Командировка – мероприятие очень интересное, но вместе с тем насыщенное и ограниченное по времени. Чтобы успеть выполнить все запланированное и сделать рабочую поездку максимально комфортной, нужно к ней качественно подготовиться.
Вот несколько правил из моего опыта, которые обеспечивают эффективность и комфорт в любой командировке.
1. Проясните цель и составьте план. Лучше заранее определить формат конечного результата поездки, а также записать важные действия и вопросы к обсуждению, чтобы ничего не упустить.
2. Возьмите все необходимое. Блокнот и ручка – must have в любой рабочей поездке. Часто бывает нужно захватить с собой ноутбук и рабочие документы.
3. Подумайте о заряде. Проверьте работоспособность шнуров и зарядных устройств. Полезно взять с собой power bank – обычно в командировке приходится много пользоваться телефоном, а зарядить его бывает просто негде.
4. Проверьте документы. Паспорт, билеты, командировочное удостоверение (если нужно). Часто бывает необходимо предоставить в бухгалтерию посадочный талон со всеми печатями, поэтому не стоит ограничиваться электронной версией.
5. Купите билеты заранее. В последний момент может не оказаться билетов на удобный рейс, и придется переплачивать, либо выбирать более длинные варианты с пересадками. Если летите самолетом, то позаботьтесь о том, чтобы сделать полет комфортнее. Своим опытом я делился здесь.
6. Уделите внимание выбору гостиницы. Номер – это то место, где необходимо максимально комфортно отдохнуть после насыщенного дня. На что обратить внимание – смотрите здесь.
7. Приезжайте заранее. Чтобы с самого утра быть бодрым и полным сил, лучше приехать накануне. Если же рейс – поздно ночью, стоит перенести встречи на 2-3 часа позже, чтобы дать себе время отдохнуть с дороги.
8. Правильно подберите одежду и обувь. Если рабочая поездка предполагает деловой формат, то костюм и строгую обувь стоит взять отдельно, а в дороге находиться в удобной одежде. Для командировок, где необходимо много перемещаться, стоит подобрать комфортную обувь и одежду. Важно изучить прогноз погоды в городе, куда предстоит поездка, и взять вещи по погоде.
9. Изучите местные особенности. Если вы едете в регион или страну, где еще не были, полезно изучить местные правила, традиции, национальную кухню, достопримечательности. Если во время переговоров продемонстрировать уважение к культуре, это позволит легче установить контакт с партнерами и быстрее достичь договоренностей, а посещение местных достопримечательностей сделает свободное время интереснее.
10. Запаситесь деньгами. В командировке, как и в любой поездке, могут возникнуть форс-мажоры (смена гостиницы, покупка новых билетов, спонтанный обед с партнерами). Лучше, если Вы будете готовы к ним финансово.