Почти все улучшения качества происходят за счет упрощения дизайна, производства, структуры, процессов и процедур.
– Том Питерс
Я люблю разбирать бизнес-процессы на составляющие. Это как собирать пазл, только вместо деталей - задачи, процедуры, исполнители и часто очень много лишних шагов, ненужных активностей, согласований, бюрократической волокиты или наоборот, попустительства и работы на «отвали».
Лишние шаги = лишние затраты: почему это проблема серьезнее, чем кажется?
Давайте рассмотрим простой пример. Представьте, что вы заказываете кофе в своей любимой кофейне, а бариста каждый раз спрашивает: "Вы точно хотите кофе?" - и так три раза подряд. Конечно, я утрирую. Но в бизнесе такие лишние проверки и согласования встречаются довольно часто.
Например, ваш менеджер по продажам нашел горячего клиента, готового купить здесь и сейчас. Но вместо быстрого оформления сделки он вынужден:
- Заполнить 3 формы в CRM с одинаковыми данными.
- Получить подпись директора на коммерческое предложение (хотя цена стандартная).
- Дождаться одобрения юриста (хотя договор шаблонный).
- Согласовать отгрузку с логистами (хотя склад работает по регламенту).
Итог? Клиент, которому обещали «быстро и удобно», уходит к конкуренту, пока ваш сотрудник бегает за подписями. А ведь могло быть: 1 клик → оплата → отгрузка.
Знакомо? Такие «кофейные вопросы» в процессах по данным McKinsey стоят компаниям до 30% прибыли.
Что происходит, когда этапов слишком много?
- ⏳ Теряется время – сотрудники простаивают в ожидании согласований, вместо того чтобы работать. Чем дольше процесс, тем меньше сделок закрывается.
- 💸 Растут затраты – каждый лишний шаг требует дополнительных ресурсов: люди, регламенты, проверки. Всё это увеличивает себестоимость без пользы.
- 😩 Падает качество – чем больше людей участвует в процессе, тем выше риск ошибок. Ответственность размывается, и в итоге страдает результат.
- 🚶♂️ Уходят клиенты – если ваш конкурент делает быстрее, клиент выберет его. Никто не любит ждать лишних подтверждений и согласований.
Как понять, что пора упростить процессы?
- Ваши сотрудники жалуются на бюрократию и лишние действия.
- Проекты »зависают» на согласованиях.
- Вы не можете объяснить, зачем нужен тот или иной этап.
“Работайте над причиной, а не результатом.”
– Уильям Эдвардс Деминг
Слова У.Э Деминга как нельзя лучше описывают подход к оптимизации процессов. Вместо того чтобы бороться с последствиями (задержками, ошибками, недовольными клиентами), нужно устранять корень проблемы – лишние этапы, дублирующие функции, перегруженный функционал.
Что делать? Мой личный чек-лист:
- Создайте карту процесса - нарисуйте схему «как есть»: что делает, кто делает, сколько времени уходит. Иногда уже на этом этапе уже многое понятно.
- Задайте вопрос “Зачем?” - на каждом этапе спросите, зачем мы это делаем и что это нам дает. Если нет внятного ответа - смело вычеркивайте.
- Вовлеките команду - спросите у исполнителей, что мешает работать быстрее.
- Тестируйте - уберите один этап и посмотрите, что изменится. Часто ничего, а иногда становится только лучше.
- Автоматизируйте - если этап нужный, но рутинный, ищите способ автоматизации.
Если хотите глубже разобраться в теме, рекомендую мою статью в блоге нашего агентства DFR: Основы оптимизации бизнеса: как упростить бизнес-процессы и убрать лишние этапы за 5 простых шагов.
Пример из моей практики: в крупной компании согласование договора с клиентом занимало 1 неделю. Представьте, менеджер заключает сделку, но вместо того чтобы сразу приступить к работе, он попадает в настоящий бумажный лабиринт:
- Менеджер заполнял шаблон договора.
- Передавал юристам.
- Юрист проверял стандартный текст.
- Документ распечатывали, прошивали нитками (!) и ставили печать.
- Несли на согласование директору юридического отдела.
- Потом отдавали на подпись директору.
- Только потом отправляли клиенту.
Весь этот процесс занимал неделю. При этом 90% договоров были абсолютно стандартными!
Возникает вопрос - зачем? Безопасность и чистота сделки важна, но они не должны превращаться в бюрократию. Иногда достаточно просто доверять сотрудникам и использовать современные инструменты.
Мой опыт показывает:
Чем проще процесс - тем быстрее растёт бизнес, тем счастливее сотрудники и клиенты, а это всегда приятный бонус! 😉
Если нужна помощь с разбором ваших бизнес-процессов - пишите, с радостью помогу разобраться и ускориться ! 🚀