Законодательство в сфере документооборота с обновлениями на 2025 год

1. Базовые нормативно-правовые акты

Федеральный закон № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

• Регулирует порядок работы с электронными документами, защиту информации.
• Обновления: в 2025 году усилены требования к хранению и защите информации в государственных системах ЭДО.

Федеральный закон № 63-ФЗ "Об электронной подписи"

• Определяет типы ЭП (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная).
• С 1 января 2025 года:
• Ужесточены требования к квалифицированным удостоверяющим центрам.
• Электронные подписи теперь обязательны при подаче документов в большинство госорганов через ЭДО.

Федеральный закон № 152-ФЗ "О персональных данных"

• Устанавливает правила обработки и хранения персональных данных.
• Обновление 2025 года: введены новые категории документов, подлежащих защите, в т.ч. внутрикорпоративные приказы и заявления, содержащие личные данные.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 "СИБИД. Электронный документ. Общие требования"

• Регламентирует состав реквизитов, структуру, хранение электронных документов.
• В 2025 году вносятся дополнения по форматам хранения и интеграции с облачными системами.

2. Новые требования 2025 года

Цифровизация документооборота

• Постановление Правительства РФ № 123 от 12.03.2025 г.
• Вводит обязательную электронную форму ведения документооборота в подведомственных организациях:
• Все входящие/исходящие документы между госорганами — только в цифровом формате.
• Бумажный дублирующий формат сохраняется только для документов, требующих нотариального заверения.

Унификация ЭДО в госсекторе

• С 2025 года вступает в силу требование использовать единые форматы XML-документов, утвержденные Минцифры РФ.
• Это упростит интеграцию между различными СЭД (системами электронного документооборота).

Архивное хранение электронных документов

• Введены новые правила долговременного хранения цифровых документов:
• Утверждены методы периодического обновления форматов хранения (например, PDF/A).
• Обязательное сопровождение цифровой копии квалифицированной ЭП.

3. Изменения в делопроизводстве и обращениях граждан

Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" (ФЗ-59)

• Изменение от марта 2025 года:
• Расширены права заявителей: теперь ответы обязаны направляться также в электронный кабинет на Госуслугах.
• Установлен новый срок хранения обращений: не менее 5 лет, включая электронную переписку.

Новые стандарты делопроизводства

• Проект нового ГОСТа "Управление документами в организациях", разработанный Росархивом, вступает в силу с сентября 2025 года:
• Четкое разграничение терминов «документооборот», «делопроизводство», «архивное дело».
• Утверждение типовых сроков хранения по категориям документов.
• Обязательная регистрация всех управленческих документов в СЭД.

4. На что обратить внимание специалисту в 2025 году

Электронная подпись

Обновить регламент подписания и выбрать подходящий УЦ

Архивирование

Проверить, какие документы нужно хранить в долгосрочном формате

Обращения граждан

Вести учет не только письменных, но и цифровых обращений через порталы

Согласование документов

Внедрить маршруты согласования в СЭД с автоматическим контролем сроков

Интеграция с Госуслугами

Обеспечить передачу исходящих писем через интеграцию ЭДО и ЕСИА

Персональные данные

Обновить политику по защите данных с учетом новых требований к конфиденциальным документам

5. Рекомендации для внедрения изменений

• Обновите внутренние регламенты: внесите требования по новым срокам, электронному взаимодействию, форматам.
• Проведите аудит СЭД: соответствует ли ваша система новым требованиям? Готова ли она к формату XML, долговременному хранению?
• Обучите сотрудников: изменения затрагивают и простых исполнителей, и ИТ-отдел — важно, чтобы все понимали новые обязанности.
• Следите за разъяснениями Минцифры и Росархива

В следующей статье - мастер-класс по внедрению ЭДО с использованием отечественного программного обеспечения