Пошаговое описание, примеры и управленческий подход на основе реальных проектов
Автор: Файзрахманов Айрат
Руководитель проектов компании «Акрус-Про»
🔎 Введение
Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) — это не просто автоматизация расчёта зарплаты. Это комплексный, многослойный проект, в котором сходятся интересы десятков подразделений: от бухгалтерии до отдела кадров, от табельного бюро до ИТ. Особенную сложность представляют внедрения на производственных предприятиях — с посменным графиком, системой СКУД, расчётами по сдельной оплате, а также — в оборонной отрасли, где требуется точное распределение по ГОЗ и работа со спецсчетами.
В рамках данной статьи рассматриваются внедрения на предприятиях численностью от 700 до 3000 сотрудников. Это наиболее типовой диапазон, где уже возникают сложные графики работы, разветвлённая структура табельного учёта, элементы сдельной и повременной оплаты, а также потребность в интеграциях с другими системами (СКУД, MES, ERP). В таких проектах, как правило, работает выделенная команда: архитектор (он же руководитель проекта), аналитик, программист, а также — при необходимости — специалисты по расчёту зарплаты, табельному учёту и обучению. Продолжительность таких внедрений обычно составляет от 8 до 12 месяцев.
🧭 Этап 1. Функциональное моделирование
Проект начинается с полноценного обследования процессов «как есть». Мы проводим серию интервью с расчётчиками, табельщиками, ИТ, экономистами и руководителями. На этом этапе фиксируются не только официальные процедуры, но и неформализованные схемы, например:
• ведение категорий сотрудников (на деле — категории штатного расписания);
• кадровый учёт, в том числе автоматизация трудовых договоров и дополнительных соглашений;
• табель в Excel в отдельных цехах;
• расчёт индивидуальных и бригадных нарядов;
• выполнение расчётов экономистами в производственных подразделениях;
• разное толкование ЛНА при расчёте надбавок и компенсаций.
🔍 Пример: компенсация молока за вредные условия труда
На разных предприятиях компенсация «молоком» начисляется по-разному:
• По сменам: если сотрудник отработал смену во вредных условиях — компенсация положена.
• По часам: учитываются часы, проведённые в опасной зоне. Иногда смена делится между условиями.
• Фиксированная выплата: если сотрудник трудится на вредном участке более 50% времени — начисляется фиксированная сумма.
"Даже такое простое начисление, как компенсация молоком, требует чёткого закрепления на старте. Мы это учитываем", — подчёркивает Айрат.
Результат этапа — утверждённая функциональная модель, включающая схему всех процессов, НСИ, структуру данных, описание начислений и удержаний, функциональных разрывов и будущих точек интеграции.
🛠️ Этап 2. Настройка и адаптация
После утверждения модели начинается реализация. Мы:
• настраиваем конфигурацию (структура, права, роли, графики, виды расчётов и удержаний);
• разрабатываем технические задания (ТЗ) на доработки;
• согласовываем каждую доработку с заказчиком и демонстрируем её в тестовой среде.
Важно: в ТЗ обязательно фиксируются цель, описание доработки, техническая реализация и методика тестирования. Глубина проработки — по согласованию с заказчиком.
📊 Этап 3. Контрольный приём (тестовый расчёт)
Проводим тестовый расчёт заработной платы:
• период — январь–февраль текущего года;
• выборка — 10–15% сотрудников (с разными графиками, надбавками, условиями);
• сравнение с результатами старой системы — до копейки.
Сравниваем:
• начисления;
• удержания, НДФЛ, взносы;
• отпускные, больничные, премии;
• корректировки, округления, ограничения.
"Контрольный расчёт — это не тест. Это экзамен для системы. И он должен быть сдан до того, как будет начислена хоть одна реальная зарплата", — подчёркивает Айрат.
🧑🏫 Этап 4. Обучение персонала
Обучение проводится по ролям:
• расчётчики;
• кадровики;
• табельщики;
• ИТ-специалисты;
• руководители подразделений.
Форматы: лекции, задания, практические примеры, аттестации. Обязательно — обучение табельщиков с разбором перехода с ЗУП 2.5 на 3.1:
⚠️ Типичные проблемы перехода с ЗУП 2.5:
1. Изменение структуры начислений и удержаний
o Требует перенастройки формул, особенно если в 2.5 были доработки.
2. Новый механизм расчёта среднего
o Строгое соответствие Порядку № 922.
3. Новая логика табельного учёта
o Отдельный учёт ночных, вечерних, выходных часов.
o Частые ошибки: дублирование часов, некорректное заполнение.
4. Сложности с переносом остатков и истории
o Требуют ручной проверки и протоколирования.
"Многие табельщики продолжают заполнять общее время, не указывая ночные. Или наоборот — дублируют. В результате — ошибки, переработки, претензии. Мы обучаем на кейсах, делаем валидаторы, создаём шаблоны".
📥 Этап 5. Перенос данных
Минимальный пакет:
• сотрудники;
• кадровая история;
• остатки отпусков;
• задолженности, удержания, переплаты;
• стаж и условия труда.
Источники — от ЗУП 2.5 до Excel и самописных решений. Все данные сверяются вручную и автоматически, итоги фиксируются в протоколе.
🧪 Этап 6. Опытно-промышленная эксплуатация
Ключевой этап, когда система работает «вживую»:
• расчёт ведётся параллельно в старой и новой системе;
• команда внедрения присутствует на предприятии в день выплаты зарплаты;
• контроль выгрузки, расчёта, печатных форм, файлов для банка.
"Мы подходим к этому этапу с полной ответственностью. Наша цель — не сорвать зарплату. ЗУП не прощает ошибок задним числом".
"В одном проекте на этапе ОПЭ выяснилось, что в пяти цехах расчёты ведут экономисты. Пришлось срочно подключать аналитиков и удлинять этап до шести месяцев".
С третьего месяца начинается передача системы в ИТ-службу, настройка регламентов, сопровождение, переход на 2-ю линию.
Также в рамках ОПЭ сдаётся регламентированная отчетность: 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД. Без ошибок и ручных корректировок.
🏁 Этап 7. Промышленная эксплуатация
С четвёртого месяца заказчик работает самостоятельно:
• зарплата рассчитывается в ЗУП;
• система сопровождается ИТ-службой заказчика;
• мы остаёмся на 2-й линии сопровождения и консультирования.
🛡️ Специфика внедрения в ОПК
В оборонной промышленности внедрение ЗУП включает:
• распределение зарплаты по ГОЗ;
• сдельную оплату с интеграцией MES;
• табельный учёт через СКУД;
• выплаты со спецсчетов;
• подготовку системы к проверкам (ГОСТ, регламенты, аналитика).
✅ Контрольные точки успешности проекта
• Расчёт зарплаты совпадает с предыдущей системой;
• Регламентированная отчётность сдана без ошибок;
• Проект передан в ИТ-службу и сопровождается;
• Пользователи уверены в системе и работают стабильно;
• Все этапы задокументированы (ФМ, ТЗ, обучение, перенос, итоги).
"Для нас проект не заканчивается расчётом зарплаты. Он заканчивается тогда, когда заказчик работает спокойно, стабильно и самостоятельно".