Акт сверки — это документ, который подтверждает взаимные расчеты между двумя контрагентами (например, между рестораном и поставщиком продуктов). В нем фиксируются все финансовые операции: оплаты, отгрузки товаров, возвраты и другие движения денежных средств за определенный период. Акт сверки подписывается обеими сторонами и служит доказательством отсутствия или наличия задолженности.
Зачем акт сверки нужен в общепите?
В сфере общественного питания запрос акта сверки – регулярное действие, поскольку здесь много постоянных поставок (продукты, напитки, оборудование) и высокая частота финансовых операций. Основные причины, почему это важно:
- Контроль расчетов – акты сверки взаиморасчетов позволяют избежать ошибок и недопониманий между рестораном и поставщиками.
- Подтверждение задолженности – если одна из сторон должна деньги, акт сверки становится юридическим основанием для взыскания.
- Работа с юристами и банками – при судебных спорах или кредитовании акты сверки могут служить доказательством финансовой дисциплины.
Помимо актов сверки, ресторану приходится иметь дело с десятками других документов, за ошибки в которых штрафуют и закрывают. Про них рассказываем здесь.
Сложности при работе с актами сверки
Несмотря на важность этого документа, в общепите часто возникают проблемы при его оформлении и согласовании:
Расхождения в данных
- Поставщик и ресторан могут вести учет в разных системах, из-за чего суммы в актах не сходятся.
- Ошибки в документах (накладных, счетах-фактурах) приводят к некорректным данным при сверке.
Вам в любом случае нужно регулярно приводить учет в порядок, чтобы не было больших расхождений и денежных потерь. О том, как провести аудит складского учета, здесь.
Задержки в подписании
- Поставщики могут медленно реагировать на запросы, затягивая процесс согласования.
- Если в компании нет ответственного за сверки, документ может зависнуть на недели.
Юридические нюансы
- Неправильно оформленный акт взаимной сверки (без печатей, подписей, реквизитов) теряет юридическую силу.
- Некоторые контрагенты отказываются подписывать акт, если есть спорные моменты.
Большой объем работы
- В сетевых заведениях или при работе с множеством поставщиков сверки приходится делать регулярно, что отнимает время у бухгалтерии.
Как упростить работу с актами сверки?
Чтобы минимизировать проблемы, можно:
— Использовать электронный документооборот (например, сервисы для автоматической сверки).
— Четко прописывать условия расчетов в договорах.
— Назначить ответственного за подготовку и согласование актов.
— Проверять данные ежемесячно, чтобы не накапливались расхождения.
Акт сверки с контрагентом — важный инструмент для контроля расчетов в общепите. Несмотря на возможные сложности, его правильное оформление помогает избежать финансовых потерь и конфликтов с поставщиками. Автоматизация и четкая организация процесса значительно упрощают работу с этим документом.