Почему наше время – это самый ценный ресурс?
Вы когда-нибудь размышляли – куда пропадают наши дни?
Ведь как обычно бывает – утром вы строите бодрые планы: «Сегодня я все успею!» Но вот наступает вечер, а важные задачи не решены, срочные дела отложены, а побыть с семьей времени и вовсе не нашлось. Бывает такое?
Если да, то читайте дальше, и вы научитесь управлять своим временем так, чтобы не пропускать ничего важного, не выгорать и находить баланс между жизнью и работой.
Почему правильно распределять время и расставлять приоритеты в делах так важно?
Казалось бы – ну, что он там может дать этот ваш тайм-менеджмент? Ведь в сутках не станет 25 часов, а дел не станет меньше.
Но достаточно лишь взглянуть на реальные кейсы, чтобы убедиться, насколько важно использовать различные способы управления временем.
Кейс №1. Предприниматель, терявший по $10 000 в месяц.
Владелец IT-стартапа Алексей работал, не покладая рук по 16 часов в сутки. Казалось, ничто не может помочь работать эффективней, так как дел на самом деле было очень много и нужно было все контролировать, чтобы не пустить на самотек.
Но из-за перегруженности регулярно происходили срывы сроков, а клиенты переходили к конкурентам.
Из-за постоянного стресса здоровье начало ухудшаться – начались панические атаки, начала развиваться гипертония.
Он понял, что нужно что-то менять и обратился за помощью к специалистам по организации рабочего времени и оптимизации бизнес-процессов.
Через некоторое время удалось внедрить систему расстановки приоритетов и часть работы отдать на аутсорсинг.
Как результат – доход вырос на 30%, а рабочий день сократился до 8-9 часов.
Кейс №2. Фрилансер, работавший без выходных.
Дизайнер Дмитрий зарабатывал на фрилансе, но постоянно жаловался, что доход не растет. А работать приходится чуть ли не круглыми сутками без выходных.
После тщательного разбора схемы его работы, выяснилось, что 70% времени он тратил на самых невыгодных дешевых клиентов, опасаясь остаться без заказов. Брался за мелкие проекты, упуская крупные выгодные заказы.
В результате было принято решение сосредоточиться на наиболее дорогих VIP-клиентах. Изменения не заставили себя ждать – доход за год вырос в 3 раза. А свободного времени стало гораздо больше.
Кейс №3. Мать-одиночка, разрывавшаяся между работой и детьми
До ухода в декрет Елена работала бухгалтером и после рождения ребенка решила попробовать подработку на удаленке.
Ей удалось найти клиентов, но время стало уходить, как вода в песок – пришлось буквально разрываться между составлением отчетов и занятиями с ребенком.
Стали появляться ошибки в работе. Казалось, нужно выбрать что-то одно, совмещать не получится.
Но было найдено решение. Работу Елена стала делать только в окна сна ребенка, а для некоторой части работы была применена автоматизация.
Результат: работа сокраилась до 4 часов в день безе перегрузок. А оставшегося времени стало хватать не только на ребенка и сон, но и на занятия йогой.
Как видите, во всех этих историях герои не ленились, были готовы работать много часов в сутки, но не достигали успеха лишь из-за неумения управлять своим временем.
Согласно данным исследований, хаос в планировании дел снижает продуктивность работы на 40%, а хронический цейтнот увеличивает риск инфаркта на 27%.
Почему мы теряем время? Разбираемся с главными врагами продуктивности.
Думаю, вы не раз замечали, что после трудового дня многие задачи так и остаются невыполненными, а время словно куда-то испаряется?
Давайте попробуем разобраться и найти тех самых «пожирателей» нашего времени, которые не дают нам эффективно выполнять намеченное.
Соцсети
Соцсети считаются главными «пожирателями времени». Средний пользователь сегодня проводит в соцсетях 2-3 часа ежедневно. Если посчитать, сколько это составляет в неделю, в месяц – можно ужаснуться!
Но, несмотря на такую непродуктивную потерю времени, многие буквально живут в соцсетях. Почему это происходит?
Все очень просто – наш организм быстро привыкает к легкому дофамину, вызывающему чувство удовлетворения. Скроллинг ленты, смешные мемасики, лайки, уведомления, комментарии – все это захватывает и мешает концентрироваться на важной работе.
Бывало такое – зашли «быстренько» проверить сообщения, а залипли на 40 минут?
Многозадачность
Еще один «пожиратель времени» - многозадачность. Умение работать «в режиме многозадачности» сегодня является чуть ли не главным приоритетом при найме персонала.
При этом, исследования показывают, что именно благодаря этой самой многозадачности, совершается наибольшее количество ошибок в работе, а время на выполнение каждой задачи значительно увеличивается.
Мозг не успевает переключаться. Происходит перегрузка и быстрая усталость даже от достаточно легких задач.
Неумение расставлять приоритеты
Еще одним важным качеством для быстрого и эффективного выполнения различных задач является умение правильно расставлять приоритеты, выделять наиболее важные дела из бесконечного списка рутины.
Мифы о тайм-менеджменте, мешающие работе
Существует множество ошибочных взглядов на проблему организации рабочего времени, которые приводят к снижению эффективности всех процессов.
Например, многие ошибочно считают, что для того, чтобы больше успевать, нужно просто больше работать.
Но это очень глубокое заблуждение. Накапливающаяся усталость не только приводит к значительному (до 60%) снижению продуктивности, но и к появлению ошибок.
Что делать? Просто чередуйте периоды работы и отдыха. Например, можно использовать «метод помидора», когда чередуют 25 минут работы и 5 минут отдыха.
Также есть распространенное мнение, что можно без ущерба для здоровья и работы уменьшить продолжительность сна. Ведь мы часто слышим, что какой-то успешный человек спал по 4 часа в сутки и вот, пожалуйста – добился успеха!
Но, например, тот же Илон Маск, который любил какое-то время хвастаться подобным графиком, впоследствии признался, что это довело его до серьезных проблем со здоровьем – на фоне постоянного недостыпа у него даже возникали галлюцинации.
Недостаток сна снижает продуктивность работы на 30%. Поэтому, ни в коем случае не пренебрегайте хорошим крепким сном в течение 7-8 часов в сутки.
Еще одним заблуждением является мнение, что планирование – это скучно. А современный мир требует спонтанных решений, соответствующих моменту.
Но это большая ошибка. Это все равно, что ехать в незнакомый город без навигатора.
Чтобы куда-то добраться, нужна карта. А планирование работы – это и есть составление той самой карты, которая приведет к нужному результату.
Тест: какие пожиратели времени есть у вас?
Прочитайте следующие утверждения и отметьте, если что-то из этого вам знакомо.
- утро начинается с прокручивания ленты в соцсетях;
- часто делаю по несколько дел одновременно;
- в списке дел на день всегда больше пунктов, чем я реально успеваю сделать;
- после работы всегда чувствую себя, как выжатый лимон, хотя многие запланированные дела не удалось сделать.
Если хотя бы 2 пункта из перечисленных вам знакомы, то эта статья вам может спасти до 10-12 часов в неделю. Читайте до конца и вы узнаете, как справиться с прокрастинацией, как работать меньше, а успевать больше, перестать чувствовать вину за каждый перерыв в работе.
Как правильно организовать работу? Проверенные решения.
После того, как мы разобрались с главными «пожирателями времени», пришло время перейти к инструментам, которые помогут навести порядок в делах, разобраться с хаосом и избежать выгорания.
Метод помидора
Один из самых известных методов, когда 25 минут работы чередуется с пятиминутным отдыхом. После 4 циклов – перерыв 15-30 минут.
Его действенность основана на исследованиях, выявивших, что наиболее эффективно мы можем непрерывно работать 20-25 минут, после чего нужен небольшой отдых, предотвращающий накапливание усталости.
После внедрения метода в свой рабочий процесс уже в скором времени вы увидите, что результаты стали выше, а времени на выполнение работы потрачено меньше.
Матрица Эйзенхауэра
Суть метода в разделении планируемых дел на 4 больших части:
1) Срочные и важные дела
2) Важные, но несрочные дела
3) Неважные, но срочные дела
4) Неважные и несрочные дела
Довольно простой и в то же время действенный способ расстановки приоритетов в делах.
Важные и срочные дела из первого квадранта следует делать незамедлительно.
Важные но не срочные дела из второго квадранта – при появившейся возможности, когда есть время.
Третья группа дел может быть делегирована без вреда для общего результата.
Четвертую группу не следует учитывать при планировании своего рабочего дня. Сюда относятся разного рода развлечения, серфинг в интернете, просмотры сериалов и другие дела, не связанные с работой.
Правило двух минут
Еще один довольно неплохо зарекомендовавший себя метод носит название метода двух минут.
Его главная суть заключается в том, чтобы задачи, выполнение которых занимает не более 2 минут, делать сразу, не откладывая на потом.
Такой метод работает, так как позволяет не копить мелкие дела, которые, накапливаясь, создают ощущение хаоса. Их быстрое выполнение позволяет очистить «оперативную память» мозга, не перегружая ее мелкими задачами.
К мелким задачам относятся такие, как запись к врачу, мытье посуды, ответ на деловое письмо.
Правило лягушки
Его авторство приписывают известному автору работ по мотивации и саморазвитию Брайану Трейси.
Он считал, что сперва надо найти самое неприятное дело, которое менее всего хочется выполнять, и именно с него начинать свой рабочий день. Затем найти следующее по «неприятности» дело и выполнить его. И так по нисходящей. Брайан Трейси говорил так – съедая лягушку до обеда, мы экономим свои нервы по поводу невыполненных важных, но неприятных дел.
Практичность этого подхода вполне легко объяснима – выполняя трудные задачи в начале дня, мы снижаем свою тревожность по поводу несделанного, так как остальные задачи кажутся куда проще, и мы чувствуем себя куда уверенней.
Откладывание же трудных дел на потом вызывает лишь тревогу и постоянные переживания по поводу предстоящего их выполнения.
Что можно внедрить сразу же прямо сегодня?
Попробуйте «Помидор» на какой-то одной задаче.
Разделите все запланированные на день дела по матрице Эйзенхауэра и бросьте все силы на самые важные и срочные дела.
«Съешьте лягушку» до обеда.
И не забывайте выполнять все мелкие дела сразу (правило 2х минут).
Инструменты и привычки для организации времени
Освоив базовые принципы планирования времени и расстановки приоритетов, можно подкрепить эту систему с помощью некоторых инструментов и ритуалов.
Использование приложений для учета времени
Приложение forestapp.cc позволяет исключить постоянные отвлечения на телефон.
Focus To-Do (Pomodoro Timer) объединяет таймер «Помидора» и списки задач.
Notion – единое пространство для заметок и планирования задач.
Google Calendar – позволяет записывать важные дела, чтобы не забывать о них.
Привычки увеличивающие продуктивность
Нулевой инбокс
Примите за правило просматривать почту и мессенджеры строго два раза в день. Например, в первой половине дня в 11:00 часов и ближе к концу работы в 16:00.
По исследованиям Лондонского университета постоянно включенные уведомления значительно снижают эффективность выполняемых работ в течение дня.
Утро без телефона
Еще одна полезная привычка – это утро без телефона.
Вместо того, чтобы залипнуть в ленте или в разборе почты, выпейте стакан чистой воды и выполните дыхательную гимнастику.
Анализ дел за прошедшую неделю
Каждое воскресенье возьмите за правило проводить анализ прошедшей недели. Что вам удалось сделать хорошо? Где вы теряли время? Как можно было бы оптимизировать некоторые задачи?
Выводы
Теперь вы знаете, что продуктивность – это не количество сделанного, а свобода от постоянного стресса, возможность уделять время семье и уверенность, что вы управляете жизнью, а не она вами.
Используйте приведенные в статье методы «помидора», «лягушек», «2 минут» и полезные привычки.
Начните прямо сегодня!
Помните, что самые успешные люди – не те, у кого больше времени, а те, кто им лучше умеет распоряжаться. Ваш первый час после прочтения статьи – отличный момент, чтобы начать изменения!