Существуют различные подходы к тому, что собой представляет система управления в организации и что в ней входит. Некоторые полагают, что система управления формируется руководителем организации, не основываясь ни на чем. Однако основой системы управления в организации являются процесс управления и входящие в него инструменты и ресурсы управления, которые формируются руководителем организации и способствуют или не способствуют выполнению поставленных задач.
Но процесс управления практически нигде не рассматривается из-за неопределенности этого понятия и, соответственно, отсутствия проработанной теоретической базы. Только без понимания того, что собой представляет процесс управления формирование системы управления и входящих в нее элементов представляется затруднительным и вряд ли будет способствовать успешной деятельности организации.
Для того, чтобы выработать однозначное понимание, о чем идет речь давайте посмотрим, какие определения даются в энциклопедиях по следующим позициям: «процесс управления», «система», «система управления» и «организация» и далее будем от них отталкиваться в рассмотрении этой темы.
Что такое процесс управления?
В Большой российской энциклопедии определение «процесс управления» отсутствует. Зато имеется определение «процесс стратегического управления», который по мнению автора касается лишь одного из инструментов управления, но в таком виде не является процессом управления.
Что такое система?
В Большой российской энциклопедии, сайт: https://bigenc.ru/c/sistema-4284c7, дано следующее определение и указаны основные характеристики системы:
Система – это совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определённую целостность, единство.
Основные характеристики системы:
- целостность(принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её элементов и невыводимость из последних свойств целого, зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т. д. внутри целого);
- структурность(возможность описания системы через установление её структуры, т. е. сети связей и отношений; обусловленность поведения системы не столько поведением её отдельных элементов, сколько свойствами её структуры); взаимозависимость системы и среды (система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим компонентом взаимодействия);
- иерархичность(каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой системы);
- множественность описания каждой системы (в силу принципиальной сложности каждой системы её адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определённый аспект системы) и др.
К наиболее сложным видам системы относятся целенаправленные системы, поведение которых подчинено достижению определённых целей, и самоорганизующиеся системы, способные в процессе функционирования видоизменять свою структуру.
Что такое организация?
В Большой российской энциклопедии дается только юридическое определение этого понятия поэтому посмотрим определение в Большой советской энциклопедии, сайт: https://dic.academic.ru/dic.nsf/bse/116628/Организация, где дано следующее определение организации:
Организация (франц. organisation, от позднелат. organizo — сообщаю стройный вид, устраиваю)
1) Внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением.
2) Совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.
3) Объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определённых процедур и правил.
Можно найти и другие определения, что такое организация:
Организация — (франц. organisation, от позднелат. organize сообщаю стройный вид, устраиваю) 1) внутр. упорядоченность, согласованность взаимодействия более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением. Философская энциклопедия
Организация — [organization] 1. Организация системы совокупность структуры системы и способов функционирования ее элементов. Экономико-математический словарь.
Приведенные выше определения показывают, что сама организация – это тоже система, состоящая из дифференцированных и автономных частей, взаимодействующих между собой. Эта система, объединяющая людей, реализующих некоторую программу или цель. Являясь целенаправленной и самоорганизующейся системой, она способна в процессе функционирования видоизменять свою структуру.
Что такое система управления?
В Большой российской энциклопедии, сайт: https://bigenc.ru/c/upravlenie-obshchee-poniatie-5df5ef, дано следующее определение системы управления:
Управле́ние, воздействие на управляемую систему с целью обеспечения требуемого её поведения. Система управления (СУ) включает в себя три составные части: управляемую систему, управляющую систему и связи между ними.
В зависимости от того, включают ли элементы системы управления человека (всегда являющегося субъектом), различают следующие четыре типа управления:
Автоматическое управление соответствует случаю, когда и управляющая, и управляемая системы являются техническими или кибернетическими объектами.
Автоматизированное управление соответствует случаю, когда управляющая система является субъектом – например, человеко-машинной системой, в которой наиболее важные и ответственные решения принимает человек.
Объект-субъектное управление – это случай, когда регулятор «управляет» человеком.
Организационное управление соответствует случаю, когда и управляющая, и управляемая системы являются субъектами, т. е. когда люди управляют людьми (Новиков. 2022).
В данном случае будем рассматривать только «организационное управление», т.е. управление, которое осуществляется путем воздействия субъекта на объект управления и к которым относятся только люди.
Вывод: система управления является частью организации, которая в свою очередь обладает всему признаками и является также целенаправленной системой.
Для дальнейшего рассмотрения этой темы необходимо определить, что такое процесс управления и что в него входит.
Процесс управления – это целенаправленное воздействие субъекта управления на объект управления при помощи специальных инструментов и ресурсов управления, необходимое для достижения определенной цели путем решения ими поставленной задачи (определение автора).
Субъект управления – это лицо, оказывающее воздействие на другое лицо и выполняющее поставленную задачу для достижения определенной им самим или другими лицами цели и имеющее необходимые компетенции, и знания.
Объект управления – это лицо, на которое оказывается воздействие другим лицом, выполняющее определенные обязанности, и имеющее соответствующие права, и квалификацию, позволяющие решать поставленную задачу.
Инструменты управления– это комплекс мер воздействия как на субъект, так и на объект управления, представленные в документальном или электронном виде (то, что указывает, что и как надо делать и стимулирует их деятельность).
Ресурсы управления– это средства и способы оказания воздействия субъекта на объект управления, например, средства связи, программы, формы документов (то, с помощью чего оказывается воздействие), а также характеристики субъекта и объекта управления (образование, опыт, компетенции, моральные качества).
Здесь нас в данном случае интересуют как инструменты, так и ресурсы процесса управления, которые определяют деятельность сотрудников в компании.
К инструментам процесса управления относятся:
1) Внешние управляющие документы (руководитель (владелец) компании, а также все сотрудники в своей деятельности должны руководствоваться нормативно-правовыми актами, утвержденными государственными органами)
2) Внутренние управляющие документы (все сотрудники при осуществлении своей деятельности в рамках компании должны руководствоваться нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами, утвержденными руководителем компании).
3) Система планирования и отчетов (это определение цели, утверждение стратегии развития, разработка планов – постановка задач сотрудникам и контроль их исполнения).
4) Структура управления, включая организационную структуру (формирование структурных объектов, отражение в них место и иерархию подчинения сотрудников, необходимое для их взаимодействия как по вертикали, так и по горизонтали структуры управления).
5) Распределение полномочий и ответственности у руководителей всех уровней управления и исполнителей (необходимое условие для выполнения поставленных руководителем организации задач).
6) Система мотивации сотрудников (заинтересованность сотрудников в выполнении поставленных задач).
К ресурсам процесса управления относятся:
1) Используемые средства связи между субъектами и объектами управления(доведение информации от субъекта до объекта управления может быть голосом, по телефону, посредством почты в бумажном или в электронном виде, по скайпу и др.).
2) Используемые средства обработки информации (информация может обрабатываться вручную, при помощи механических устройств, в специальных программах и др.).
3) Знания, компетентность и опыт сотрудников, а также их моральные качества(исполнитель должен обладать всеми указанными качествами, необходимыми для выполнения поставленной задачи).
Примерная схема воздействия инструментов и ресурсов процесса управления на сотрудников указана на Рис. 1.
Хотелось бы отметить, что субъектом управления могут быть не только руководители, но и обычные сотрудники, результат деятельности которых воздействует на выполнение задач другими сотрудников. Указанные выше инструменты и ресурсы процесса управления составляют основу системы управления. Это фундамент, на котором система управления строится.
Элементы системы управления и их взаимодействие.
Каждый элемент системы управления важен и влияет на результаты деятельности организации. Система управления тогда будет эффективной, когда все ее элементы наилучшим образом соответствуют достижению цели организации. Несовершенство любого элемента системы управления отражается на деятельности организации и ведет к потерям.
Необходимо также учитывать, что все элементы системы управления взаимосвязаны и оказывают определенное воздействие не только на субъекты и объекты управления (сотрудников), но также в той или иной степени на другие элементы (см. Рис. 2).
На Рис. 2 видно, что от совершенства законодательной базы (внешние управляющие документы) зависит деятельность любой организации: как выстраивается бизнес, как распределяются роли в высшем органе управления (владелец, руководитель), что должны знать и как должны действовать сотрудники в той или иной ситуации и другое. Без наличия у сотрудников необходимых знаний, опыта и компетенций, какую бы позицию они не занимали, вряд ли выполнение поставленных задач будет выполняться ими наиболее рациональным, оптимальным и эффективным способом. И это относится к каждому элементу системы управления.
Рассмотрим элементы системы управления по количеству воздействий, которые они оказывают на другие элементы системы управления (это основные связи, возможны и другие), и выстроим их от большего показателя (количеству линий) к меньшему показателю:
1. Знания, компетентность и опыт сотрудников, а также их моральные качества (7 линий).
2. Внешние управляющие документы (НПА) (5 линий).
- Распределение полномочий и ответственности у руководителей (5 линий).
- Структура управления (организационная структура) (3 линии).
- Внутренние управляющие документы (ЛНА) (3 линии).
- Используемые средства обработки информации (2 линии).
- Система мотивации сотрудников (1 линия).
- Используемые средства связи между субъектами и объектами управления (1 линия).
- Система планирования и отчетов (1 линия).
Что показывает такое распределение элементов управления?
1) Наиболее важную роль в системе управления в организации играет человеческий фактор, какую бы должность сотрудник не занимал, так как его знания, компетентность и опыт влияют на формирование всех остальных элементов системы управления, кроме элемента «Внешние управляющие документы», хотя теоретически и это возможно. Особенно это касается руководителей всех уровней, где цена неправильного решения тем выше, чем более высокую должность он занимает.
2) Правила игры для компаний задает государство, которые отражаются в нормативно-правовых документах. Поэтому любые изменения в них влияют на деятельность организаций как положительно (но это бывает достаточно редко), так и негативно и зачастую могут привести к ее ликвидации.
3) Один руководитель вряд ли сможет выполнять все задачи, которые имеются в организации, продолжительное время и если он будет это делать, то на положительный результат вряд ли можно рассчитывать. Поэтому грамотное распределение полномочий и ответственности важно для организации эффективной работы всех сотрудников, в том числе и самого руководителя.
4) Формирование структурных объектов, в рамках которых выполняются основные задачи, позволяет руководителю успешно осуществлять свою деятельность, решая многочисленные задачи. Выполнение же различных функциональных задач в рамках одного структурного объекта ведет в конечном итоге к возникновению проблем сначала у руководителя этого структурного объекта, а затем у организации в целом. От правильно выстроенной в организации структуры управления зависит объем и качество выполняемых задач. Организационная структура организации является уже отражением выстроенной структуры управления.
5) Наличие необходимых и достаточных для осуществления деятельности сотрудников организационно-распорядительных документов и регламентов позволяет им максимально эффективно выполнять свою работу, таким образом оказывая на них целенаправленное воздействие.
6) Чем более совершенные в организации средства работы с информацией, тем быстрее выполняются задачи (меньше на них тратится времени) и за счет меньших человеческих ресурсов (выполнение некоторых задач программами).
7) Заинтересованность сотрудника в выполнении поставленных задач является крайне важным фактором для успешной деятельности организации. Правильно мотивированные сотрудники смогут сделать больше и лучше, чем сотрудники, которые лишь просто выполняют свои обязанности. Поэтому создание эффективной системы мотивации является одной из основных задач любого руководителя.
8) Чем более совершенные в организации средства передачи информации, тем меньше потери времени у сотрудников на их получение и отправку. Уже стало обыденностью получение информации практически сразу после ее отправки, а это важно для своевременного выполнения задач или принятия решения.
9) Особое место занимает система планирования (постановка цели, разработка способа ее реализации – стратегии и постановка задач сотрудникам в виде плана). Чем более совершенна система планирования и контроля выполнения поставленных задач, тем более успешной будет деятельность организации.
ВАЖНО: необходимо сразу отметить, что каждый элемент в системе управления выполняет свою роль и без него, независимо от количества линий, система будет ущербной, т.е. система целиком не сможет выполнять свою задачу наилучшим образом – способствовать ведению успешной деятельности в организации.
При этом необходимо учитывать, что один из элементов – внешние управляющие документы формируется за рамками организации и повлиять на него руководитель (владелец) практически не может, хотя теоретически, если у него имеются определенные возможности воздействия на лиц, принимающих решения в государственных структурах, то оказать влияние на формирующие нормативно-правовые акты возможно. При этом роль внешних управляющих документов зачастую является определяющей для деятельности организации, т.к. они устанавливают рамки (условия или ограничения), при несоблюдении которых организация может понести существенные потери или вообще прекратить свою деятельность. Таким образом, внешние управляющие документы являются своеобразными ограничителями для деятельности организации.
Остальные восемь элементов формируются руководителем (владельцем) в рамках организации и от того, какими они станут зависит только от него.
Таким образом, система управления в организации – это целостная совокупность взаимосвязанных элементов, оказывающих влияние друг на друга, а также воздействие на субъекты и на объекты управления для достижения поставленной руководителем (владельцем) цели путем формирования и выполнения ими задач и осуществления контроля их выполнения (определение автора).
Какое место занимает система управления в организации?
Деятельность любой организации имеет две составляющие – это процессы управления и операционные процессы. В настоящее время наиболее изученными и проработанными являются операционные процессы (так называемые бизнес-процессы), так как для них имеется разработанная теоретическая база, которая постоянно совершенствуется. Однако такое однобокое развитие не позволяет организациям полноценно развиваться и добиваться успехов в своей деятельности.
На многие встающие перед организациями вопросами в части организации и ведения их деятельности ответы пытаются получить только через призму операционных процессов, не понимая, что за этим стоят процессы управления. Это касается создания искусственных построек типа «процесса стратегического управления», управления финансами, управления процессами и другое, которые не являются процессами управления, а всего лишь операционными процессами. Но это не является темой данной статьи.
Посмотрим, какое место занимает система управления в организации (см. Рис. 3).
На Рис. 3 видно, что полноценное развитие любой организации невозможно без изучения, анализа и совершенствования обеих составляющих: системы управления и производственной системы. Но для этого необходимо понимание, что входит в эти системы и какое воздействие они оказывают на деятельность организации.
Комментарии:
1. Отсутствие ясной и понятной теоретической базы по процессу управлению в организации, включая его определение, состав и механизм, не позволяет руководителям и специалистам полноценно применять на практике эти материалы и тем более осуществлять ее совершенствование.
2. Появление теоретической базы по управлению позволяет проводить работу по изучению и совершенствованию процессов управления и, таким образом, повышать эффективность работы сотрудников и организации.
3. В настоящее время появилась уникальная возможность для компаний повышать свою эффективность за счет совершенствования процессов управления путем их описания, анализа и внедрения современных информационных технологий, что может значительно повысить их конкурентоспособность, так как этим пока еще никто не занимается.