Переход на электронный документооборот (ЭДО) — не просто тренд, а государственный приоритет. Согласно Постановлению Правительства РФ № 123 от 12.03.2025 года, все подведомственные организации обязаны использовать электронный документооборот при взаимодействии между собой. Частный бизнес, в свою очередь, активно переходит на ЭДО ради оптимизации процессов и снижения затрат. Но как организовать ЭДО правильно, соблюдая законодательство и используя исключительно российское программное обеспечение?
Разберём пошагово, как это сделать грамотно, на примере обеих сфер — государственного и коммерческого сектора.
Нормативная база
В основе внедрения ЭДО лежат следующие нормативные акты:
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 — регламентирует состав электронного документа, его структуру и хранение
- Постановление Правительства № 123 от 12.03.2025 — об обязательном переходе на ЭДО в госорганах
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — регулирует обработку данных в ЭДО
- Методические рекомендации Росархива по архивному хранению электронных документов
Шаг 1. Проведите аудит документооборота
Прежде чем внедрять ЭДО, необходимо описать текущие процессы. Ответьте на вопросы:
- Какие типы документов вы обрабатываете?
- Какие маршруты согласования существуют?
- Кто участвует в обработке документов?
- Используются ли уже какие-либо электронные форматы?
Это поможет избежать дублирования функций и выявить слабые места в текущем документообороте.
Шаг 2. Выберите отечественное программное обеспечение
Важно использовать исключительно российское ПО, соответствующее требованиям по безопасности (ФСТЭК, Минцифры).
Рекомендуемые решения:
- «ДЕЛО» от ЭОС — система электронного документооборота, сертифицированная для госорганов. Широко используется в муниципалитетах и министерствах.
- «ТЕЗИС» от Haulmont — гибкая и масштабируемая система с модулем обработки обращений граждан.
- «СЭД «ЭОС-Корпорация» — подходит как для органов власти, так и для предприятий.
- «DIRECTUM RX» — продвинутая отечественная ECM-система для крупных компаний.
- «1С:Документооборот» — хорошо интегрируется с другими решениями 1С, подходит для бухгалтерии, кадров, управленческого учета.
Важно: Убедитесь, что ПО включено в Единый реестр российского ПО (https://reestr.digital.gov.ru).
Шаг 3. Сформируйте команду внедрения
В команду должны входить:
- Руководитель проекта
- Специалист по документообороту
- Представители ИТ
- Пользователи-представители ключевых подразделений
Важно назначить ответственного за интеграцию ЭДО с другими системами: бухгалтерией, архивом, CRM и т.д.
Шаг 4. Разработайте внутренние регламенты
- Определите, какие документы будут переводиться в ЭДО (приказы, договоры, обращения и др.)
- Установите маршруты согласования
- Утвердите формат хранения (например, PDF/A)
- Опишите правила подписания с помощью ЭП (усиленной квалифицированной)
На этом этапе важно опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методические материалы Росархива.
Шаг 5. Настройте систему и пройдите тестирование
После установки и первичной настройки проверьте:
- Правильность маршрутов
- Корректность регистрации входящих/исходящих документов
- Подписание документов ЭП
- Функцию контроля сроков исполнения
Проведите тестовые запуски с документацией внутри компании или органа.
Шаг 6. Обучите пользователей
Обучение — ключ к успеху. Организуйте:
- Очные или онлайн-семинары
- Видеоинструкции по работе в системе
- Памятки и краткие чек-листы
Убедитесь, что все сотрудники понимают, что ЭДО — это не только «сканировать», но и «подписывать, согласовывать, контролировать».
Шаг 7. Переведите процессы в цифровой формат
Поэтапно переводите делопроизводство на ЭДО:
- Начните с управленческих документов
- Затем — договоры и внутреннюю переписку
- Далее — обращения граждан, заявки, акты
Важно закрепить правило: электронный документ — равнозначен бумажному при наличии ЭП (по закону 63-ФЗ).
Шаг 8. Обеспечьте безопасность и хранение
- Используйте защищенные каналы связи (VPN, ВПН, защищённые каналы ЭДО)
- Настройте резервное копирование
- Для долговременного хранения используйте форматы PDF/A, XML, METS
- Следуйте Правилам архивного хранения электронных документов, утверждённым Росархивом
Чек-лист: основные этапы перехода на ЭДО
- Проведён аудит документооборота
- Выбрана система из реестра отечественного ПО
- Назначена команда внедрения
- Разработан регламент работы в ЭДО
- Настроены маршруты, роли, права доступа
- Проведено обучение сотрудников
- Внедрены цифровые процессы
- Обеспечена электронная подпись и безопасность
- Настроено архивное хранение
Организация ЭДО — это не просто установка программы, а комплексная цифровая трансформация. Следуя этим шагам и используя исключительно отечественное ПО, вы обеспечите законность, безопасность и эффективность документооборота. Не забывайте: грамотный переход на ЭДО — это инвестиция в устойчивость и управляемость вашей организации.
Вот пошаговый разбор внедрения электронного документооборота (ЭДО) на примере условного сценария в МГУ (Московский государственный университет). Подходит как для блога на Дзен, так и для внутреннего методического материала.
Как МГУ внедрил электронный документооборот: пошаговая история цифровизации
Шаг 1. Инициатива
В 2023 году руководство МГУ решило оптимизировать административные и учебные процессы. Было принято решение о поэтапном внедрении электронного документооборота на базе российского ПО, в рамках курса на цифровую трансформацию образования (в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 123 от 12.03.2025 и Нацпроектом «Цифровая экономика»).
Шаг 2. Создание рабочей группы
В состав группы вошли:
- проректор по цифровому развитию,
- руководитель управления делопроизводства,
- специалисты IT-департамента,
- представители юридического отдела,
- сотрудники ключевых факультетов.
Группа провела аудит всех типов документов: приказы, заявления студентов, внутренние докладные, договора с подрядчиками, служебные записки.
Шаг 3. Выбор системы
Университет выбрал систему «ТЕЗИС» от Haulmont, как сертифицированную и включённую в Единый реестр российского ПО. Причины выбора:
- поддержка гибкой маршрутизации,
- готовые модули для взаимодействия с ФГИС «Госуслуги»,
- расширенные возможности для работы с обращениями студентов.
Шаг 4. Интеграция с существующими системами
Команда ИТ-поддержки интегрировала ЭДО с:
- системой 1С:Бухгалтерия,
- цифровым архивом библиотеки МГУ,
- внутренним порталом сотрудников.
Шаг 5. Разработка регламентов
Юридический отдел и делопроизводство создали новые локальные акты:
- Положение об ЭДО в МГУ
- Регламент обработки входящих и исходящих документов
- Порядок подписания документов ЭП
- Регламент взаимодействия с обращениями студентов и сотрудников через Госуслуги
Все документы соответствуют:
- 63-ФЗ об ЭП,
- 152-ФЗ о ПДн,
- ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Шаг 6. Пилотный запуск
Пилот прошёл на трёх факультетах:
- экономическом,
- биологическом,
- факультете ВМК.
Были переведены в ЭДО:
- приказы декана,
- заявления студентов,
- документы по командировкам и стажировкам.
Шаг 7. Обучение персонала
Для сотрудников были разработаны:
- онлайн-курсы на внутреннем портале,
- видеоинструкции,
- консультации по внедрению ЭП.
Инициативная группа проводила разъяснительные встречи в каждом подразделении.
Шаг 8. Расширение и масштабирование
После успешного пилота МГУ начал масштабировать ЭДО на:
- всю административную структуру,
- аспирантуру и магистратуру,
- архив.
Форматы хранения были стандартизированы: PDF/A, XML, METS. Документы подписывались с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Шаг 9. Архив и безопасность
Создан отдельный ЦОД МГУ с отказоустойчивым архивом.
- Хранение ведётся в соответствии с требованиями Росархива.
- Доступ разграничен, учтены требования ФСТЭК.
- Все действия с документами логируются.
Шаг 10. Мониторинг и поддержка
Внедрена постоянная система аудита:
- Ежемесячные отчёты об ошибках и недочётах.
- Обратная связь от пользователей.
- Быстрое обновление шаблонов и маршрутов.
Результаты: что изменилось в МГУ
- Срок обработки заявлений студентов сократился в 4 раза.
- Экономия бумаги — более 1 миллиона листов в год.
- Ускорено согласование договоров и приказов.
- Повышен контроль сроков исполнения документов.
- Упрощено взаимодействие с госорганами через ЭДО.
Пример МГУ показывает: внедрение ЭДО возможно даже в сложной, многоуровневой структуре, если подойти к процессу системно, использовать отечественное ПО и обеспечить поддержку персонала. Главный секрет успеха — последовательность, локальные регламенты и качественное обучение.
Как «Магнит» внедрил электронный документооборот: пошаговая цифровизация торговой сети
Электронный документооборот (ЭДО) в ритейле — не роскошь, а необходимость. Когда у тебя сотни магазинов, десятки тысяч сотрудников и ежедневные поставки от тысяч контрагентов — бумажные документы становятся тормозом. Поэтому крупнейшая российская розничная сеть «Магнит» выбрала курс на ЭДО, используя только отечественное программное обеспечение.
Шаг 1. Постановка задачи на уровне холдинга
Совет директоров сети «Магнит» в 2024 году утвердил стратегию полной цифровизации документооборота по следующим направлениям:
- договоры с поставщиками,
- бухгалтерские документы (счета, акты, накладные),
- внутренние управленческие документы,
- кадровые документы и обращения сотрудников.
Решение базировалось на требованиях:
- Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
- Федерального закона № 149-ФЗ «Об информации»,
- закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»,
- новых требований ФНС и Росархива по хранению цифровых документов с 2025 года.
Шаг 2. Анализ текущего документооборота
В «Магните» провели аудит:
- Ежедневно обрабатывается до 100 000 бухгалтерских документов.
- До 70% времени бухгалтеров тратится на ручную проверку и регистрацию.
- Значительные потери из-за ошибок при обработке бумажных накладных и актов.
Решение: автоматизировать потоки и унифицировать все взаимодействия с контрагентами и внутренними пользователями.
Шаг 3. Выбор программного обеспечения
Сеть выбрала комплекс из следующих российских решений:
- 1С:Документооборот КОРП — как внутренняя система для договоров, актов, заявок, отчетов.
- Контур.Диадок — для обмена юридически значимыми документами с поставщиками.
- SIGN.ME и Калибри — для массовой электронной подписи документов сотрудниками (договоры, согласия, заявления).
- Все системы входят в Единый реестр отечественного ПО.
Шаг 4. Пилотный запуск на 5 распределительных центрах
Тестовую фазу запустили в 5 крупнейших логистических центрах сети:
- Переведены в ЭДО: товарные накладные, акты приёмки, счета-фактуры.
- С поставщиками подключили интеграцию по EDI (электронный обмен данными) через Контур.
- Вся документация подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Шаг 5. Обновление внутренних регламентов
Юридический департамент и служба внутреннего контроля:
- Утвердили Политику по электронному документообороту,
- Обновили положения о хранении и доступе к ЭДО в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и требованиями ФНС,
- Ввели новые инструкции для сотрудников по работе с электронными заявлениями и договорами.
Шаг 6. Масштабирование на магазины и филиалы
После успешного пилота:
- ЭДО был внедрён в более чем 25 000 магазинов по всей стране,
- Руководители и бухгалтеры на местах работают в 1С через защищённые каналы (VPN),
- Каждому сотруднику оформили электронную подпись для подачи заявлений, получения документов, подписания внутренних приказов.
Шаг 7. Обучение и поддержка
Для сотрудников всех уровней проведены:
- Онлайн-вебинары через корпоративный портал,
- Видеоинструкции в мобильном приложении «Магнит: работа»,
- Поддержка по вопросам ЭДО через чат-бот.
Ключевой акцент: простота интерфейса и правовая значимость подписанного документа — наравне с бумажным.
Шаг 8. Архив и защита данных
- Электронные документы хранятся в сертифицированном облачном архиве, с доступом по ролям.
- Все действия фиксируются в журналах событий, согласно требованиям ФСТЭК и Роскомнадзора.
- Используется шифрование, резервное копирование и периодическое обновление форматов хранения (PDF/A, XML).
Шаг 9. Эффекты от внедрения
- Снижение затрат на бумагу — более 200 млн рублей в год.
- Автоматическая сверка документов — более 95% актов и счетов обрабатываются без участия человека.
- Скорость согласования договоров — сократилась в 3 раза.
- Поддержка удалённой работы — сотрудники могут оформлять документы из мобильного приложения.
Шаг 10. Постоянный контроль и улучшения
- Запущена система метрик эффективности документооборота.
- Ежемесячно собираются предложения от пользователей.
- Расширяется интеграция с другими внутренними системами (учёт, HR, логистика).
Кейс «Магнита» показывает, что внедрение ЭДО возможно даже в самых крупных и сложных бизнес-системах. Ключевой успех — в правильном выборе ПО, чёткой регламентации, централизованной подписи и обучении тысяч сотрудников. При этом важно не только внедрить систему, но и сделать её понятной каждому пользователю — от кассира до бухгалтера.
В следующей статье - Как избежать распространенных ошибок при документообороте. Советы по оптимизации работы.