Очень часто в небольших компаниях учет заработной платы начинают вести в программе 1С:Бухгалтерия 3.0.
Функционал этой программы ограничен. Он позволяет вести учёт кадровых документов:
- Прием на работу
- Кадровый перевод
- Увольнение
- Отпуск
- Больничный
- Отпуск без сохранения заработной платы
- Договора ГПХ.
Для расчета заработной платы и налогов используется документ «Начисление заработной платы». В программе ведётся только простой расчёт заработной платы. Реализован расчёт в документах «Отпуск» и «Больничный лист». Начислении премии, командировочных, прочих оплат по среднему заработку производится вручную, в документ начисления вносится лишь результат расчёта.
Когда штат сотрудников компании становится большим и требуется расчёт различных видов начислений необходим переход на программу 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
Существует типовой механизм перехода с программы 1С:Бухгалтерия 3.0 на 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
В программе 1С:ЗУП в начальной настройке программы выбираем переключатель «Перенести данные из прежней программы».
Далее выбираем вариант, из какой программы будут перенесены данные о заработной плате.
В последних релизах 1С:ЗУП 3.1 доступен только вариант: из 1С:Бухгалтерия 3.0.
В начальной настройке программа предложит два варианта переноса данных:
- Через прямое подключение к исходной базе;
- Загрузить данные из файла (предварительно выгрузив их из 1С:БП 3.0).
В обоих вариантах результат переноса будет идентичный. Второй вариант используют, когда нет возможности произвести прямое подключение к базе-источнику.
Перед переходом необходимо определиться с датой перехода на новую программу. Рекомендуемая дата перехода — начало года, в этом случае может понадобиться меньше корректировок данных.
В случае, если переход осуществляется в середине года, то следует учитывать, что в процессе переноса данные могут встать некорректно и может потребоваться их корректировка, поэтому не стоит планировать переход непосредственно перед сдачей отчетности.
После загрузки данных в 1С:ЗУП 3.1 будут перенесены:
- Кадровые документы- Приказ о приеме- Кадровый перевод- Увольнение
- Документы по расчету заработной платы- Отпуск- Больничный- Начисление заработной платы.
- Ведомости на выплату заработной платы
- Справочники- Начисления- удержания- Исполнительные листы- Заявления на вычеты.
В первую очередь необходимо проверить:
- Справочник «Начисления». Т.к настройки видов начислений в 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ЗУП 3.1 существенно отличаются, то после переноса их необходимо настроить или назначить сотрудникам типовые виды начисления.
В 1С:Бухгалтерия 3.0:
В 1С:ЗУП 3.1:
Проверить настройку по налогам, при необходимости скорректировать.
Следует обратить внимание, если в 1С:БП 3.0 были добавлены свои виды начисления, например, премия, то при переносе в 1С:ЗУП 3.1 необходимо проверить вкладку «Средний заработок».
При переносе по умолчанию у таких видов начислений не установлена настройка включения сумм в средний заработок.
Поэтому на вкладке «Основное» выбираем в поле «Назначение вида начисления» - «Премия».
На вкладке расчёт среднего заработка по умолчанию будет включать в расчёт среднего заработка, останется лишь выбрать, как данный вид будет входить в базу начислений.
После изменения настроек среднего заработка необходимо, чтобы эти данные применялись к выгруженным документам.
Для этого можно использовать два варианта:
- Перепровести все документы начисления заработной платы.
- Воспользоваться обработкой в разделе «Зарплата» - «Обновить данные для расчета среднего заработка».
В обработке выбираем организацию и период, за который необходимо обновить данные о среднем заработке.
Как видим в 1С:ЗУП 3.1 для расчета заработной платы, премии и прочих начислений можно использовать формулы расчета, указать входит ли данный вид в расчёт среднего или нет.
- Справочник «Удержаний».
В 1С:ЗУП 3.1 более расширенные настройки удержаний, есть возможность задать формулу для расчета суммы удержаний.
В 1С:БП 3.0:
В 1С:ЗУП 3.1:
- Проверить информацию о перенесенных налогах, в частности обратить внимание на НДФЛ, т.к есть небольшие различия в учете.
Например, в 1С:БП 3.0 дата выплаты заработной платы и соответственно дата дохода берутся с даты проведенной банковской выписки по выплате заработной платы, а она может отличаться от даты ведомости по заработной плате. Если такие различия есть, то в 1С:ЗУП 3.1 необходимо изменить даты ведомостей или внести документ «Подтверждение выплаты дохода», в котором указать фактическую дату выплаты.
- Проверить данные для расчёта среднего заработка.
Если в 1С:БП 3.0 сотруднику выполнялись начисления командировки в документе «Начисления заработной платы», то при расчёте среднего заработка в 1С:ЗУП 3.1 необходимо обратить внимание, что программа дни отсутствия в командировке не исключает из расчёта среднего.
Такие данные можно скорректировать непосредственно при начислении отпуска или довнести в программу документы «Командировки», указать в них период отсутствия и суммы в документе «Командировки» обнулить. После это необходимо обновить данные для расчёта среднего заработка.
- Проверить Ведомости на выплату.
В случае если со стороны 1С:БП 3.0 некорректно были сформированы ведомости на выплату заработной платы, то эти данные так же будут перенесены некорректно.
Необходимо обратить внимание, что если в 1С:БП 3.0 созданы ведомости, по которым не была проведена оплата, то после выгрузки в 1С:ЗУП 3.1 они выгрузятся и будут считаться оплаченными.
Необходимо будет или удалить такие ведомости или внести «Внести сведения о незачисленной зарплате». После удаления ведомостей необходимо проверить выплату в разрезе документов оснований, т.к после удаления в новых ведомостях могут начать тянуться остатки в разрезе документов-оснований за старые периоды с расшифровкой «в том числе за ...».
В зависимости от ситуации необходимо будет или перезаполнить текущие ведомости или сделать корректировку с пользованием «фиктивной ведомости», либо через корректировку записей регистров.
Данные не закрытые в разрезе документов-основания можно увидеть в разделе «Отчёты по выплатам» в отчете «Задолженность зарплате».
Статью подготовила консультант 1С компании Техно-линк.
Если у вас остались вопросы, напишите нам по email: 1c@tlink.ru или позвоните по телефону +7(343) 288-75-45