Нередко совещание превращается в балаган и бесполезную болтологию, по итогам которой все участники разошлись со своим мнением и ничего не будет сделано.
Руководитель отвечает за организацию и результат совещания, поэтому он должен обеспечить для него выполнение шагов-этапов:
1) Сбор идей и проблем заранее. Пропуск этого этапа приводит к отсутствию конкретных вопросов к обсуждению и превращает совещание в беседу на отвлечённые темы.
2) Сортировка идей и проблем по важности. Пропуск этапа приводит к обсуждению несущественных проблем, когда до важных попросту не доходят или на них заканчивается энергия.
3) Отбор идей и проблем в повестку + тайминг по каждой из них (например, обсуждаем только 5 проблем: 2 из них по 15 минут, 3 - по 10 минут). Там где нет тайминга и контроля за его соблюдением совещание превращается в болтологию.
4) В рамках жёсткого тайминга собирать предложения по решению каждой проблемы, ранжирование, выбор подхода при решении (или делегирование его разработки), назначение ответственных. Краткость - сестра таланта, поэтому пространственные мысли и отходы в сторону должны пресекаться. Если нет предложения или важного факта для озвучивания - нет смысл тратить время на красноречивые, но бесполезные речи.
5) Перенести решение каждой проблемы в виде задач в календарь или систему постановки задач (Доска информации в ординаторской, Битрикс, ПланФакт, Трелло и др) с указанием ответственных, сроков выполнение. Если этот этап пропускать, то результаты совещаний будут оставаться только на бумаге или в протоколе. Часто ли сталкиваетесь с эффектом дежавю при раздаче задач сотрудникам по итогам совещания?
6) Провести ретроспективу через 1-2 недели: на какой стадии находятся решаемые проблемы (в этом поможет фиксация в протоколе совещания ссылкой на задачи - открыл и посмотрел).
Нет ретроспективы - нет промежуточного контроля как за выполняемыми задачами, так и за тем насколько удалось эффективно организовать проведение совещаний. Их цель не в самом совещании, а в результате для организации.