Крупная розничная сеть, объединяющая магазины известных брендов, столкнулась с серьёзными сложностями при расчёте премий для сотрудников. Ежемесячно начисления приходилось вручную рассчитывать для более 4000 человек, используя Excel. Этот процесс был долгим, требовал больших ресурсов от HR-отдела и бухгалтерии, увеличивал вероятность ошибок и вызывал вопросы у сотрудников из-за непрозрачности начислений.
Какие сложности в расчете премий и KPI были у компании-заказчика
Процесс расчета премий был долгим. Директорам магазинов необходимо было предоставить сведения о продажах по сотрудникам. В расчетном отделе сводили эти данные в общем файле Excel по подразделениям, выполняли в нем расчет размера премий и затем рассчитанные суммы переносили в программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, ред.3.1» для начисления сотрудникам.
Все эти действия требовали больших трудозатрат как от директоров магазинов, так и от HR-отдела и бухгалтерии.
Учитывая, что критерии для начисления премий зависят от множества факторов, таких как выполнение плана продаж, KPI, бренды товаров и другие показатели, расчет премий в Excel увеличивал вероятность ошибок и вызывал вопросы у сотрудников из-за непрозрачности начислений. Возникающие ошибки приводили к перерасчётам и дополнительным запросам в бухгалтерию.
Задачи, поставленные перед командой Unicon Outsoursing
· Автоматизировать процесс расчета премий;
· Настроить KPI и показатели, влияющие на размер премии;
· Автоматизировать загрузку сведений о фактических продажах в разрезе подразделений;
· Автоматизировать расчет комиссии от продаж;
· Автоматизировать расчет комиссии от продуктивности;
· Разработать отчет для анализа рассчитанных показателей и премий.
Как мы автоматизировали расчет премий для клиента
Автоматизация функционала расчета премий осуществлялось по проектной технологии, состоящей из
двух основных этапов:
· Обследование процессов расчета премий;
· Внедрение.
В процессе обследования был проведен аудит существующих процессов расчета показателей и премии, собраны данные о структуре персонала, о показателях, применяемых при расчете премии, разработано техническое задание.
Обследование позволило еще до старта внедрения оценить объем требуемых доработок, дало четкое представление о проблемах процесса.
Для реализации проекта принято решение использовать имеющийся у компании-заказчика программный продукт «1С:ЗУП КОРП, ред.3.1» с доработками типового функционала.
На этапе внедрения в соответствии с техническим заданием был доработан функционал «1С:ЗУП КОРП, ред.3.1» - внедрён автоматизированный алгоритм, учитывающий все критерии начисления премий.
Для подразделений добавлен дополнительный реквизит «Бренд», который влияет на расчет комиссии от продаж и от продуктивности.
Также добавлены дополнительные реквизиты для позиций штатного расписания, отражающие алгоритмы расчета премий: «Расчет продуктивности» и «Расчет продаж».
Создан новый документ для регистрации и хранения данных о продажах по каждому подразделению и сотруднику, в который автоматически по заданному расписанию загружаются сведения о фактических продажах, выгруженные из конфигурации «1С:Управление торговлей».
Расчет премий производится по разработанному алгоритму созданными в системе и назначенными сотрудникам плановыми видами начислений в типовом документе «Начисление зарплаты и взносов».
Для контроля и анализа начисленных премий разработан отчёт, который позволяет легко отслеживать корректность данных.
Какие изменения произошли в компании после автоматизации системы мотивации
После внедрения автоматизированной системы:
· Время, затрачиваемое на расчёт премий, сократилось на 80%.
· Ошибки сведены к минимуму, что исключило перерасчёты и споры.
· Сотрудники стали более мотивированными, так как система премирования стала понятной и прозрачной.
Автоматизация расчёта премий не только разгрузила HR-отдел и бухгалтерию, но и повысила доверие сотрудников к системе мотивации, сделав процесс начислений честным и предсказуемым.
У вас есть похожая задача? Оставьте нам заявку на сайте https://ubpo.ru/services/autsorsing-it-protsessov/podderzhka-i-soprovozhdenie-1c/