсирования, маркетинга или финансов, - должны работать как единое целое для успешного выполнения проектов.
С учетом, того, что до указанной СЭД в «Среде» не использовались автоматизированные системы для создания, хранения и обмена документами, переносить данные и процессы из других систем не требовалось. Поэтому в соответствии с задачами проекта внедрения мы предложили реализовать механизмы типового запуска системы, с фиксированным набором работ и гарантированным результатом.
Особенности подхода НЭП к типовому запуску 1С:ДО:
· получение результатов по выбранным бизнес-процессам в течение 1-2 недель;
· максимально выгодное использование типового функционала системы «1С»;
· сохранение конфигурации «1С» в типовом виде с возможностью её дальнейшего автоматического обновления;
· минимизация затрат заказчика за счет типизации/стандартизации процесса запуска системы;
· быстрый запуск наиболее важных для компании бизнес-процессов в автоматизированной системе;
· поэтапность запуска ключевых бизнес-процессов с контролируемыми результатами.
Кроме этого проект проходил по оригинальной технологии, предполагающей «кейсовый подход» к автоматизации. Что это значит? Поскольку у НЭП опыт внедрения аналогичных систем к тому моменту был уже богатый, нами были разработаны и «упакованы» пакетные предложения, включающие строго предопределённый набор услуг. Например, как в данном конкретном случае, «пакет» предполагал настройку не более 10 видов договоров и до 10 уникальных маршрутов обработки договоров, отличающихся условиями маршрутизации и исполнителями.
Что это давало «Среде» как заказчику? Огромную экономию денег и времени. Пропадала необходимость «изобретать велосипед» и сочинять новые процессы взаимодействия между отделами, а аналитикам и разработчикам НЭП, придумывать, как новая информационная база должна будет работать, а потом за дополнительные деньги «пилить» базу под витьеватые бизнес-процессы заказчика. Наоборот, процессы «Среды» систематизировались и унифицировались под требования преднастроенной системы. База оставалась лёгкой и быстрой, а бюджет заказчика целым (и как следствие – сокращение затрат на дальнейшую поддержку системы). Также это позволяло нам, аналитикам НЭП,автоматизировать документооборот «Среды» в любом порядке, начиная с самых важных блоков.
«Среда» воспользовалась предложением НЭП и выбрала для автоматизации следующие модули:
1. Автоматизация работы договорной деятельности;
2. Автоматизация работы с поручениями (контроль исполнительской дисциплины).
Это были самые «проблемные» зоны, поскольку напрямую влияли на взаимодействие компании с авторами, заказчиками и исполнителями, а значит и на бизнес в целом. Автоматизация договорной деятельности упорядочивала документооборот компании, а модернизация контроля поручений позволяла в будущем отслеживать прогресс в движении проекта или отдельной задачи и выявлять потенциальные проблемы на ранних стадиях, что прямо влияло бы на постоянное улучшение процессов компании и повышению общей эффективности работы «Среды».
Проект внедрения
Активные работы по внедрению СЭД на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» проводились в «Среде» в период с 8 октября 2021 г. по 14 января 2022 г. как уже упоминалось ранее полностью «удалённым методом» (т.е. по средствам интернет связи, без единого визита на территорию продюсерской компании).
Перед самым стартом проекта (до октября 2021) сотрудниками «Среды» был разработан «Регламент обработки договоров и задач, связанных с исполнением договоров». Данный документ систематизировал процессы компании и унифицировал работу с договорными и иными документами. Впоследствии этот регламент был взят за основу при выполнении работ по внедрению СЭД.
Мы приступили к работе и в кратчайшие сроки выполнили следующие работы:
1. Поставили и установили программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», а также развернули рабочие места будущих пользователей системы;
2. Выполнили настройку базовой нормативно-справочной информации (НСИ);
3. Настроили структуру папок внутренних документов с учетом разграничения прав доступа;
4. Классифицировали и настроили виды документов;
5. Реализовали процедуру обработки документов;
6. Настроили оповещение пользователей по электронной почте;
7. Настроили нумераторы по видам документов;
8. Провели обучение ответственных лиц, кураторов и руководителей процессов СЭД;
9. Подготовили пользовательские инструкции по работе с программой «1С:Документооборот 8 КОРП»;
10. На основе комплексных процессов компании автоматизировали процессы работы с внутренними документами: «Обработка договора», «Обработка Приложения к договору», «Обработка Акта»;
11. Настроили параметры учета внутренних документов.
Автоматизирована была работа как с доходными (договоры продажи готовой медиа продукции), так и с расходными договорами (договоры со сценаристами, юристами и проч.), что значительно сократило время на создание, поиск, согласование и утверждение любых контрактов. К моменту запуска системы в промышленную эксплуатацию (17 января 2022 г.) все ключевые пользователи (а их было более 30 человек) были обучены работе с системой и уже не терялись в новой структуре хранения документов.
Как работает система
Попробую простым языков без схем и сложных терминов рассказать, как работает система «1С:Документооборот» в процессе регистрации входящих документов и запуска связанных с ними рабочих процессов (рассмотрение, исполнение, ознакомление сотрудников).
Входящий поток бумажных и электронных документов (договоров, актов, смет) поступает менеджеру, исполняющему функцию «единой канцелярии». Менеджер обрабатывает этот поток, распределяет по категориям документов, сортирует по адресатам и вносит входящие документы в систему. В Меню выбирается раздел «Документы входящие» и по преднастроенным шаблонам заполняется так называемая «регистрационная карточка» документа. В ней менеджер указывает вид документа, его наименование, краткое содержание, отправителя, дату получения и другие реквизиты. При наличии и необходимости подгружает в систему отсканированную копию документа. После заполнения всех реквизитов документ регистрируется с присвоением ему регистрационного номера.
После регистрации входящего документа в системе выбирается адресат (как правило, это руководитель того или иного отдела) и запускается один из целевых процессов: на рассмотрение, на исполнение, на ознакомление или иной нетиповой процесс. По входящему документу (например, по «Договору подряда») может быть запущено одновременно несколько последовательных и параллельных процессов. Например, сначала документ отправляется на рассмотрение руководителю юридического отдела, после его резолюции документ может быть направлен на ознакомление в финансовый отдел и\или на исполнение сотруднику, занимающемуся непосредственно производством контента. И не нужно больше ходить между отделами, разыскивая, у кого на столе затерялся нужный договор. Всё это отлично видно в системе.
С исходящими документами дело обстоит похожим образом, кроме, пожалуй, того, что документ формируется сотрудником нужного отдела сразу в системе с учётом требований ГОСТов и типовых инструкций компании.
Итоги проекта
На момент старта промышленной эксплуатации система насчитывала 31 активного пользователя и 25 видов настроенных документов (Договоры, Акты). В новой СЭД было смоделировано и запущено 4 комплексных процесса обработки документов, включающих различные условия маршрутизации для подбора согласующих лиц и подписантов, что позволяло вносить правки в текст договора, отправлять на доработку и при этом не путаться в их редакциях.
Если говорить об итогах внедрения в целом, то оно позволило ПК «СРЕДА»:
· сократить время на согласование документов между отделами (юридическим, экономическим, отделом PR и производством);
· повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
· обеспечить контроль над своевременным выполнением поручений;
· улучшить взаимодействие между отделами и повысить управляемость в компании.
Нам было приятно работать с коллегами из «Среды»: мы охотно делились знаниями, а они внимательно изучали систему и не стеснялись задавать вопросы. «Опыт и коммуникативные навыки специалистов НЭП позволили оперативно решить все вопросы по внедрению. Работы выполнены качественно и в срок», - отмечает генеральный директор ООО «ПК «Среда» Дана Ковалева.
Планы развития и оценка внедрения
По завершении проекта, мы интересовались планами коллег по развитию корпоративной системы документооборота. Руководство «Среды» делилось тем, что в ближайшей перспективе уже стоят задачи по улучшению интерфейса и автоматизации новых модулей (что значит, что пользователи к системе привыкли и уже понимают, какой ещё фронт своих задач можно с её помощью автоматизировать).
Что касается нашей работы, работы команды НЭП, то её руководство «Среды» оценило на "5 баллов" по всем параметрам и рекомендует «1С:Документооборот» коллегам из медиа индустрии. «НЭП доказала, что даже в сжатые сроки можно добиться результата без компромиссов в качестве», — резюмирует Дана Ковалева.
Этот кейс показывает: автоматизация документооборота в компании — это не просто «технический апдейт», а инструмент для укрепления дисциплины и роста бизнеса. Особенно актуально для компаний, где каждый документ — это шаг к новому проекту.