Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, который позволяет одному лицу действовать от имени другого. Бухгалтеру такая доверенность необходима для выполнения различных задач, таких как подписание финансовых документов, отправка запросов в государственные органы и другие подобные действия. Мы отвечаем на часто задаваемые вопросы о машиночитаемой доверенности для уполномоченного бухгалтера.
Плюсы МЧД для бухгалтера
Машиночитаемая доверенность облегчает выполнение рутинных задач, таких как подписание документов и взаимодействие с государственными органами. В отличие от бумажных доверенностей, она автоматически передается через электронный документооборот, а её статус, например, отзыв, можно проверить мгновенно. В сервисах для работы с машиночитаемыми доверенностями часто можно настроить автоматическую проверку полномочий, что снижает риски ошибок и подделок.
Подписывается машиночитаемая доверенность квалифицированной электронной подписью руководителя, что минимизирует риски подделки и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
В системах для работы с МЧД, как вариант Астрал Доверенность, поддерживаются все этапы работы с машиночитаемой доверенностью: создание, регистрация, отправка и отзыв. Таким образом управление доверенностями становится еще проще - есть возможность быстро отозвать документ при увольнении сотрудника.
Когда бухгалтеру понадобится МЧД
Подписывать документы от имени индивидуального предпринимателя или юридического лица без доверенности могут только сам предприниматель или директор компании. Им машиночитаемая доверенность не нужна.
Для того чтобы бухгалтер мог сдавать отчетность или выполнять другие действия от имени ИП или компании без их непосредственного участия, требуется машиночитаемая доверенность. Этот электронный документ подтверждает полномочия бухгалтера и предоставляет ему право действовать в интересах доверителя.
Сколько необходимо МЧД для бухгалтера
Количество машиночитаемых доверенностей зависит от обязанностей бухгалтера и требований информационных систем, с которыми он работает. Хотя существует единый формат электронной доверенности 003, различные ведомства применяют свои собственные форматы.
Например, если бухгалтер взаимодействует только с ФНС, достаточно одной машиночитаемой доверенности формата 5.03 или доверенности формата 003 с указанием полномочий для работы с ФНС.
Формат 5.03 предназначен исключительно для работы с налоговой системой и действует с 10 января 2025 года. Он позволяет налогоплательщикам создавать цифровые доверенности с правом последующего передоверия и предоставлять полномочия нескольким представителям.
Если бухгалтер подает отчеты в Социальный фонд, потребуется дополнительная машиночитаемая доверенность в специальном формате, утвержденном СФР.
Для Росстата подойдет универсальный формат 003. Электронная доверенность для сдачи отчетности в Росстат будет необходима с 1 мая 2025 года. Формат 003 называют универсальным, так как он подходит для взаимодействия как с государственными органами, так и с контрагентами. Например, можно оформить одну доверенность для сотрудника, который будет одновременно сдавать отчеты в Росстат и подписывать документы от имени компании в рамках электронного документооборота.
Важно! МЧД должна быть подписана КЭП предпринимателя или директора. Получить такую подпись можно в налоговой, а также в удостоверяющих центрах, аккредитованных ФНС. Также в сервисе можно оформить электронную подпись физлица + МЧД для любых целей: участия в торгах, обмена электронными документами, сдачи отчетности и работы на профильных порталах. Вы получите автонастройку рабочего места и круглосуточную техническую поддержку.
Получить Вы можете заказать КЭП для физ.лица на сотрудника Вашей организации через Астрал Подпись.
Как правильно оформить МЧД на бухгалтера уполномоченной компании
Если организация или индивидуальный предприниматель работают с бухгалтером из сторонней компании, цифровая доверенность оформляется непосредственно на этого специалиста. В документе указывается конкретное лицо, которое будет действовать от имени и в интересах доверителя.
Например, если бухгалтерскую отчетность ИП ведет специалист из другой компании, нет необходимости оформлять машиночитаемую доверенность с правом передоверия на директора этой компании. Вместо этого электронная доверенность сразу выписывается на бухгалтера, который будет выполнять необходимые задачи.
Какая электронная подпись нужна бухгалтеру
Для работы с машиночитаемой доверенностью бухгалтер использует квалифицированную электронную подпись физического лица. Эта подпись необходима для подписания документов в рамках электронного взаимодействия с государственными органами, включая налоговую службу, а также с коммерческими организациями. Получить квалифицированную электронную подпись можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры. Удобнее и проще оформить такую подпись вместе с машиночитаемой доверенностью с нужными полномочиями в Астрал Подпись — весь процесс займет не более одного рабочего дня. Комплект электронной подписи и машиночитаемой доверенности подойдет для различных бизнес-целей: от участия в торгах и обмена электронными документами до сдачи отчетности и работы на специализированных порталах.
Потребуется ли уполномоченному бухгалтеру лицензия ФСБ на криптографию
Если бухгалтер на аутсорсе (будь то ИП или компания) подписывает и отправляет отчетность от имени клиента, используя свою электронную подпись, ему необходима соответствующая лицензия ФСБ. Это связано с тем, что шифрование данных третьих лиц является лицензируемым видом деятельности.
Основанием для этого служат статья 12 закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ и пункт 25 Перечня лицензируемых работ, утвержденного постановлением Правительства от 16.04.2012 № 313.
Лицензия не требуется, если бухгалтер не подписывает отчеты своей электронной подписью и не занимается их отправкой. В этом случае в договоре с заказчиком важно четко разграничить обязанности:
- Исполнитель занимается составлением бухгалтерской, финансовой и налоговой отчетности, формирует файлы в учетной системе и передает их заказчику.
- Функции подписания и отправки документов остаются за руководителем компании или ИП.
Регуляторы обращают внимание не на владельцев электронных подписей, а на IP-адреса, с которых отправляется большое количество отчетов в ФНС. Если с одного компьютера регулярно отправляются документы, подписанные разными электронными подписями, это может стать поводом для проверки и привлечения к ответственности.
Чтобы полностью избежать рисков привлечь внимание контролирующих органов, бухгалтер на аутсорсе может ограничиться составлением отчетов, а подписание и отправку документов передать клиенту.
Какие штрафы за работу без лицензии
Если сторонняя бухгалтерия оказывает услуги без получения лицензий от ФСБ, то могут последовать санкции по статье 13.13 КоАП. Размеры штрафа зависят от статуса нарушителя:
- Для физического лица — от 500 до 1 000 рублей.
- Для должностного лица — от 2 000 до 3 000 рублей.
- Для аутсорсинговой компании — от 10 000 до 20 000 рублей.
Количество отправленных отчетов совсем не влияет на размер штрафа — наказывается только сам факт незаконного использования криптографических средств. в этом случае теоретически возможна конфискация программного обеспечения для защиты информации, пример - КриптоПро CSP.
Какие требования предъявляются к электронной доверенности
Формат и структура электронной доверенности регулируются приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Обычно машиночитаемая доверенность создается в формате XML, но в некоторых случаях допускается использование PDF. Электронная подпись, используемая для заверения документа, должна соответствовать стандарту XMLDSIG или другому формату, утвержденному приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
В содержании доверенности обязательно должны быть указаны следующие данные:
- название и номер документа;
- для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП; для юридических лиц — наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя;
- дата выдачи доверенности;
- срок ее действия;
- перечень полномочий доверенного лица;
- информация о системе, которая уведомляет о прекращении действия доверенности;
- номер документа и отметка о возможности передоверия.
Доверенность заверяется квалифицированной электронной подписью директора компании или индивидуального предпринимателя.
Формат и структуру электронной доверенности регулирует приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. Как правило, МЧД создают в формате XML, но в отдельных случаях допускается PDF. Электронная подпись, применяемая для заверения документа, должна соответствовать стандарту XMLDSIG или иному формату, утвержденному приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
В содержании доверенности обязательно нужно указать следующие данные:
- название и номер документа;
- для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП; для юрлиц — наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя;
- дату выдачи доверенности;
- срок ее действия;
- перечень полномочий доверенного лица;
- информацию о системе, которая уведомляет о прекращении действия МЧД;
- номер документа и отметка о возможности передоверия.
Доверенность заверяет УКЭП директора компании или ИП.
Создание и управление МЧД становится простым и быстрым с помощью сервиса Астрал Доверенность. Используйте готовые шаблоны или разрабатывайте собственные, контролируйте сроки действия и статусы доверенностей через встроенный реестр.
Где можно оформить МЧД
На официальном сайте ФНС доступен специализированный сервис для создания и выдачи машиночитаемой доверенности (МЧД). С его помощью возможно создать любую МЧД для работы с площадками, поддерживающими формат 003. Но на портале ФНС нет реестра и более удобного выбора полномочий.Кроме того, операторы электронного документооборота, подключенные к распределенному реестру ФНС, также предоставляют услуги по оформлению МЧД для сотрудников.
Создание МЧД
Сервис ФНС предоставляет возможность бесплатно выпустить машиночитаемую доверенность, но процесс может показаться сложным. Вот пошаговая инструкция:
1. Выберите тип доверенности и заполните необходимые данные о представителе и доверителе.
2. Создайте доверенность.
3. Скачайте XML-файл и запомните место его сохранения.
4. Подпишите файл квалифицированным сертификатом руководителя, используя открепленную подпись.
5. Загрузите подписанный файл доверенности в Реестр ФНС.
6. После выполнения всех шагов машиночитаемую доверенность можно использовать вместе с сертификатом электронной подписи физического лица.
В сервисе Астрал Доверенность управлять МЧД проще. Оформите доверенность в универсальном формате в несколько кликов, а руководителю останется только подписать ее своей КЭП. Сервис автоматически отправляет созданный и подписанный файл на регистрацию в реестр ФНС. Также можно добавлять МЧД из других источников, отзывать их и загружать в форматах PDF, XML или ZIP.
