А.О. Громова, бизнес-ассистент
В 1930-х годах с развитием реактивной авиации пилоты столкнулись с таким явлением, как флаттер. Это сильнейшая вибрация самолета, которая возникает при преодолении сверхзвукового барьера. Почти 10 лет летчики не могли развить скорость самолетов более 750 км/ч из-за флаттера и сопутствующих ему перегрузок. Однако исследователи не сдавались. Наконец, в 1947 году нашелся смелый пилот, который смог найти решение этой проблемы. Он придал ускорение самолету в тот момент, когда его коллеги предпочитали сбросить скорость.
Эта метафора, на мой взгляд, отражает происходящее сейчас с бизнесом, обществом и нами. Поделюсь проверенными советами и методиками, которые помогают мне и моим коллегам оставаться стойкими, а также смотреть в будущее с уверенностью.
Каждый новый год каждый из нас надеется на лучшее, строит планы, связанные с личными и профессиональными амбициями, и вопреки всему ищет определенности и уверенности в будущем. Несмотря на наши ожидания, реальность вносит свои коррективы, и мы не в силах поменять глобальное течение событий, которые становятся причиной беспрецедентного «флаттера» в обществе и экономике.
Проводя аналогию с авиацией, флаттер[1] – это сильнейшая вибрация самолета, которая возникает при преодолении сверхзвукового барьера. От того, насколько нам удастся быть стойкими летчиками в современных условиях, зависит наш дальнейший полет, иначе говоря, востребованность, профессиональное и личное будущее.
Коллеги согласятся со мной, что для нас, профессиональных ассистентов и секретарей, стрессоустойчивость не просто красное словцо в резюме. Мы умеем жонглировать задачами разной степени сложности, адаптивны к новым вводным условиям в быстро меняющихся ситуациях. Я уверена: сегодня нам по плечу продолжать поддерживать бизнесы и команды, работать еще упорнее, при этом сохраняя свою эффективность и внутренние ресурсы. Поэтому мне важно поделиться с вами проверенными советами и методиками, которые уже помогают мне и коллегам оставаться стойкими и смотреть в будущее с бoльшей уверенностью.
1. Начните с себя: составьте список «Я могу»
Когда мы сталкиваемся с неопределенностью, крайне важно напомнить себе: вы автор всего, что происходит в жизни, как бы громко это ни звучало. А значит, по-прежнему влияете на то, что происходит в вашей жизни. Глобально ход событий неизменим, но каждый из нас может сфокусироваться на своих возможностях, совершенствовании себя. Когда не знаете, с чего начать, или чувствуете себя в тупиковой ситуации – используйте практику формулирования и записи «Я могу». Это не то, что вы вынуждены делать, не то, что хотите сделать, а именно то, что можете сделать. Своеобразный «мозговой штурм» или список ваших возможностей, который придаст вам энергии.
Что сделать? Выпишите на листе бумаги то, на что вы можете влиять без посторонней помощи. Например, «Я могу влиять на состояние окружающих меня людей», «Я могу поддерживать себя и моральное настроение коллег» и др. Далее пропишите конкретное действие для каждого «я могу».
После того как вы составите список, отправьте себе его на e-mail и в начале следующего дня приступите к тому, чтобы выполнять необходимые действия. Это определенная настройка, фокусировка себя на том, что вы можете влиять даже в ситуациях, когда кажется, что окружающие события складываются сами по себе и у вас нет сил что-либо изменить.
2. Составьте план действий на развитие профессиональных навыков
Когда происходящие события ставят под сомнение вашу работу в компании, напомните себе, что приобретенные вами компетенции опыт – актив, который продолжает иметь ценность. Если вы были успешны в этой профессии, то сумеете стать успешным и в любой другой организации. Даже в кризисные времена сохранится спрос на высококвалифицированных специалистов, которые будут востребованы. К тому же, развитие информационных технологий и, как следствие, доступность интернет-ресурсов дают нам возможность работать как в международной компании, так и региональной и выбирать удобный формат: удаленная занятость, офисный или гибридный формат.
Кроме того, профессия ассистента адаптивна под любую сферу. Такой сотрудник сможет применить свои профессиональные навыки к абсолютно разным областям и отраслям экономики. Например, следующие: эффективное планирование времени руководителя в графике, контроль исполнения поручений, работа с данными и др. Ассистент благодаря умению ориентироваться в большом объеме информации и вникать в специфику бизнеса в случае смены деятельности всегда быстро адаптируется на новом месте.
Что мы можем сделать уже сейчас, чтобы оставаться востребованными? Провести ревизию и ответить себе на вопросы: какие качества и навыки позволили находиться там, где вы работаете сегодня? Что могли бы делать еще лучше и какие ресурсы вам для этого нужно? Составьте свой план действий и смело приступайте к его реализации.
Помимо того, что вы пройдете обучение, подумайте о том, как сразу же переложить новые умения в практику, чтобы лучше их усвоить и закрепить. Таким образом, ваше профессиональное совершенствование заключается в том, чтобы путем самоанализа определять возможности роста, составлять индивидуальный план развития компетенции или навыка и сразу же применять полученное знание в деле, а не получать их впрок.
3. Инвестируйте в свое образование
В условиях флаттера важно не только оставаться в работоспособном состоянии, но становиться лучше прежнего, развиваться. Сфокусируйтесь на тех знаниях и навыках, которые давно планировали подтянуть. Продолжайте инвестировать свои ресурсы в образование, не дожидаясь благоприятного случая.
Обучение – это не обязательно новая магистерская программа в университете. Хороший вариант – курсы повышения квалификации продолжительностью от одного до трех месяцев. За непродолжительное время вы не только сможете получить ценные знания, но и переключитесь от негативных новостей, расширите круг вашего общения. Помимо этого, ощущение достижения результата по завершении обучения придаст вам дополнительные силы.
Вы можете совершенно справедливо заметить, что в сложных экономических условиях компании сокращают бюджеты, в том числе бюджеты на обучение. Тем не менее это не повод откладывать вашу цель. Ресурсы не только деньги, но и ваше время, энергия. Сколько часов есть в вашем графике на обучение? Оцените. Даже если это будет всего три часа в неделю – уже хорошо! Что будете делать, когда бюджета на обучение нет? Как в таком случае вы можете получить необходимые знания и навыки? Например, хотите потренировать языковой навык – организуйте разговорный клуб с коллегами. Для них это возможность практиковать, обучать (если есть внутренняя потребность в передаче знаний), а для вас – возможность стать на ступень выше.
Наверняка у каждого есть минимум пару хорошо развитых компетенций. Обучайте с коллегами друг друга. Взаимный обмен знаниями позволит качественно расти как в личном, так и профессиональном плане.
Таким образом, мы видим, что инвестиции в образование – это в большей степени вопрос вашего желания, а не внешних обстоятельств и денежных ресурсов. Для того чтобы совершенствоваться, можно задействовать доступные ресурсы, такие как опыт коллег. Кризисные времена и сопутствующая им неопределенность пройдут, а ваша компетентность позволит остаться востребованными, затраченные же инвестиции окупятся многократно.
5. Замечайте, оптимизируйте и улучшайте процессы работы в компании
Почему в кризисные времена у секретарей, помощников и бизнес-ассистентов становится больше возможностей?
1. Как бы сложно не было бизнесу компании, профессиональные помощники остаются с руководителем до последнего – их не увольняют.
2. Если компании будут вынуждены сокращать бюджет, они скорее прибегнут к оптимизации статей расходов, напрямую не влияющих на бизнес, а также пересмотрят многие бизнес-процессы. Для нас это возможность проявить проактивность, получить дополнительный опыт путем разработки предложений, ценных с точки зрения экономических эффектов для компании. По итогам года вы сможете заявить реализованные инициативы как весомый аргумент для пересмотра уровня оплаты своего труда.
Итак, мы вовлечены во множество процессов и знаем, где и что можно оптимизировать: начиная от действий в информационных системах до рационализации рабочих мест. Для меня это не новая задача. С первых дней работы в компаниях я задавалась вопросом: что могу сделать еще, чтобы улучшить процессы, в которых участвую? И как ни странно, ответ всегда находился. Например, мне удалось сократить маршруты согласования документов, которые стали быстрее утверждаться в компании, а следовательно, в разы ускорилось и исполнение поручений по документам.
Для подобных идей в моей записной книжке есть отдельная глава «Идейник». Сюда я вношу свои заметки, а затем постепенно прорабатываю каждую мысль более детально: обсуждаю с коллегами, определив заинтересованные стороны, оцениваю необходимые ресурсы для осуществления, формирую предложение и согласую реализацию с руководством. Это позволяет мне получить опыт эффективной организации процессов, личную удовлетворенность от воплощения внесенных инициатив, а также оставаться продуктивным, ценным сотрудником для компании. Именно поэтому замечайте, оптимизируйте и улучшайте бизнес-процессы.
Например, если сегодня в вашей компании не внедрен электронный документооборот – изучите, как этот процесс помог бы компании сократить расходы на работу с бумажными документами и наладить оперативный обмен документами с зарубежными партнерами.
Одному сложно реализовать такой масштабный проект. Невозможно быть экспертом в каждом деле. Именно поэтому вовлекайте коллег – создавайте малые инициативные группы по работе над организационными улучшениями.
С чего начать? В каждой компании есть заказчики процессов и те, кто выполняет сервисную функцию. Договоритесь о формировании команды из пяти человек с обеих сторон, которые на протяжении квартала будут аккумулировать идеи по улучшениям, а затем их коллективно обсуждать, вырабатывать дальнейшие планы по реализации. Таким образом, участвуя вместе с коллегами в процессах оптимизации, вы найдете очевидные способы улучшить процессы, сэкономить деньги компании, время руководителя. Плюс постепенно будет прививаться культура организационных улучшений. А коллегам полезно вовлекаться в подобные обсуждения – упаднические настроения не лучшие «помощники» в работе, лучше смещать фокус на созидание. Уверена, что это будет ценный ваш вклад, который непременно оценит руководитель.
5. Не бойтесь брать на себя посильные задачи и перерабатывать
Возможно, некоторые из вас возразят: задач у помощников и так достаточно, зачем искать дополнительные? Для роста и освоения новых ролей, развития навыков, расширения кругозора, повышения стоимости оплаты своего труда. Знания и умения, которые вы используете при реализации инициатив, станут неотъемлемой частью опыта. Таким образом, вы будете расти вместе с задачами, которые решаете.
Чтобы получить опыт, не обязательно ждать очередное поручение руководителя. Берите на себя посильные задачи и даже чуть больше. Для вас это шанс освоить новые роли, например руководителя проекта, и получить ценный опыт, который будет полезен и востребован для вашей дальнейшей карьеры. Проактивность и стремление к тому, чтобы внести посильный вклад: организовать коллег, проработать совместно вопросы организационных улучшений, позволят подтвердить еще раз в деле, что вы правильный член команды.
6. Объединяйтесь с коллегами
Человек – социальное существо. Ему свойственна принадлежность к группе. В условиях неопределенности потребность к объединению все больше возрастает, так как мы чувствуем причастность и в некотором роде защиту. Безусловно, профессиональные сообщества в сложный период могут стать для вас точкой опоры, способом получения достоверной информации о состоянии дел в индустрии, позволят найти эффективный способ решения любой задачи, узнать проверенные действенные методы, а также, например, получить отзывы о потенциальных работодателях. Именно поэтому важно объединяться с коллегами!
Например, мы с коллегами создали чат, в котором делились образовательными ресурсами, и организовывали мастер-классы по темам, с которыми наиболее часто приходится сталкиваться в работе помощникам и бизнес-ассистентам. Таким образом, стремясь к качественному профессиональному общению, смогли не только установить полезные контакты, но и получить информационную поддержку, узнать о лучших практиках административной сферы. В современных условиях, когда нужно быть еще чуть быстрее, профессиональнее, особенно важно инициировать совместные обсуждения рабочих кейсов, делиться с коллегами способами поддержания здоровой атмосферы в коллективе и, что не менее важно – сохранять и укреплять социальные связи.
7. Восполняйте свою энергию
Не только проактивность на работе позволит вам сохранить деловой настрой и вовлеченность. Возвращаясь к аналогии с пилотом самолета, который преодолел состояние флаттера, очевидно, совершить рывок можно только тогда, когда у вас есть достаточный уровень топлива. Иначе говоря – необходимый уровень жизненной энергии. Условно ее можно разделить на следующие виды: физическая и психическая (эмоциональная, интеллектуальная). Для поддержания их помните об источниках. Разберемся, как восполнить каждый вид энергии.
Физическая энергия
Мы помним, что основа физической энергии – сон (не менее семи часов в день), сбалансированное питание (3–5 раз в день), регулярные физические нагрузки и движение. Если придерживаться данных правил удавалось ранее с трудом, то кардинально «с понедельника» менять свой образ жизни точно сейчас не стоит: уровень окружающего нас стресса многократно возрос.
Вы можете начать выполнять последовательно небольшие и посильные задачи. Например, отключите гаджеты за час до сна, чтобы убрать отвлекающие вас факторы и лучше засыпать. Затем каждую неделю сокращайте на 15 минут время отхода ко сну до тех пор, пока не удастся засыпать не позже 23 часов.
Почему засыпать важно до 11 часов вечера? Наш организм вырабатывает гормон мелатонин, который синтезируется, только когда мы спим в полной темноте. За ночь выделяется около 70 процентов суточной его нормы. Интересной особенностью является то, что выработка мелатонина в организме происходит в промежутке между 23:00 и 03:00. В этот период времени в организме происходят процессы восстановления, и мелатонин выполняет целый набор незаменимых функций: помогает бороться со стрессом, контролирует аппетит, поддерживает иммунитет, замедляет процессы старения в организме и пр. Поэтому не так важно, во сколько вы просыпаетесь, как то, во сколько засыпаете.
Уделяйте каждый день по 10 минут времени для занятия гимнастикой или другой физической активности (растяжка, танцы и пр.). Если получится больше 10 минут, просто замечательно. Регулярно гуляйте не менее получаса. Например, я каждое утро выхожу на 30-минутную прогулку. Это позволяет взбодриться, а также получить дополнительную активность, которой не всегда достаточно в условиях офисной работы. Кроме того, пешая ходьба дает нам положительные эмоции, так как выделяется гормон эндорфин, который регулирует выброс адреналина в кровь и, соответственно, снижает уровень стресса.
Перемены неизбежны. Для сохранения работоспособности крайне важно постоянство в виде повторяющихся действий –личных ритуалов. Они позволяют вам меньше испытывать напряжение от перемен и убеждаться для себя, что вы можете влиять на происходящее и видеть результат – улучшение эмоционального состояния и физической формы, что только подкрепит вашу мотивацию к дальнейшим действиям. Как только заметите позитивные изменения в одной области, сразу захотите улучшить другие сферы своей жизни.
Психическая энергия
В круговороте событий, в котором каждый из нас сейчас оказался, не забывайте о себе, о том, что вас вдохновляет, дает энергию. Это может быть: приятная музыка, увлекательный фильм, интересная беседа, творчество, самообразование, любимые книги. Все они – источники эмоциональной энергии и интеллектуальной энергии, которые дополнительно будут способствовать восполнению запаса ваших сил, чтобы превратить в реальность самые смелые планы и действовать!
Резюме
Какую бы метафору мы не подбирали к неопределенности, существующей, надо признаться, всегда, за нами всегда сохранится возможность выбора: быть теми самыми летчиками-испытателями, преодолевающими состояние флаттера и поднимающимися прежде всего над собой, или же стать частью тех обстоятельств, с которыми придется столкнуться. Таким образом, чтобы пересмотреть подход к своей подготовке, мобилизовать усилия и умело лавировать:
1. Сфокусируйтесь на своих возможностях – том, что можете делать самостоятельно. Применяйте практику «Я могу…».
2. Проведите ревизию вашего профессионального опыта. Для этого задайте себе вопросы: какие навыки и качества позволили вам быть успешным в компании, профессии? Что вы могли бы делать еще лучше и что вам для этого нужно? Составьте свой план действий и реализуйте его.
3. Инвестируйте в свое образование все возможные ресурсы: время, энергию, деньги. Эти инвестиции всегда окупаются.
4. Объединяйтесь с коллегами с целью поддержки друг друга в развитии профессиональных компетенций, личностного роста, получения актуальной и достоверной информации.
5. Оптимизируйте и улучшайте процессы работы в компании. Продолжайте размышлять на тему того, что можно улучшить в вашей работе. Как эффективнее выстроить процессы? Создавайте малые инициативные группы по организационным улучшениям. Это важно, потому что, как говорил Льюис Кэрролл: «Чтобы стоять на месте, нужно бежать, а вот чтобы двигаться вперед, нужно бежать в два раза быстрее»[2].
6. Не бойтесь перерабатывать и брать на себя посильные задачи.
Восполняйте свою энергию: физическую, интеллектуальную, психическую. Начинайте и продолжайте делать маленькие ежедневные шаги по улучшению своей физической формы, не забывайте про то, что вас вдохновляет. Уделяйте внимание личным ритуалам.
___________________________________
[1]Флаттер (англ. от flutter – дрожание, вибрация) – термин, используемый в авиации. Это сильная вибрация самолета, чреватая полным его разрушением. Возникает при попытке превысить скорость более 750 км/ч.
[2]Кэрролл Л. Алиса в Стране чудес. – М.: Риппол-классик, 2020. – 304 с.