В использовании корпоративных карт есть разные ограничения для ООО и ИП.
Для ООО (Общество с ограниченной ответственностью) можно оплачивать:
- Покупки для офиса (канцелярия, техника, мебель и т.д.).
- Командировочные расходы (билеты, гостиницы, питание).
- Представительские расходы (деловые обеды, подарки клиентам).
- Оплата услуг (интернет, связь, аренда, транспорт).
Что нельзя для ООО:
- Выплачивать зарплату или дивиденды сотрудникам.
- Переводить деньги на личные карты сотрудников.
- Использовать карту для личных расходов.
- Снимать крупные суммы наличными без документов.
Все траты по корпоративной карте ООО необходимо подтверждать чеками, счетами и договорами.
Сотрудник, который пользовался картой, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. В случае отсутствия подтверждающих документов потраченные средства будут считаться доходом сотрудника и с них придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, как с заработной платы.
Для ИП (Индивидуальный предприниматель) порядок немного иной. Можно оплачивать:
- оплачивать расходы, связанные с бизнесом;
- использовать карту и для личных нужд (например, оплатить коммуналку или покупки), если вы на УСН «Доходы», патенте или налоге на профессиональный доход;
Но существуют ограничения:
- Нельзя платить зарплату сотрудникам напрямую с карты;
- Если смешиваете личные и бизнес-расходы, важно вести учет расходов, которые учитывают при налогообложении ( если вы на общей системе или УСН ( доходы, уменьшенные на величину расходов)).
Отчет по корпоративной карте ИП:
- Если вы уменьшаете налоги за счёт расходов, то сохраняйте все подтверждающие документы.
- На других режимах (например, УСН «Доходы») можно не отчитываться за личные траты, но бизнес-расходы всё равно подтверждайте их может запросить банк в рамках проверки по 115-фз.
Для ООО корпоративная карта — только для бизнеса, для ИП — можно и для бизнеса и для личных целей.
Нарушение правил использования корпоративных карт может привести к штрафам и блокировке счёта.