На вопрос отвечает Н. А. Гусарова, консультант по кадровому делопроизводству
Вопрос
Как оптимизировать работу по оформлению переноса отпусков?
Ответ
Многие кадровики задаются этим вопросом особенно в тех организациях, где работодатель не возражает против переноса отпусков по желанию работников. Если в этой организации большая численность персонала, подобное решение руководства оборачивается большими трудозатратами для кадровых специалистов.
Один из вариантов оптимизации — утвердить собственные формы первичных учетных документов. И в первую очередь — форму графика отпусков.
С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, не являются обязательными к применению[1]. Это означает, что каждая организация вправе разработать и утвердить собственные формы. Поэтому вполне можно разработать и утвердить такую форму графика отпусков, в которую не надо будет вносить сведения о переносе отпуска и сведения о фактической дате начала отпуска.
ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Поскольку в Трудовом кодексе РФ отсутствует требование фиксировать в графике отпусков реальное время отпуска, то даже при использовании унифицированной формы № Т-7 не обязательно заполнять графы 7–9.
Аналогичное решение можно применить в отношении формы приказа о предоставлении отпуска. До сих пор во многих организациях продолжают использовать унифицированную форму № Т-6, а ведь она подразумевает обязательное ознакомление работника под роспись. Поскольку наличие подписи работника в приказе о предоставлении отпуска не является требованием закона, можно утвердить собственную форму, убрав данный реквизит из документа (разумеется, если в организации приказ не является способом уведомления работника о дате начала отпуска[2]). Но нужно будет убрать и номер формы, поскольку она станет уже не унифицированной, а локальной.
И, наконец, в целях оптимизации трудозатрат, приказ о переносе отпуска можно не издавать, поскольку (как было отмечено ранее) документ не является обязательным.
ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Также не является обязательным с точки зрения Трудового кодекса РФ и приказ о предоставлении отпуска, поэтому его можно заменить иным документом, объединяющим в себе заявление работника, визу непосредственного руководителя и распорядительную надпись (резолюцию) руководителя организации.
______________________________
[1] Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012.
[2] Часть 3 ст. 123 ТК РФ.