После блокировки Asana российское event-агентство оказалось на грани остановки проектов. Как удалось внедрить WEEEK, сохранить структуру, адаптировать сотрудников — и не потерять команду? Честный кейс от ROCKET.red — без магии и маркетинговых сказок, с конкретными шагами и результатами.
Проект реализовала:
Бизнес-инженер ROCKET.red - Дрендель Виктория
Когда Asana внезапно перестала работать, агентство не просто потеряло софт — оно потеряло стабильность.
Процессы встали. Команда осталась без привычных инструментов. Доверие к иностранному софту подорвано, а руководитель стоит перед задачей: найти и внедрить замену инструменту, не разрушив то, что хорошо работает.
К нам обратилось агентство маркетинговых коммуникаций, где все процессы уже были выстроены в Asana. После ухода платформы с рынка РФ интегратор допустил критическую ошибку, из-за которой доступ к системе был заблокирован. Команда лишилась привычного инструмента, процессы рухнули, работа остановилась.
Задача ограничивалась не только переносом проектов. Важно было адаптировать работу большой команды в новой системе.
Почему переход с Asana на WEEEK — не просто «перенос проектов»
Когда агентство обратились к нам, у них не было иллюзий. Они уже обожглись и на интеграторе, и на системе, которая перестала быть доступной. Их не интересовали «продающие демки».
Агентство волновало другое:
- Можно ли сохранить привычный ритм и не вызвать саботаж?
- Сможет ли новая система быть такой же удобной, как Asana?
- Не сломаются ли внутренние процессы, которые уже хорошо работают?
- Есть ли вообще в WEEEK всё, что нам нужно?
Формулировка задачи звучала просто, но за ней стояла колоссальная ответственность:
«Вот драфт-схема из Asana. Нам было удобно. Сделайте так же, только в WEEEK».
Как выстроить архитектуру WEEEK под реальные бизнес-процессы
Коллектив
Состав команды в основном творческие, талантливые специалисты. Микроклимат в таких коллективах — не роскошь, а необходимость. Давление, избыточный контроль, жёсткие рамки — люди просто выгорают.
Гибкость процессов
Здесь нет «одного скрипта», каждый клиентский проект уникален. Система адаптируется под проект, а не наоборот.
Разграничение доступов и контроль
Разные отделы, разный уровень доступа к информации. Ошибка в правах доступа = утечка важной информации или внутренний конфликт.
Сложность и скорость проектов
Проекты многослойные, могут измениться в процессе реализации. Важно быстро перестраиваться, делегировать, коммуницировать и при этом ничего не потерять.
Именно поэтому наша задача была не в «перенести проекты»
Наша задача — сохранить структуру, адаптировать людей, восстановить уверенность и встроить WEEEK в реальность, в которой живёт команда.
Что конкретно сделали, пошагово и с нюансами
1. Изучили драфт-структуру из Asana и адаптировали её под WEEEK
Первый шаг — аудит бизнес-процессов. Мы детально разобрали, как устроена работа между отделами. Какие нюансы в коммуникации, документах, тендерах и конфиденциальности.
Почему это важно
Не ломать, а сохранить и усилить. Перевод на новый инструмент — не повод менять рабочую культуру команды.
2. Протестировали несколько архитектур в WEEEK
Собрали демо-варианты. Разные подходы к связке проектов, досок и задач. Вживую прогнали логику работы команды — от отдела к отделу, от задачи к задаче.
На основании этого выбрали:
- наиболее гибкий, но при этом понятный вариант;
- структуру, которую можно масштабировать и адаптировать под изменения;
- архитектуру, где разграничение доступа встроено изначально, а не «на костылях».
Почему это важно: команда будет работать долго, проекты будут меняться — система должна быть гибкой.
3. Объединили модули задач, базы знаний и встроенного CRM в единую экосистему
WEEEK — не только таск-трекер. В нём есть встроенные модули, которые можно адаптировать под реальную работу команды, если понимать их логику.
В этом кейсе мы выжали из системы максимум:
Модуль CRM использовали как удобный инструмент для работы с тендерами. В нём фиксировались статусы заявок — обработка, согласование, выиграли, проиграли и т. д. Всё под контролем и по этапам.
Модуль задач применили для документооборота, подготовки и ведения тендеров. Юридический отдел работал с задачами, которые автоматически приходили от тендеров внутри одной системы.
База знаний стала хранилищем всех шаблонов и регламентов с гибкими настройками доступа для разных ролей.
Почему это важно:
Когда все части системы связаны между собой — работа становится управляемой. Команда не теряется, задачи не висят в воздухе, а каждый знает, что и где происходит.
4. Адаптировали команду без сопротивления и перегруза
Когда речь идёт о большой команде , особенно если команда креативная и чувствительная к изменениям, важна не только система, но и способ её внедрения.
Самая частая ошибка:
«Сначала настроим — потом покажем людям».
Мы пошли прямо противоположным путём: сделали всё, чтобы команда постепенно вошла в работу с пониманием и доверием.
Начали с базового обучения малыми группами
Мы разделили сотрудников на небольшие группы. Живой диалог, а не «презентация» — ключевой подход. Каждый получил понятные Welcome-инструкции по базовым действиям и настройкам.
Лёгкий вход через личные задачи
Перед тем как запускать проекты, мы предложили: «Попробуйте вести в системе свои личные задачи — встречи, напоминания, планы». Это дало постепенное привыкание и снизило напряжение.
Поэтапное обучение по отделам
Следующий этап — обучение по ролям и задачам. Провели отдельные обучения для каждого отдела и еще одно для руководителей. Никого не перегрузили лишней информацией. Каждый получил только то, что относится к его зоне ответственности и его уровню доступа.
Закрепили всё регламентами по ролям
После обучения составили регламенты:
– общие по всей системе;
– индивидуальные по должностям.
Это не формальный мануал на 130 страниц, а точечные ответы: что делать, где, как, зачем.
Провели повторные встречи не «на всякий случай», а чтобы закрепить все процессы работы в новом пространстве
После того как сотрудники поработали в системе неделю, мы вернулись: собрали вопросы, объяснили непонятные моменты, дали дополнительные подсказки. Реальная адаптация — это не когда просто объяснили, а когда объяснили, показали и поддержали после первых ошибок и сложностей.
Честный итог: WEEEK ≠ Asana. Но с поставленной задачей мы справились полность
Структура осталась «своей» — но подход к работе изменился. Мы не навязывали чужой подход. Сохранили ключевую логику взаимодействия между отделами, маршруты коммуникации и принципы постановки задач. Но сам принцип работы WEEEK сильно отличается от Asana — и это потребовало адаптации.
Переход не был «плавным и незаметным» — но он был управляемым. Да, были сложности. Команда клиента включилась на 100%: вручную чистили шаблоны, переписывали процессы, продумывали, как облегчить работу сотрудникам — ведь именно они лучше всех знали подводные камни своей работы. Это был не автоматический перенос, а трудоёмкий процесс выстраивания новой системы — с другой логикой, но с опорой на старую культуру.
WEEEK не стал идеальной заменой Asana — но стал рабочей системой. Это важно проговорить. WEEEK не оказался «удобнее во всём». Автоматизации стало меньше, часть задач выполняется вручную. Но при этом работа продолжается. Сотрудники адаптировались, система выстроена, и ключевые процессы в компании снова под контролем.
Команда получила не только систему, но и структуру из шаблонов, регламентов, инструкций и инструментов контроля качества. И всё это не «в стол», а для ежедневной работы.
Внедрение новой системы — это не про софт. Это про людей.
И если вы хотите, чтобы команда не испугалась, не саботировала и не выгорела — нужен не подрядчик, а партнёр.
Мы поможем пройти путь внедрения вместе. Без давления. Без хаоса. С поддержкой.
👉https://www.rocket.red/weeek
Напишите — начнём с диалога, а не с ТЗ.
Выводы и советы: что важно помнить, если вы тоже переходите с Asana на WEEEK
- WEEEK подходит для проектных агентств, особенно если вам важна гибкость. Эта система создана для команд, которым важна структура, но не жёсткость. Проектные агентства, маркетинг, ивенты, продакшн, инфобиз — все, кто живёт в изменяющихся задачах, оценят гибкость досок, доступов и ролей.
- Самостоятельный переход возможен, но может оказаться неэффективен. Да, WEEEK — понятная система. Но в процессе перехода важно верно адаптировать процессы под архитектуру и по возможности упростить. Без внешнего взгляда легко не заметить лишнее. Или упустить важное.
- Хороший интегратор не «настраивает» — он проектирует работу. Настроить таск-трекер может кто угодно. А вот спроектировать процесс так, чтобы он реально работал в вашей культуре и с вашей командой — это уже работа с методологией и опытом.
- Настроить систему — это 20%. Главное — как вы её внедрите. Можно идеально всё собрать… и потерять команду на первом дне. Или, наоборот, начать с простого, но сделать это бережно, последовательно, с поддержкой и регламентами.