Как организовать архивное дело в организации. Визуальная инструкция

ЭТАП 1. Подготовка и планирование

Что нужно сделать:

• Назначить ответственное лицо (архивариус, специалист по делопроизводству).
• Утвердить локальный нормативный акт: Положение об архиве организации.
• Определить место хранения (архивное помещение или шкаф с ограниченным доступом).

На что опираться:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013
• Приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 (Правила организации хранения и комплектования архивов).

ЭТАП 2. Классификация документов

Действия:

• Провести инвентаризацию всех дел (текущих и завершённых).
• Разбить документы на дела по видам и срокам хранения:
• 5 лет
• 10 лет
• 50 лет
• Постоянное хранение

Документы:

• Номенклатура дел (единый перечень документов)
• Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры № 236 от 20.12.2019)

ЭТАП 3. Формирование дел

Как правильно:

• Каждое дело заводится на 1 тему/вопрос/период.
• Внутри документы размещаются в хронологическом порядке.
• Используются заведения на папки-скоросшиватели или тома.
• Все листы пронумерованы, прошнурованы и подписаны.

Обязательно:

• Обложка дела содержит реквизиты: индекс, название, сроки хранения, год.

ЭТАП 4. Оформление и учёт

Оформляются:

• Описания дел (архивные описи — форма 1 и 2).
• Акты о выделении к уничтожению (для дел с истекшим сроком хранения).

Средства учёта:

• Архивный журнал
• Электронный реестр дел
• Описание фонда организации

ЭТАП 5. Организация хранения

Требования:

• Температура: 17–19°C
• Влажность: 50–55%
• Без доступа посторонних, защищённость от огня, влаги и света

Как хранить:

• Дела с постоянным сроком хранения — в архиве на стеллажах
• Временные — в хранилище на срок действия
• Электронные — в системе ЭДО или на защищённых серверах, согласно 63-ФЗ

ЭТАП 6. Передача дел в архив

Процесс:

• После завершения дел — передача в архив (через акт приёма-передачи)
• Хранение — согласно сроку
• По истечении срока хранения — уничтожение через комиссию (с актом)

ЭТАП 7. Ведение справочного аппарата

Что включает:

• Описания дел
• Поисковые карточки
• Тематические и хронологические справочники

Цель: быстро найти нужный документ по ключевым признакам.

ЧЕК-ЛИСТ: Что должно быть в порядке

• Утверждённая номенклатура дел
• Назначен ответственный за архив
• Есть описи дел и акты уничтожения
• Хранилище соответствует требованиям
• Дела оформлены, подписаны, прошиты
• Ведётся журнал учёта архивных документов
• Есть доступ к справочной системе

В следующей статье - Главные изменения в законодательстве о хранении и архивировании документов в 2025 году». Что важно учитывать при переходе на новые нормы.