В предыдущей публикации я сделал общий обзор двух основных моделей As-Is и To-Be и незаслуженно забытой модели Must-Have. В этой публикации речь пойдет о модели As-Is, основой основ всего процесса оптимизации бизнес-процессов.
Создание модели As-Is сводится к документированию фактически выполняемых работ. Регламенты и инструкции для сотрудников откладываются в сторону. Возможно руководство компаний считает, что люди работают по утвержденным документам. Модель As-Is должна показать реальную картину в системе управления.
Главные методы работы аналитика при создании модели As-Is это интервью с владельцами и исполнителями процессов. По возможности необходимо прямое наблюдение за работой сотрудников.
«Фотография рабочего дня» - специальный вид фиксации процесса путем фактического наблюдения за работой конкретных сотрудников с замером времени выполнения каждого действия.
Важно описать модель максимально подробно. Документирование включает реестр (список) бизнес-процессов, описание маршрутов их выполнения, требования к получаемой информации, точное описание получаемых результатов и матрицу ответственности участников процесса.
Для наглядного представления (визуализации) модели выбирается наиболее понятная нотация модели бизнес-процессов.
«Нотация бизнес-процессов» – совокупность (система) определенных геометрических фигур, символов и условных обозначений, правил их отображения, связей между ними и логики следования фигур или символов одного за другим, используемые для визуального отображения последовательности работ (процессов или операций), передачи информации и механизмов управления между ними.
В последнее время в бизнесе и анализе процессов пользуется популярностью нотация BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation) от консорциума The Open Management Group (OMG).
В зависимости от того, предполагается ли групповая работа при работе с моделями процессов или нет, выбирается программное средства для создания визуальных моделей в выбранной нотации. Для работы вне групп подойдут встроенные в офисные продукты программы Visio для Microsoft Office или Draw для Open Office (Libre Office).
Наибольшее удобство в работе с моделями можно получить в специализированных программных продуктах. Для самостоятельной работы при выборе нотация BPMN в качестве основной можно взять на вооружение Camunda Modeler. Групповая работа с моделями неплохо организовывается в Draw.io. Оба программных продукты бесплатны.
Перечисленные программы помогают в визуализации, но плохо справляются с полным документированием моделей. Для таких целей лучше подходят платные сервисы, например корпоративное клиент-серверное решение Business Studio или облачный сервис StormBPMN. Для масштабных проектов не только моделирования, но и автоматизации бизнес-процессов, можно обратить внимание на программы 1С:СППР и ARIS.
Даже в обычных Microsoft Office или Open Office можно создать и описание модели, и её визуализацию в виде нотации. Однако, это будет самый трудоемкий процесс.
Отмечая важность создания моделей As-Is приведу забавный факт. По моему опыту в более половине случаев создания этой модели выявляется расхождение фактических работ от прописанных в регламентах.
Например, я руководил проектом оптимизации системы принятия решений в управляющей компании крупного холдинга. Модель As-Is показала, что процесс сбора отчетности не соответствует установленному в компании регламенту. Проводить оптимизацию процессов управления было уже нецелесообразно до устранения несоответствий.
Завершая это короткое описание модели As-Is обращу внимание на ошибку в отношении роли и месте этой модели на пути совершенствования системы управления. По какому-то совершенно непонятному мне заблуждению, встречается мнение, что создание модели As-Is это единственный шаг в оптимизации бизнес-процессов.