Когда бизнес маленький, все процессы ещё можно удержать на личном контроле самого владельца компании. Где-то вспомнили, где-то подхватили, где-то сами всё разрулили. Но как только объёмы увеличиваются — то, что раньше казалось «рабочими мелочами», начинает напоминать снежный ком. И в итоге вы получаете не прибыльную компанию, а постоянный хаос и проблемы.
И вот почему.
ПРО КОМАНДУ
Почему вы устаете, даже если у вас есть команда?
Когда в бизнесе собственник работает один — усталость кажется логичной. Всё на себе: и продажи, и клиенты, и «где наша накладная?». Тут вопросов нет. Зато вечером есть гордость и лёгкое желание сбежать в лес без связи.
Но вот команда появилась. Люди наняты, функции распределены, кофе кто-то варит... Казалось бы, должно стать легче.
А по факту усталость остаётся. Только теперь она уже не от количества задач.
Это тот случай, когда вы ловите себя на мысли:
— Почему я всё равно каждый день держу в голове весь бизнес?
— Почему вопросы всё ещё идут ко мне?
— Почему даже в отпуске я мысленно не отключаюсь?
Усталость собственника — это не про "много работы".
Это про отсутствие опоры.
- Когда бизнес держится на ваших личных нервах, памяти и умении разруливать всё «по ходу», даже самые золотые сотрудники не спасут.
- Потому что любая нестандартная ситуация (а они, как назло, каждый день) летит прямиком к вам. Вы как Google, только быстрее. И бесплатно.
- Даже если формально задача выполнена кем-то другим — вы проверяете, напоминаете, уточняете, держите «на контроле».
И вот это всё изматывает сильнее, чем любая операционка.
Так что вместо опоры у вас получается... табуретка с двумя ножками. Формально сидеть можно, но расслабляться опасно )))
ПРО ПЕРЕДАЧУ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Команда есть, задачи делегированы, но предприниматель всё равно обнаруживает себя в ситуации:
«Почему я снова это делаю?»
«Почему опять всё на мне?»
Настроение "встаньте кучнее, у меня сегодня мало патронов" )))
Дело не в команде.
Пока процессы не выстроены - собственник будет тащить их на себе.
Потому что невозможно передать ответственность за процесс, если сам процесс и требования к нему существуют только у предпринимателя в голове.
Сотрудники бы и рады взять задачи на себя, но им не всегда понятно, как именно вы хотите, чтобы всё было сделано. Без чёткого понимания, как выглядит результат и какими шагами к нему идти, ваша команда будет каждый раз обращаться за подсказками.
И снова всё заканчивается тем, что вы сами объясняете, проверяете и контролируете каждую мелочь.
ПРО СИСТЕМУ
Что делать, если команда загружена по уши, у всех куча задач, горят сроки - а результаты всё равно не те, какие хотелось бы? При этом сотрудники реально стараются, пашут на пределе своих возможностей.
Но усилия размазаны и результаты никак не собираются в цель.
И часто дело совсем не в системе мотивации.
- Не хватает структуры и ясности. Все ли в компании одинаково понимают, что на самом деле считается результатом? Если у каждого своё представление — в итоге задачи вроде бы движутся… но в разные стороны.
- Неэффективные процессы. Если каждый шаг требует уточнений, согласований, пересборки задач — команда начинает тратить больше времени на «организацию работы», чем на саму работу. Постепенно возникает перегруз от постоянного переключения, хаоса и беготни.
- Отсутствие системы контроля. Не тотальный контроль, а спокойное понимание: где мы сейчас, насколько всё идёт по плану, и где нужна настройка. Отклонения не замечаются вовремя, и компания в какой-то момент просто оказывается в точке: «Почему всё не так, как мы планировали?».
Без системы масштабируется не результат, а хаос.
Если процессы не отлажены — вы получите не больше прибыли, а больше путаницы, переделок и седых волос.
Если зоны ответственности размыты — получите не сильную команду, а марафон вопросов «а как теперь поступить?». И вишенка на торте - "это не моя обязанность".
Если решения принимаются каждый раз «по ситуации», то ситуаций станет в разы больше. Настолько, что вас все будут бесить.
КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К МАСШТАБИРОВАНИЮ
Перед тем как наращивать объёмы, стоит задать себе несколько простых вопросов:
- Понимает ли команда, как мы работаем, или всё держится на ваших подсказках?
- Есть ли в процессах порядок, который выдержит нагрузку, если клиентов станет в два раза больше?
- Отстроена ли структура так, чтобы вы занимались развитием, а не постоянным «гашением пожаров»?
- Есть ли ясность в том, что и как нужно делать, в какой последовательности и какой результат должен быть в конце?
Если ответ хотя бы на один вопрос «Не совсем», значит, сначала стоит навести порядок внутри. Чтобы масштабировать именно бизнес, а не бардак.
Сразу скажу: построить идеальную систему с первого дня не получится. Зато простые системные шаги дадут уверенность, определенность и опору для роста, без лишних потерь.
Еще больше полезных материалов по описанию бизнес-процессов, правильному построению и оптимизации -
читайте в моем Телеграм-канале.
Вероника Чмыхова, консультант по бизнес-процессам