Ответ:
Контролирующие органы и суды считают такое хранение обработкой персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям обработки. В связи с этим, рекомендуется все нужные данные из документов вносить в личную карточку, в противном случае есть риск привлечения к ответственности.
Правовое обоснование:
Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
{Типовая ситуация: Как вести личные дела работников (Издательство "Главная книга", 2021) {КонсультантПлюс}}
Ситуация из практики. Можно ли хранить копии документов в личном деле работника?
Хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Вместе с тем Роскомнадзор считает такое хранение обработкой персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям обработки, что нарушает ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ. Аналогичной позиции придерживаются суды. Так, в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013 указано, что собирая и храня в документах кадрового учета копии страниц паспорта, военного билета и других документов, которые содержат персональные данные работника, организация превысила объем обрабатываемых персональных данных.
Учитывая неоднозначность позиции по рассматриваемому вопросу, рекомендуем не хранить в личных делах работников документы, содержащие их персональные данные, если такая необходимость не установлена нормативно. Это позволит избежать ответственности по ч. 1 - 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников {КонсультантПлюс}
Продолжение читайте на сайте: https://tls-cons.ru/