Что первым приходит вам в голову, когда вы думаете об идеальном событии? Удобная площадка, интересная программа, известные спикеры? Всё это важно. Но за внешним фасадом успешного мероприятия всегда стоит команда, которая его организует. И поиск хорошей команды будет вашим первым шагом к результату.
От того, как внутри команды распределены роли и выстроены процессы, напрямую зависит успех мероприятия.
Что получает заказчик, если система отлажена правильно?
1. Скорость реализации.
На практике многие проекты запускаются с минимальными сроками. В этих условиях особенно важно, чтобы члены команды могли работать параллельно над разными этапами подготовки мероприятия.
В ивент-агентстве «Прожектор» каждый ключевой специалист и отдел отвечает за своё направление – переговоры, продакшн, поиск подрядчиков, техническая часть, креативная концепция и множество других аспектов. Такой подход позволяет работать даже в сжатые сроки без ущерба для результата.
2. Организация без стресса.
В хорошей команде все задачи – от коммуникации с подрядчиками до логистики – решаются самостоятельно. Вы взаимодействуете с одним-двумя людьми, которые координируют всё остальное, распределяют задачи по исполнителям и реализуют все этапы организации мероприятия. Это экономит ваше время, избавляет вас от необходимости вникать в технические нюансы и постоянно держать подготовку на контроле.
3. Оптимизация бюджета.
Важно, чтобы в команде ивент-агентства были специалисты, которые отвечают за подбор подрядчиков и отлично ориентируются на рынке услуг. Это гарантия того, что вам предложат самые выгодные решения и организация вашего события останется в рамках изначально установленного бюджета.
4. Концепция, которая работает на вашу задачу.
В вашем мероприятии всё должно складываться в единое целое: визуал, сценарий, атмосфера, смыслы и идея мероприятия. Тогда оно будет говорить на языке бренда и решать задачи бизнеса. Над этим работает креативный отдел, специалисты которого отвечают за креативную составляющую, разработку концепции мероприятия, взаимодействие с дизайнерами, режиссёрами и артистами.
5. Безупречная техническая реализация.
Техническое сопровождение – одна из самых объёмных и комплексных задач, которую нужно выполнить при подготовке мероприятия. Сюда может входить оборудование сценического пространства, организация трансляции, обеспечение условий для выступлений спикеров или артистов и многое другое.
Все эти вопросы невозможно качественно решить без специалистов, которые отвечают за звуковое и световое оформление, техническую организацию и сопровождение мероприятия, а также контролируют работу технического персонала.
6. Комфорт участников.
Работа с приглашёнными спикерами, артистами, ведущими, экспертами требует особого внимания, и за это тоже отвечает отдельный специалист. Он занимается логистикой и размещением участников, соблюдением технического и бытового райдеров.
Яркое, запоминающееся мероприятие с насыщенной программой – это всегда результат системной работы команды, где у каждого есть своя зона ответственности, чёткий фокус и понимание цели. Это гарантирует скорость, надёжность и результат. А главное – освобождает заказчика от необходимости держать всё на своих плечах.
Команда «Прожектора» провела более 200 мероприятий разного формата и масштаба. Мы знаем, как работать на нестандартных площадках, в сложных условиях и при горящих дедлайнах, и решаем абсолютное большинство вопросов самостоятельно.
Если вы ищете команду, которая возьмёт на себя все этапы организации и позаботится о каждой детали – оставьте заявку на нашем сайте, и мы свяжемся с вами для обсуждения вашего проекта.