Шаг 1: Проведите аудит текущей ситуации (если организация уже работает)
Цель: понять, как сейчас обрабатываются документы.
Что нужно сделать:
- Составьте список всех видов документов: входящие, исходящие, внутренние.
- Оцените, где чаще всего происходят сбои: потеря документов, дублирование, задержки.
- Проанализируйте, кто из сотрудников отвечает за какие документы.
Пример: в отделе кадров задерживаются приказы о приеме на работу — значит, нужно улучшить внутреннюю передачу и согласование.
Шаг 2: Определите виды и потоки документов
Цель: классифицировать документы для упрощения управления ими.
Классификация:
- Входящие документы: письма, обращения, счета, акты.
- Исходящие: официальные письма, ответы, отчеты.
- Внутренние: приказы, служебные записки, акты, регламенты.
Практический совет: Создайте таблицу с колонками: тип документа, ответственный, сроки, порядок обработки.
Шаг 3: Разработайте регламент документооборота
Цель: установить единые правила для всех сотрудников.
Что включает регламент:
- Правила регистрации документов (входящих и исходящих).
- Сроки исполнения и маршруты движения.
- Правила хранения и архивирования.
- Использование электронной подписи, если применимо.
Пример: Все входящие письма регистрируются в течение 1 рабочего дня. Ответ должен быть подготовлен в течение 5 рабочих дней.
Шаг 4: Выберите систему документооборота
Цель: автоматизировать процессы и исключить хаос.
Варианты:
- Бумажный документооборот — подходит малым организациям, но устаревающий формат.
- Электронный документооборот (ЭДО) — более быстрый и безопасный.
- Гибридная система — сочетание бумажной и цифровой обработки.
Популярные системы ЭДО:
- 1С:Документооборот
- Directum
- СЭД ТЕЗИС
- Контур.Диадок (для внешнего ЭДО)
Совет: начинайте с простой платформы с понятным интерфейсом. Обязательно проверьте, соответствует ли система требованиям ФЗ-152 (о персональных данных) и ГОСТ Р 7.0.97.
Шаг 5: Назначьте ответственных лиц
Цель: исключить дублирование и "потерю" документов.
Кто отвечает за документооборот:
- Секретарь / делопроизводитель — регистрирует, передает, архивирует.
- Руководители подразделений — подписывают и контролируют исполнение.
- Ответственный по ИТ — настраивает систему ЭДО и следит за безопасностью.
Совет: Утвердите список ответственных с зонами ответственности и подпишите приказом по организации.
Шаг 6: Обучите сотрудников
Цель: избежать ошибок, сбоев и недоразумений.
Как обучить:
- Проведите вводный тренинг по работе с регламентом и системой документооборота.
- Создайте «Памятку по работе с документами» — краткий гайд для сотрудников.
- Назначьте "точку помощи" — специалиста, к которому можно обратиться с вопросами.
Пример: можно использовать короткие видеоуроки или интерактивные инструкции в самой системе ЭДО.
Шаг 7: Внедрите систему документооборота поэтапно
Цель: минимизировать сопротивление и сбои.
Как внедрять:
- Запустите пилотный проект в одном отделе.
- Отслеживайте ошибки, дорабатывайте регламент.
- Расширяйте охват на всю организацию.
- Постепенно переводите бумажные документы в электронный вид (оцифровка, сканирование, электронная подпись).
Совет: фиксируйте все изменения в рабочем журнале внедрения.
Шаг 8: Настройте контроль и аналитику
Цель: оперативно выявлять проблемы и улучшать процессы.
Что отслеживать:
- Сроки регистрации и исполнения документов.
- Количество просроченных поручений.
- Время обработки запросов и обращений граждан.
- Степень загруженности сотрудников документооборотом.
Инструменты:
- Автоматические отчеты в ЭДО.
- Таблицы контроля вручную на старте.
- Регулярные внутренние аудиты (раз в квартал).
Шаг 9: Организуйте архив и сроки хранения
Цель: соответствовать требованиям закона и сохранить важные данные.
Что нужно:
- Создайте номенклатуру дел.
- Разделите документы по срокам хранения (временное, постоянное, подлежащее уничтожению).
- Обеспечьте условия хранения: для бумажных — шкафы и помещения; для электронных — защищённые серверы.
Пример: кадровые документы хранятся от 50 до 75 лет, а бухгалтерские — от 5 до 10 лет.
Шаг 10: Обновляйте регламент и обучайте повторно
Цель: адаптироваться к изменениям законодательства и внутренним процессам.
Что делать:
- Раз в 6–12 месяцев пересматривайте регламент.
- Учитывайте отзывы сотрудников.
- Обновляйте инструкции с учетом новых решений, систем, форматов.
Совет: следите за изменениями в ГОСТах, ФЗ «Об архивном деле», «Об обращениях граждан», «О персональных данных».
Заключение
Организация документооборота с нуля — это не разовая задача, а стратегический процесс. Он требует внимания к деталям, дисциплины, умения работать с людьми и соблюдения законодательства. Зато правильно выстроенная система избавит вас от бардака в документах, упростит работу и станет надежной опорой в кризисных ситуациях.
Начните с малого: регламент, таблица ответственности и выбор простой системы. Остальное — вопрос времени и планомерной работы.
📰В следующей статье - Главные изменения в законодательных актах, которые влияют на документооборот