В условиях высокой конкуренции и снижения маржи всё больше компаний задумываются о том, как повысить эффективность операционных процессов без увеличения штата и затрат. Особенно остро этот вопрос стоит у компаний, оказывающих регулярные сервисные услуги. Сегодня расскажем о том, как одна из таких компаний — федеральный оператор аренды грязезащитных ковров — полностью пересобрала ключевые бизнес-процессы с помощью автоматизации на базе 1С.
И нет, речь не о внедрении "ради галочки", а о реальной трансформации: от бесконечных Excel-таблиц и ручных ошибок до прозрачного, управляемого и масштабируемого сервиса.
📍 Исходная ситуация: «на коленке» больше не работает
Компания обслуживала более 300 клиентов — от банковских офисов до промышленных предприятий. В каждый объект по графику доставлялись чистые ковры, а использованные забирались на стирку. Процесс, на первый взгляд, несложный. На деле — настоящий операционный лабиринт:
- ❗ Планирование замен велось в Excel, менеджеры вручную подбирали даты с учетом сезонности, праздников и индивидуальных графиков.
- ❗ Ошибки в счетах и актах: ковры не те, замена не та, количество не то — бухгалтерия тратила часы на исправление документов и согласование с клиентами.
- ❗ Потери инвентаря: никто не мог точно сказать, где находятся 57 ковров из текущего оборота — они просто "затерялись".
- ❗ Маршруты доставки составлялись вручную, без учета веса, объема, очередности точек. Результат — перерасход топлива, нервные водители и просрочки по сервису.
- ❗ Закрытие месяца занимало до 7 рабочих дней — вручную сводились отчеты, проверялись замены и начислялась зарплата водителям.
На фоне роста числа клиентов стало ясно: в текущем виде бизнес масштабировать невозможно. Любое расширение означало бы пропорциональное увеличение штата, нагрузки и, самое главное — ошибок.
🎯 Цель проекта: из хаоса в управляемую систему
Руководство поставило чёткие цели:
- минимизировать ручной труд в учете и логистике;
- исключить ошибки при расчетах и выставлении счетов;
- наладить контроль за перемещением каждого ковра;
- автоматизировать расчёт зарплаты и формирование актов;
- обеспечить масштабируемость без раздувания штата.
⚙️ Решение на базе 1С:Комплексная автоматизация
Совместно с командой внедрения был реализован проект автоматизации на базе 1С. Система охватила весь жизненный цикл ковра — от заключения договора до акта выполненных работ. Что получилось:
📑 1. Управление договорами и графиками замен
Каждый договор в системе содержит:
- список объектов и точек доставки;
- номенклатуру ковров;
- сезонные графики замены (зима/лето);
- стоимость замены по объектам;
- условия SLA и контактные лица.
Система автоматически рассчитывает даты замен, с учетом праздников и сезонности. Ошибки исключены.
🚛 2. Логистика: заказы, маршруты, загрузка машин
- На основе графика замен ежедневно формируются заказы на перемещение ковров.
- Система интегрируется с TMS (маршрутизатором), которая строит оптимальные маршруты по весу, объему и порядку точек.
- Логист получает маршруты и полный комплект документов на печать (накладные, маршрутные листы, листы комплектации).
- Водители работают с маршрутами через мобильное приложение.
Результат: экономия до 8 часов логистики ежедневно и до 18% на топливе.
🧾 3. Учёт выработки, автоматизация актов, расчёт ЗП
- По завершению месяца система автоматически формирует акты выполненных работ, с полной расшифровкой по точкам, номенклатуре и датам замен.
- Зарплата водителей рассчитывается по нормативам: отдельно за укладку, замену, снятие.
- Все документы формируются в формате ЭДО и отправляются клиенту без участия бухгалтера.
На этом этапе удалось сократить ошибки в счетах на 41% и ускорить закрытие месяца с 7 до 1 дня.
📦 4. Контроль остатков и движения ковров
Каждый ковер промаркирован и отслеживается по штрихкоду:
- фиксируется перемещение: отгрузка → доставка → замена → возврат;
- система показывает, где находится каждый ковер в режиме реального времени;
- больше никаких “пропавших” ковров и спорных ситуаций.
📈 Результаты: сухие цифры — твердая экономика
За первые 2 месяца после запуска система принесла ощутимые результаты:
🧠 Почему это сработало?
Ключевой успех проекта — глубокая адаптация под бизнес-процессы отрасли. Это не "коробочное" решение, а именно бизнес-решение, которое:
- говорит на языке операционного директора,
- учитывает нюансы маршрутизации и графиков,
- считает выработку по действиям (а не по количеству клиентов),
- масштабируется без потерь качества.
💬 Вместо заключения
Автоматизация — не самоцель. Но когда она избавляет от хаоса, сокращает затраты, освобождает время и снижает уровень стресса в команде — это инвестиция, которая окупается быстрее, чем кажется.
Если вы работаете в похожем бизнесе и сталкиваетесь с проблемами учёта, логистики и документооборота — возможно, пришло время взглянуть на свои процессы иначе.