Частенько, когда начинаешь задумываться над необходимыми переменами в жизни, в уме всплывает строчка из романа «Евгений Онегин»: «Привычка свыше нам дана: замена счастию она». И действительно, каким бы полезным и эффективным нам ни представлялось нечто новое, привычный образ мысли и действий всегда выглядит более безопасным, а значит надёжным и привлекательным.
И пусть дорога от дома до работы бесконечно долгая, гораздо проще из раза в раз преодолевать её пешком, чем однажды встать на самокат. Почему? Потому что страшно! А вдруг, что-то пойдёт не так, и самокат не заведётся? А если не справишься с управлением? А если собьёшь пешехода? И чем больше неизвестности в новом способе решения привычной задачи, чем больше вопросов возникает, тем быстрее страх берёт верх и зачастую даже не даёт попробовать сделать что-то по-новому. Вот почему так важно, чтобы, когда перемены становятся неизбежными, рядом оказался кто-то опытный, точно знающий, что теперь делать и как.
В проектах автоматизации бизнеса команда НЭП в 99,9% случаев оказывается этим самым «бывалым», готовым отвечать на 100500 вопросов, подставлять плечо, работать жилеткой – идти на любые подвиги, лишь бы сотрудники заказчика чувствовали себя более уверенно и не сопротивлялись неизбежным переменам. А они сопротивляются! Да порою так, что ИТ-проект, затевающийся для улучшения и облегчения их работы, оказывается на грани срыва. Особенно тяжело переживают процесс изменений люди со статусом и стажем, эксперты своего дела, десятилетиями не менявшие проторенную дорожку от старта рабочего дня до его окончания. Понятное дело, что любые новые программы и системы кажутся им инородными, сложными и совершенно лишними.
Ситуация перед стартом
Представьте себе многопрофильную частную клинику: мраморная плитка на полах, живые цветы на столиках, высококвалифицированные специалисты в идеально белых халатах и новейшие методы лечения. Представили? А теперь в воображении дорисуйте к этому кипы внутренних кадровых бумажных документов: приказов, служебных записок, локальных актов, заявлений на отпуск. И зашивающихся сотрудников кадровой службы, вынужденных распечатывать, сканировать, подписывать руками и руками же отправлять Почтой России весь этот ворох бумаги. Согласитесь, что как-то не вяжется. Особенно сейчас, когда все уже давно привыкли к цифровым документам, электронным больничным и заявлениям в один клик. Тем не менее, это была та данность, с которой команда НЭП столкнулась в 2023 году в многопрофильной клинике на старте проекта по внедрению кадрового документооборота (КЭДО) через подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Ситуация усугублялось тем, что сотрудники кадровой службы скептически относились к любым переменам в их вотчине. Вот основные возражения, с которым команде НЭП пришлось столкнуться:
- бумажные документы надежнее – они не могут «вдруг» исчезнуть как электронные;
- нет доверия к электронным подписям – а что, если их «подделают» или они не сработают?
- нет привычки к электронному взаимодействию – в живую-то сподручнее;
- страх утечки личных данных – «это же подсудное дело!»;
- недоверие к сведениям о стаже в электронном виде – «эдак и я могу написать о себе всё, что хочу!»;
- компьютер не всегда доступен, а телефон не для работы – «рабочие вопросы решать в мобильнике как-то неправильно!»;
- нежелание разбираться в новой системе – а это главный железобетонный аргумент, который зачастую даже не озвучивается.
Старт проекта
Тем не менее мы приступили к проекту внедрения КЭДО, потому что откладывать изменения было уже нельзя: штат в тысячу сотрудников клиники обслуживали всего шесть человек кадровой службы.
Кроме сокращения трудозатрат бизнес ставил перед нашей командой следующие цели:
- Сократить затраты на обслуживание оргтехники, закупку бумаги и других расходных материалов, необходимых для работы с бумажными документами;
- Повысить степень защиты важных документов от несанкционированного доступа и копирования, повреждения и утери;
- Контроль процессов согласования и подписания кадровых документов;
- Ускорение процессов подготовки отчетности для контролирующих органов;
- Соблюдение ТК РФ.
Чтобы минимизировать стресс сотрудников кадровой службы и подготовить персонал (в том числе и морально) к новой жизни, решено было внедрять ит-привычки постепенно. Поэтому проект был разделен на два этапа.
Первый этап – пилотный. В нем участвовало всего сто пятьдесят сотрудников клиники. Мы провели с ними интервью, собрали требования и написали техническое задание на подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Чтобы не оставлять пользователей один на один с новой системой, мы написали подробные инструкции и провели десятки часов обучения. И только после того как сотрудники почувствовали себя уверенно, мы запустили сервис в тестовом режиме.
После успешного завершения пилотного этапа, мы запустили второй этап - тираж на всех сотрудников клиники, т.е. на более чем тысячу человек. И даже после того, как все работники были подключены к новому сервису, мы их не бросили - взяли компанию на сопровождение и развитие сервиса.
Подводные камни
Первый подводный камень, с которым мы столкнулись ещё на стадии обсуждения проекта – это сложность выбора версии сервиса «1С: Кабинет сотрудника»: локальной или облачной. При всех очевидных плюсах облачного решения (гибкость и масштабируемость, скорость обновления и поддержки, доступность из любой точки мира и экономия на it-инфраструктуре), выбор был сделан в пользу локальной версии. На момент старта проекта, в 2023 г., доработки можно было делать только в локальной версии, поэтому была выбрана она. Раньше при наличии специфических требований по адаптации рекомендовалось выбирать только локальную версию, теперь адаптация доступна для всех клиентов и в облаке (Инфописьмо Фирмы 1С №32765 от 26.02.25). Также локальную версию советуют выбирать, если есть повышенные требования к кибербезопасности и необходимо использовать собственные сервера для хранения данных, - это и стало ключевым аргументом в пользу локальной версии.
Второй подводный камень, с которым команда НЭП столкнулась уже при реализации проекта автоматизации кадровой службы, - это получение согласий сотрудников клиники на переход с бумажного кадрового документооборота на электронный. Дело в том, что по закону требуется письменное согласие каждого сотрудника на такого рода перевод. И получить его у штата в полторы тысячи человек - задача не из лёгких. Проблема усугублялась тем, что базовые настройки сервиса предполагали довольно сложную процедуру: рассылка приходила по штатным единицам, т.е. сразу (условно) 25-ти медсёстрам. Если согласие давала только одна, то необходимо было снова входить в систему, добавлять в исключения оставшиеся 24 фамилии, а потом повторять процедуру снова и снова. Наши разработчики постарались и усовершенствовали механизм таким образом, что рассылка стала приходить конкретному человеку. Ему достаточно было один раз подписать письменное согласие на бумаге. В системе напротив его фамилии ставился флажок, после чего кабинет формировался автоматически (достаточно было просто пройти по ссылке). Это оказалось очень удобным: кадровики спокойны, а сотрудники довольны.
Единое окно для подписания документов КЭДО для руководителей
Ещё одна полезная для сотрудников клиники доработка, которую нам удалось реализовать, – это «единое окно» для подписания документов. В нём с помощью фильтров руководители могут теперь отбирать конкретных сотрудников, подписывать по ним документы, или, например, сделать отбор по всем приказам на отпуск и подписать их в первую очередь.
Расформировали документы: для каждого сотрудника направляем свой документ
Ещё одна привычка, которую мы смогли помочь преодолеть кадровой службе, - традиция формировать документы всей массой в один файл. Она была связана с исторической системой ЗУП (1С: Зарплата и управление персоналом), внедрённой в клинике ранее другим интегратором. Раньше дополнительные соглашения к трудовым договорам формировались по всему подразделению сразу или по группе пользователей с определенным отбором. «Допники» формировались в один документ в том числе для удобства печати. Представители заказчика хотели автоматизировать данный вид документа, но не все доработанные печатные формы можно направлять в КС. Перед нами стояла задача, во-первых, адаптировать печатную форму для отправки ее в 1С:КС и, во-вторых, адресовать каждое дополнительное соглашение своему получателю (сотруднику).
Мы реализовали разделение этого «слона» на части: теперь в Кабинет сотрудника отправляются только его дополнительные соглашения. Другими словами, каждый теперь получает только свой документ – и не надо распечатывать всю эту гору бумаги, руками разделять и разносить по рабочим местам. Согласитесь, очень полезная привычка - иметь дело только со своими документами!
Автоматизированное рабочее место (АРМ)
Чтобы сделать взаимодействие работников клиники с КЭДО ещё приятнее, мы создали автоматизированное рабочее место (АРМ) для сотрудников кадровой службы, где им теперь удобно отслеживать подписанные или неподписанные документы, а также согласованные и нет:
Для штатных сотрудников клиники (не кадровиков) мы тоже подготовили большой бонус и новую полезную привычку – внедрили мобильное приложение 1С:КС. Им люди могут пользоваться в веб-интерфейсе, не обращаясь лично в кадровую службу. Таким образом даже из дома медработники всегда могут подать заявление, ознакомиться с расчетными листками, посмотреть сколько отпуска у них накопилось к текущему дню.
Итоги проекта
В результате внедрения новых it-привычек в клинике произошли следующие изменения:
- снизилась на 30% нагрузка на кадровую службу (появилось автоматическое формирование и отправка согласия на КЭДО, единое окно для подписания кадровых документов и др.);
- сократились риски потери документов (сейчас все хранится в электронном виде);
- появилась простая функция контроля для кадровой службы;
- снизились затраты на канцелярию;
- упростилось и ускорилось взаимодействие сотрудников клиники и кадровой службы (благодаря мобильному приложению 1С:КС).
Конечно, сопротивление изменениям со стороны сотрудников клиники было и не маленькое! По причине этого сопротивления сроки проекта уехали вправо, добавились часы на обучение и превращение новых навыков в устойчивые привычки. Но довольно быстро работники вошли во вкус и подготовили список новых доработок: например, сотрудники заказчика просят изменить форму заявления на отпуск и создать сложную маршрутизацию процессов для разных подразделений.
Как говорится, - к хорошему быстро привыкаешь. Тем более, если это новое значительно упрощает работу и высвобождает время на профессиональный рост и личную жизнь. Так что, стоит, наверное, давать шанс переменам. Особенно, если они сопровождаются надёжным плечом опытной команды профессионалов:)
